Terwijl het wereldwijde personeelsbestand verschuift naar een thuiswerkmodel, zijn vergaderingen in vergaderruimten verschoven naar online apps voor videogesprekken. Als u nieuw bent bij videoconferenties, zijn we er om u te helpen!
Sluit andere apps voor de beste prestaties
Voordat u met uw videoconferentie begint, moet u even de tijd nemen om uw werk op te slaan en alle apps die u niet nodig heeft te sluiten. U wilt vooral alle programma’s sluiten die persoonlijke gegevens bevatten of te veel CPU-kracht gebruiken.
Te veel geopende apps vertragen uw computer terwijl u een videogesprek voert. Dit komt omdat de oproep zelf veel bronnen vereist, vooral als u een lichtgewicht laptop gebruikt. Als je de fans tijdens een gesprek hoort draaien of als de videoconferentie-app vertraging oploopt, stop dan met alle andere geopende apps.
Tref voorzorgsmaatregelen voordat u uw scherm deelt
Als je je scherm wilt delen tijdens een videogesprek, is het een goed idee om extra voorzorgsmaatregelen te nemen, zodat mensen niets privés of mogelijk gênants kunnen zien. Ga eerst naar uw browser en sluit alle tabbladen, vooral alles waarvan u niet wilt dat iemand anders het ziet.
Schakel vervolgens de modus Niet storen in op uw Mac- of Windows-computer. Dit zorgt ervoor dat anderen niet per ongeluk berichten van privégesprekken te zien krijgen wanneer u uw scherm deelt.
VERWANT: Hoe u uw scherm kunt delen zonder privé-informatie te onthullen
Controleer de internetverbinding
Gebruik voordat u belt een snelheidstesttool, zoals Fast.com of Speedtest.net, om uw internetsnelheid te testen. Als je niet genoeg snelheid krijgt, ga dan dichter bij je wifi-router staan of probeer andere tips om je wifi-signaal te versterken. U kunt ook een van deze tools gebruiken om uw internetverbinding te versnellen.
VERWANT: Hoe u een beter draadloos signaal krijgt en draadloze netwerkinterferentie vermindert
Kies een heldere plek en een neutrale achtergrond
U kunt het beste een videogesprek voeren op een locatie met veel natuurlijk licht. Op deze manier wordt je gezicht helder. Als uw kamer echter niet veel zonlicht heeft, probeer dan onder zacht fluorescerend licht te gaan zitten (niets te hard).
Het is ook het beste om een plek met een neutrale achtergrond te kiezen – niets te druk. Als je gewoon voor een muur zit, zou dat prima moeten zijn.
Als u geen geschikte achtergrond kunt vinden, kunt u proberen uw achtergrond te vervagen op Skype. Als u Zoom gebruikt, kunt u zelfs overschakelen naar een virtuele achtergrond.
VERWANT: Hoe u uw achtergrond kunt verbergen tijdens videogesprekken in zoom
Test de video en audio
Voordat u een videogesprek start, moet u ervoor zorgen dat zowel uw video- als audioapparaten zijn aangesloten en correct werken. De meeste tools voor videoconferenties hebben een testoproepservice. Kijk onder het opties- of instellingenmenu in uw videoconferentie-app.
In Skype kunt u bijvoorbeeld naar het gedeelte “Audio en video” in “Voorkeuren” gaan om een testgesprek te voeren.
Plaats de camera op ooghoogte
Het is belangrijk dat u de camera op de optimale hoogte positioneert. Probeer het op ooghoogte te plaatsen, zodat je niet naar boven of beneden kijkt. U wilt niet echt dat uw collega’s tijdens een belangrijke vergadering uw neusgaten opzoeken.
Kijk ook niet naar jezelf of het chatvenster als je aan het praten bent, maar kijk recht in de camera. Op deze manier zullen anderen niet het gevoel hebben dat je wordt afgeleid.
VERWANT: 4 manieren om er beter uit te zien tijdens conferentiegesprekken en streaming video
Koop een betere microfoon of camera
Voor incidentele oproepen zouden de ingebouwde microfoon en camera van uw laptop het prima moeten doen. Maar als uw laptop een paar jaar oud is, merkt u misschien dat de video niet eens zo duidelijk is als de camera van uw smartphone.
Als je elke dag deelneemt aan online vergaderingen, kun je overwegen om een betere camera en / of headset te kopen.
Probeer vervolgens een koptelefoon of oordopjes te gebruiken tijdens een videogesprek. Vanwege de nabijheid van uw mond klinkt het beter dan wanneer u de ingebouwde microfoon van uw laptop gebruikt. Kies een bedrade hoofdtelefoon om latentie te voorkomen.
Organiseer van tevoren
Als u een vergadering leidt, probeer dan van tevoren al uw gespreksonderwerpen en documenten klaar te hebben. Als uw collega’s een document willen zien, stuur het dan vóór het gesprek en zorg ervoor dat iedereen toegang heeft tot alle benodigde gegevens voorafgaand aan de videovergadering.
Op deze manier hoeft u niet de eerste paar minuten van het gesprek te wachten totdat iedereen op de hoogte is.
Draag gepaste kleding
Alleen omdat u vanuit huis werkt, betekent niet dat u vergaderingen in uw pyjama kunt bijwonen. Het is natuurlijk ook niet nodig om het te overdrijven met een volledig driedelig pak. Zoek een middenweg en kleed u zakelijk, casual of formeel, of wat de dresscode ook is op uw werkplek.
Ja, broeken zijn optioneel, maar waarom zou je het riskeren? Als u op een gegeven moment vergeet uw camera uit te schakelen voordat u opstaat, kan dit rampzalig zijn.
Demp jezelf als je niet spreekt
Wanneer u in een videovergadering met veel deelnemers bent terwijl u thuis bent, kunt u het geluid het beste de meeste tijd stil houden. Schakel het geluid van uzelf alleen uit als u iets moet zeggen.
Dit elimineert eventuele achtergrondruis aan uw kant. Ook als iemand de kamer binnenloopt en begint te praten terwijl u in gesprek bent (een zeer reële mogelijkheid aangezien u thuis bent), hoeft u zich niet te haasten om de mute-knop te vinden.
Concentreer u alsof u persoonlijk aanwezig bent
Hoewel het verleidelijk is om videoconferentietijd te gebruiken om in uw inbox te kijken of artikelen te lezen, zou u dat waarschijnlijk niet moeten doen. Probeer op te letten wanneer er iemand spreekt en houd uw ogen op de camera gericht.
Behandel het in principe hetzelfde als een echte ontmoeting. Zou je door kattenmemes op Reddit scrollen als je nu in een vergaderruimte was? Zo niet, doe het dan ook niet tijdens een videogesprek.
Als je iets aan het typen bent of ernaar kijkt, zullen je collega’s kunnen zien dat je niet oplet.
Probeer huisdieren en kinderen weg te houden, maar wees niet gestrest
Als je kinderen of huisdieren hebt, kun je het beste iemand vragen om voor ze te zorgen terwijl je een videogesprek voert. Als er niemand anders in de buurt is om naar ze te kijken, probeer ze dan te betrekken bij een activiteit die ze leuk vinden, zoals het kijken naar tekenfilms.
Zelfs als u deze stappen neemt, kunnen uw kinderen nog steeds de kamer binnenstormen, maar beklemtoon u er niet te veel van. Gezien de huidige situatie zou iedereen redelijk begripvol moeten zijn.
Als dit gebeurt, vraag dan uw collega’s beleefd of u even weg kunt stappen, en zij zullen het zeker begrijpen.
Als je nieuw bent in het werken vanuit huis, bekijk dan enkele tips en trucs om de ervaring te verbeteren.
VERWANT: Tips voor thuiswerken (van een man die het al tien jaar doet)
