U bent waarschijnlijk bekend met de basisprincipes van Google Spreadsheets, maar het spreadsheetaanbod van Google biedt tal van functies die op het eerste gezicht niet duidelijk zijn. Hier zijn enkele van onze favorieten.
Natuurlijk ben je waarschijnlijk al bekend met enkele basisformules, zoals SOM en GEMIDDELDE. En het is waarschijnlijk dat je de werkbalk redelijk goed hebt leren kennen, maar het is verbazingwekkend hoe diep het allemaal gaat. Ik ben dol op spreadsheets, maar zelfs tot op de dag van vandaag ontdek ik nog steeds nieuwe trucs binnen Google Spreadsheets.
Importeer gegevenstabellen
Dit klinkt super saai, maar het is eigenlijk heel netjes. Als een website een tabel of lijst met informatie heeft die u wilt bijhouden, kunt u de functie ImportHTML gebruiken om die gegevens in wezen te schrapen en in een spreadsheet te plakken. Van daaruit worden de gegevens automatisch bijgewerkt wanneer u de spreadsheet opent (uiteraard als er wijzigingen in de oorspronkelijke tabel zijn aangebracht). De functie zou er als volgt uitzien:
=ImportHTML(“URL”, "table", 0)De URL is de webpagina waar de gegevens zich bevinden, ’tabel’ is hoe de gegevens op de webpagina worden weergegeven (u kunt ook ‘lijst’ gebruiken als het een lijst is) en ‘0’ geeft aan welke tabel u wilt importeren als er meerdere tabellen op de webpagina staan (0 is de eerste, 1 is de tweede, enzovoort).
Een voorbeeld hiervan is het bijhouden van sportstatistieken voor een fantasycompetitie. U kunt verschillende statistieken van een site zoals Baseball Reference in een spreadsheet importeren. Je kunt natuurlijk gewoon een bladwijzer voor de site maken, maar met ImportHTML kun je dingen aanpassen zoals precies welke statistieken verschijnen (door Col1, Col4, enz. Toe te voegen na de “0”), en ook gegevens ophalen uit andere tabellen op een andere webpagina en laat het allemaal in één spreadsheet zien.
VERWANT: 10 tips en trucs voor Google Documenten
Referentiegegevens uit andere spreadsheets
Als u meerdere spreadsheets (of meerdere bladen in een spreadsheet) heeft die allemaal op de een of andere manier met elkaar te maken hebben, kan het zijn dat u vaak heen en weer gaat tussen de spreadsheets. Er is een manier om dat allemaal een beetje gemakkelijker te maken.
U kunt verwijzen naar cellen uit andere bladen (of geheel een andere spreadsheet). Stel bijvoorbeeld dat u alles wat u aan boodschappen uitgeeft op één blad bijhoudt en dat dat blad ook een totaalbedrag bevat dat voor de maand is uitgegeven. En stel dat u nog een blad heeft dat u een overzicht geeft van wat u elke maand aan verschillende categorieën uitgeeft. In uw overzichtsblad kunt u verwijzen naar dat kruideniersblad en de specifieke cel die het totaal bevat. Telkens wanneer u het originele blad bijwerkt, wordt de waarde in het samenvattingsblad automatisch bijgewerkt.
De functie zou er als volgt uitzien:
=sheet1!B5“Blad1” is de naam van het blad met de gegevens waarnaar u wilt verwijzen, en “B5” is de cel waarnaar u wilt verwijzen. Het uitroepteken staat er tussenin. Als u naar gegevens uit een geheel andere spreadsheet wilt verwijzen, gebruikt u de functie IMPORTRANGE, zoals:
=IMPORTRANGE("URL", "sheet1!B5")De URL is de link naar de andere spreadsheet. Hierdoor wordt de cel in die spreadsheet gekoppeld aan de cel waarin u de bovenstaande formule invoert. Telkens wanneer de cel wordt bijgewerkt met een andere waarde, wordt de andere cel mee bijgewerkt. Zoals de naam van de functie suggereert, kunt u ook verwijzen naar een celbereik, zoals B5: C10.
Conditionele opmaak
Deze functie is iets bekender dan sommige van de andere die ik heb genoemd, maar ik heb het gevoel dat het nog steeds niet zo populair is als het zou moeten zijn.
Met voorwaardelijke opmaak kunt u het uiterlijk van een cel wijzigen op basis van de gegevens die de cel bevat. U krijgt toegang tot de functie door op “Formaat” in de werkbalk te klikken en vervolgens het commando “Voorwaardelijke opmaak” te selecteren. In het paneel dat rechts wordt geopend, kunt u uw parameters instellen. U wilt bijvoorbeeld een cel (of cellen) groen maken als het getal dat ze bevatten groter is dan nul.
Er is ook de IF-functie, die technisch gezien geen deel uitmaakt van de Conditional Formatting-functie, maar deze op een bepaalde manier naar een hoger niveau kan tillen. Hiermee kunt u dingen doen zoals het toevoegen van een bepaalde waarde aan een aparte cel wanneer de waarde in de actieve cel een bepaald getal is:
=IF(B4>=63,"35","0")Dus in dat voorbeeld, als de waarde van cel B4 63 of hoger is, zou je automatisch de waarde van de huidige cel 35 kunnen maken. En dan een 0 laten zien als dat niet het geval is. Dat is natuurlijk maar een voorbeeld, want je kunt er nog veel meer mee doen.
VERWANT: Hoe een rij in Excel te markeren met voorwaardelijke opmaak
Sluit spreadsheets in op een website
Als u een schema of een lijst in Google Spreadsheets heeft gemaakt die u met anderen wilt delen, kunt u het daadwerkelijke document gewoon met hen delen door hen een e-mailuitnodiging te sturen om het te bekijken. Als u het echter moet aanvullen met andere informatie die op uw blog of website staat, kunt u spreadsheets ook daadwerkelijk op webpagina’s insluiten.
Het enige dat u hoeft te doen, is naar Bestand> Publiceren op internet te navigeren. Van daaruit klikt u op het tabblad “Insluiten” en kiest u of u de hele spreadsheet of alleen een specifiek blad wilt publiceren. Kopieer en plak daarna de iFrame-code in uw webpagina.
Speel met scripts
Voor alles wat Google Spreadsheets niet uit de doos kan doen, is er meestal een Google Apps-script dat u naast uw spreadsheet kunt gebruiken om vrijwel alles te laten gebeuren.
We hebben het al eerder gehad over Google Apps-scripts en u kunt veel doen met dit soort mogelijkheden. U verkent beschikbare add-ons door naar Extra> Add-ons te gaan, of u kunt uw eigen scripts schrijven door de Script Editor in het menu Extra te selecteren.
Ik heb bijvoorbeeld een aangepast script waarmee ik op een enkele knop kan drukken om direct specifieke waarden toe te voegen aan de bestaande waarden in een handvol cellen. Je kunt dit niet doen met Google Sheets uit de doos, dus als je de scripteditor hier hebt, krijg je Google Sheets een flinke dosis steroïden.
