Microsoft Planner is vrij eenvoudig te gebruiken, maar sommige van de meer handige functies staan niet centraal. Als u alleen taken maakt en verplaatst, zijn hier zes manieren om wat meer uit Planner te halen. Hier is alles wat u moet weten.
Ontvang meldingen over taken
Als u Planner al met uw Outlook heeft verbonden, ontvangt u al meldingen over vervaldatums. Maar als u dat nog niet hebt gedaan – of als u wilt weten wanneer items aan u zijn toegewezen – is er een extra meldingsfunctie.
Klik op het tandwiel Instellingen in de rechterbovenhoek van Microsoft Planner en selecteer vervolgens de optie “Meldingen”.
Hiermee wordt het paneel met meldingsopties geopend. Kies een van de meldingsvoorkeuren en selecteer vervolgens de knop “Opslaan”.
Als je ‘Iemand wijst mij een taak toe’ kiest, wordt je hiervan op de hoogte gebracht via e-mail, Microsoft Teams (als je Teams hebt) en met mobiele pushmeldingen (als je de mobiele app hebt geïnstalleerd, die we je later zullen laten zien) op in dit artikel). Deze functie is erg handig wanneer u in een team werkt, ook al zijn dat alleen u en uw partner die Planner gebruiken om de klusjes te regelen.
Als u Planner nog niet met uw Outlook heeft verbonden, zal de optie “Een taak die aan mij is toegewezen is te laat, vandaag moet worden ingeleverd of binnen 7 dagen moeten worden ingeleverd” u via e-mail waarschuwen als u te laat bent met uw taken. Deze functie werkt erg goed, maar blijft u vertellen dat een taak te laat is. Dit kan geweldig zijn als u moeite heeft om deadlines te halen en herinneringen nodig hebt, maar het kan ook te veel zijn als u zich hierdoor gedemotiveerd voelt.
We zijn fans van systemen die u helpen dingen voor elkaar te krijgen, dus we geven de voorkeur aan de laatste optie, maar deze keuze is beslist een persoonlijke voorkeur.
Voeg een plan toe aan uw favorieten
Wanneer u Planner gaat gebruiken, worden uw plannen weergegeven in het gedeelte ‘Recente plannen’ van de zijbalk.
Als u slechts één of twee plannen heeft, is dit prima, maar als u meerdere plannen heeft, en vooral als u zich in een zakelijke omgeving bevindt waar mensen u onverwachts aan plannen kunnen toevoegen, kan het gedeelte ‘Recente plannen’ vrij snel onpraktisch worden .
U kunt in plaats daarvan plannen toevoegen aan het gedeelte “Favorieten” van de zijbalk. Dit geeft u controle over welke plannen u ziet, waardoor het veel gemakkelijker wordt om uw belangrijke plannen te vinden.
Om een plan naar het gedeelte Favorieten te verplaatsen, klikt u op het sterpictogram naast de naam van het plan.
Hierdoor wordt uw plan onmiddellijk naar het gedeelte Favorieten van de zijbalk verplaatst.
Om een plan uit uw favorieten te verwijderen, klikt u nogmaals op het sterpictogram en het plan gaat terug naar de sectie Recente plannen.
Wijzig de taakgroeperingen
Standaard zijn uw taken gegroepeerd in de buckets die u gebruikt: To-Do, In uitvoering, Gereed en alle andere buckets die u hebt gemaakt. Dit is echter niet de enige manier om uw taken te groeperen, dus Planner biedt u de mogelijkheid om taken te groeperen op basis van hun eigenschappen, zoals vervaldatum, toegewezen persoon, prioriteit en meer.
Om uw taakgroepering te wijzigen, klikt u op de knop “Groeperen op bucket” rechtsboven in de interface.
Kies een andere eigenschap om uw taken op te groeperen, en ze worden automatisch opnieuw gerangschikt. Als u bijvoorbeeld “Prioriteit” kiest, worden uw taken gegroepeerd in nieuwe Prioriteitsbakken.
Om terug te gaan naar het bekijken van uw taken in de originele buckets, klikt u gewoon op “Group By” en kiest u “Bucket”.
Deze functie is erg handig om taken in datumvolgorde te zien, of, als je in een team werkt, per toegewezen persoon, zodat je kunt zien wie overbelast is en wie niet genoeg werk heeft. Als u het gekleurde labelsysteem gebruikt om een project bij te houden, kan dit u alle taken voor dat project tonen door ervoor te kiezen om op labels te groeperen.
Filter de taken op specifieke eigenschappen
Groeperen is een manier om uw taken te ordenen, maar u kunt ze ook filteren om alleen de taken weer te geven die u wilt zien. In een teamplan is dit handig om alleen de taken te zien die aan jou zijn toegewezen of alleen de taken voor een specifiek label.
Om de taken te filteren, klikt u rechtsboven op “Filter”.
Klik op een van de eigenschapsnamen om een waarde te kiezen om op te filteren. We gaan filteren op de waarde “Urgent” in de eigenschap Prioriteit.
Het plan toont nu alleen die taken die de prioriteit “Urgent” hebben.
U kunt zoveel filters tegelijkertijd toepassen als u wilt, zodat u bijvoorbeeld kunt filteren op urgente taken met een geel label dat aan Jane is toegewezen en die volgende week moet worden ingeleverd.
Als de eigenschappen niet specifiek genoeg zijn, kun je ook filteren op trefwoorden binnen de taken.
Dit toont elke taak die het trefwoord ergens in de titel heeft. Om het filter te wissen, klikt u nogmaals op “Filter” en selecteert u vervolgens de knop “Wissen”.
Hoe meer taken er in uw planner staan, hoe nuttiger filteren wordt.
Genereer statistieken over uw plan
Als u een manager bent die moet rapporteren over het werk van uw team, weet u hoe belangrijk statistieken zijn. Planner biedt enkele basisdiagrammen om u te helpen de huidige status van uw plan te begrijpen op een manier die het gemakkelijk maakt om te rapporteren.
Om toegang te krijgen tot de planner-grafieken, klikt u op Charts bovenaan het plan.
Dit geeft u een aantal visuele weergaven van het plan zoals het er nu uitziet.
Het geeft u ook een uitsplitsing van taken op basis van prioriteit en toegewezen persoon verderop op de pagina. Deze grafieken zijn tot op zekere hoogte nuttig, maar ze zijn niet bijzonder gedetailleerd of aanpasbaar. Daarvoor moet u uw plan exporteren naar Excel, waar u de grafieken zelf kunt doen, of de spreadsheet in een tool zoals Power BI pluggen om de statistieken voor u op te tekenen.
Om het plan te exporteren, klikt u op de drie stippen bovenaan het plan en selecteert u vervolgens “Plan exporteren naar Excel”.
Hiermee wordt een spreadsheet gemaakt met een momentopname van de gegevens over het plan en de taken, die u kunt gebruiken om visuele weergaven van uw plan te maken met elke gewenste tool.
Installeer de mobiele app Planner
Als je je plannen onderweg wilt kunnen controleren, heb je de mobiele Planner-app nodig. Microsoft heeft het heel gemakkelijk gemaakt om het te krijgen zonder naar je app store te hoeven; klik gewoon op de link “Download de planner-app” onder aan de zijbalk.
Hierdoor wordt een paneel geopend waarin u uw telefoonnummer kunt invoeren. Microsoft stuurt dan een downloadlink naar de juiste app store. Als u uw telefoonnummer niet wilt gebruiken, of als het een tablet is die geen telefoonnummer heeft, kunt u in plaats daarvan een e-mailadres opgeven.
Installeer de app zoals u gewend bent en u kunt nu uw werk in de gaten houden zonder dat u een laptop hoeft mee te slepen.