Soms kunnen gegevens rommelig worden wanneer u gegevens importeert of met anderen aan een spreadsheet werkt. Mogelijk hebt u dubbele, inconsistente gegevens of extra spaties. Google Spreadsheets biedt een aantal functies waarmee u uw gegevens kunt opschonen.
1. Opruimsuggesties
2. Verwijder duplicaten
3. Witruimte bijsnijden
1. Opruimsuggesties
Een functie om u te helpen bij het vinden en corrigeren van gegevens, zijn de suggesties. Deze tool toont u inconsistenties in uw gegevens, samen met duplicaten of cellen met voorloop- of volgspaties. Als u niet zeker weet wat voor soort opruiming u moet doen, is dit een goede manier om te beginnen.
Selecteer een blad om aan de slag te gaan. Ga naar het tabblad Gegevens, ga naar Gegevensopruiming en kies ‘Opschoningssuggesties’.
Wanneer de zijbalk aan de rechterkant wordt geopend, ziet u alles wat de tool in uw blad heeft gevonden. In ons voorbeeld ziet u dat we inconsistente gegevens hebben. We hebben de VS in sommige cellen en de Verenigde Staten in andere.
Als u uw cursor over een item in de zijbalk beweegt, worden die gegevens in uw blad gemarkeerd. In sommige gevallen ziet u mogelijk rood voor een fout en groen voor een suggestie. En als er veel gegevens bij betrokken zijn, ziet u onder aan dat gedeelte een pijl die u kunt uitvouwen.
U kunt de tool de gegevens automatisch laten opschonen door het vinkje te selecteren. U kunt de gegevens optioneel bewerken als u liever iets anders gebruikt door op het potloodpictogram te klikken en te typen wat u wilt. Hier houden we de suggestie voor de VS, die alle vermeldingen in de Verenigde Staten zal vervangen.
Vervolgens kunt u zien dat de tool ook dubbele rijen en extra spaties heeft gevonden, Whitespace genaamd. Beweeg opnieuw met uw cursor over een item en u ziet het gemarkeerd in uw blad.
Om de tool de aanvullende gegevens voor u te laten herstellen, kiest u “Verwijderen” voor de duplicaten of “Alles bijsnijden” voor de witruimte.
Als u wijzigingen aanbrengt in uw blad terwijl de zijbalk Opruimsuggesties geopend is, klikt u op “Vernieuwen” om het blad opnieuw te controleren.
2. Verwijder duplicaten
Een alternatief voor de Opruimsuggesties is de tool Duplicaten verwijderen. Dit is handig als u van tevoren weet dat uw gegevens duplicaten kunnen bevatten. U kunt direct naar deze optie springen om ze te verwijderen.
Selecteer de cellen die u op duplicaten wilt controleren. Ga naar het tabblad Gegevens, selecteer Gegevensopruiming en kies ‘Duplicaten verwijderen’.
Als uw gegevens kopteksten hebben, vinkt u dat vakje boven aan het pop-upvenster aan. Bevestig vervolgens de kolommen die u wilt bekijken en klik op ‘Duplicaten verwijderen’.
U ziet een bericht waarin wordt aangegeven hoeveel duplicaten zijn gevonden en verwijderd. Selecteer “OK” om het venster te sluiten.
3. Witruimte bijsnijden
Net als de functie ‘Duplicaten verwijderen’, weet je misschien dat je extra spaties hebt in sommige van je cellen. De tool Witruimte bijsnijden kan dit voor u oplossen zonder de spaties handmatig te verwijderen.
Selecteer de cellen die u wilt controleren of selecteer het hele blad door op de rechthoek linksboven te klikken. Ga naar het tabblad Gegevens, selecteer Gegevensopruiming en kies ‘Witruimte bijsnijden’.
U ziet dan een bericht dat u laat weten hoeveel cellen met extra spaties zijn bijgesneden.
Met deze drie hulpprogramma’s voor het opschonen van gegevens in Google Spreadsheets kunt u rommelige gegevens vinden en corrigeren zonder al het handmatige werk.