U kunt uw Outlook-e-mails, contacten en afspraken opslaan als afzonderlijke bestanden. Door deze items op te slaan, kunt u ze later sneller en gemakkelijker openen. Het is een handige manier om een back-up te maken van bepaalde berichten of ze te delen, of om ze eenvoudig toegankelijk te maken.
Hoe u een e-mailbericht als bestand kunt opslaan
Laten we eerst eens kijken hoe u berichten als bestanden in Outlook kunt opslaan. Dit kan handig zijn als u een reservekopie van de e-mail op uw computer wilt (of wilt kopiëren naar een andere computer), of als u het bericht later als sjabloon voor toekomstige berichten wilt gebruiken.
Begin met het openen van het bericht dat u wilt opslaan. Klik in het e-mailvenster op het menu “Bestand” op het lint.
Selecteer de opdracht “Opslaan als”.
Navigeer in het menu “Opslaan als” naar de locatie waar u het bestand wilt opslaan en typ een naam voor het bestand. Standaard noemt Outlook het met de onderwerpregel van het bericht, maar u kunt dat wijzigen in wat u maar wilt.
U kunt een bericht ook opslaan als verschillende soorten bestanden met behulp van het vervolgkeuzemenu “Opslaan als type”. De standaardinstelling is de Outlook-berichtindeling. Als u daarvoor kiest, kunt u dubbelklikken op het bestand om het weer in Outlook te openen. Maar er zijn ook een paar andere opties waaruit u kunt kiezen:
- Alleen tekst: Wanneer u uw bericht opslaat als een alleen-tekstbestand, slaat u alleen de woorden op, geen opmaak of afbeeldingen.
- Outlook-sjabloon: Door uw bericht op te slaan als een Outlook-sjabloon, kunt u de opmaak toepassen op toekomstige e-mails. Wanneer u het bestand opent, maakt Outlook een nieuw bericht met de inhoud van het bestand dat u vervolgens kunt adresseren en verzenden.
- HTML: Als u uw bericht als HTML-document opslaat, betekent dit dat u uw e-mail opslaat om op een webpagina te bekijken. U kunt het bericht in elke webbrowser openen.
- MHT: Een MHT-bestand is een archiefbestand van een webpagina. Net als een HTML-bestand is het ontworpen om in een webbrowser te worden bekeken. In tegenstelling tot een MHT-bestand slaat een HTML-bestand alle tekst, code, afbeeldingen en andere media op in één enkel bestand.
Als u klaar bent, klikt u op de knop “Opslaan”.
En uw bericht is nu opgeslagen als een bestand.
Hoe u een e-mailbericht als pdf kunt opslaan
U kunt uw e-mail ook als pdf opslaan met de ingebouwde pdf-printer van Microsoft Office. Opslaan als pdf is een uitstekende manier om een reservekopie van een bericht op te slaan dat u met de juiste opmaak kunt lezen.
Klik in het berichtvenster op het menu “Bestand” op het lint.
Klik op de opdracht “Afdrukken”.
Klik op het vervolgkeuzemenu “Printer” en kies vervolgens de optie “Microsoft Print to PDF”.
Merk op dat als je een andere app voor het maken van PDF’s op je computer hebt geïnstalleerd (of als je macOS gebruikt), de opties hier mogelijk anders zijn. Als u bijvoorbeeld Adobe heeft geïnstalleerd, ziet u waarschijnlijk een “Adobe PDF” -optie. Dat zal net zo goed werken.
Klik vervolgens op de knop “Afdrukken”.
Selecteer in het geopende venster “PDF opslaan als” waar u uw PDF wilt opslaan, typ een bestandsnaam en klik op de knop “Opslaan”.
Je hebt nu je e-mail opgeslagen als pdf.
En houd er rekening mee dat, aangezien u alleen naar een PDF-rendering-engine afdrukt, dezelfde truc op precies dezelfde manier werkt voor het opslaan van elk item in Outlook (contacten, afspraken, enzovoort) in PDF.
Hoe u een contactpersoon als bestand kunt opslaan
U kunt contacten ook als bestanden opslaan met Outlook. Het werkt bijna hetzelfde als het opslaan van berichten en kan handig zijn om een back-up te maken van individuele contacten of om ze naar een nieuwe computer te verplaatsen. Contacten worden ook opgeslagen als Vcard-bestanden (CVF), een indeling die wordt gebruikt door veel andere apps die met contacten werken. Dit maakt het ook gemakkelijk om een contactpersoon over te zetten naar een andere app, of om de informatie van een contactpersoon naar iemand anders te sturen, zodat ze deze kunnen importeren in elke app die ze gebruiken.
Klik in het contactvenster op “Bestand” op het hoofdlint.
Klik op de opdracht “Opslaan als”.
Navigeer in het venster “Opslaan als” naar de plaats waar u het contactbestand wilt opslaan en wijzig desgewenst de naam.
Net als bij berichten, kunt u hier een paar verschillende bestandsindelingen kiezen uit het vervolgkeuzemenu ‘Opslaan als type’:
- Alleen tekst: Wanneer u uw contactpersoon opslaat als een alleen-tekstbestand, slaat u alleen de woorden op, geen opmaak of afbeeldingen.
- Rijk tekst formaat: Door uw contactpersoon op te slaan als een Rich Text-bestand, kunt u verschillende soorten opmaak, zoals vet en italtiek, samen met afbeeldingen in uw bestand opslaan. Dit formaat kan handig zijn als u een afbeelding bij uw visitekaartje heeft.
- Outlook-berichtformaat: Wanneer u uw contactpersoon opslaat in de Outlook-berichtindeling, kunt u deze openen in Outlook (zelfs op een andere computer) en zal het werken zoals elk ander Outlook-contact. Maar dan zal het zich op dezelfde manier gedragen als u het opslaat in het standaard VCF-formaat, dus er is hier niet veel voordeel.
Als u klaar bent, klikt u op de knop “Opslaan”.
U heeft nu uw contactpersoon als bestand opgeslagen.
Hoe u een afspraak (of uw hele agenda) als bestand kunt opslaan
En net als bij andere Outlook-items, kunt u uw afspraken ook opslaan als bestanden. Hoewel het lang niet zo handig is om een back-up te maken van opgeslagen kopieën van individuele afspraken, ondersteunt Outlook wel de vCalendar-standaard, wat betekent dat je een afspraak kunt opslaan, naar iemand anders kunt sturen en ze deze vervolgens in een andere ondersteunde app kunnen importeren.
Open de afspraak die u wilt opslaan. Klik in het afsprakenvenster op het menu “Bestand” op het lint.
Klik op de opdracht “Opslaan als”.
Navigeer naar de plek waar u het afsprakenbestand wilt opslaan en geef het een naam.
Net als bij berichten en contacten, kunt u hier een paar verschillende bestandsindelingen kiezen uit het vervolgkeuzemenu ‘Opslaan als type’:
- Alleen tekst: Wanneer u uw afspraak opslaat als een alleen-tekstbestand, slaat u alleen de woorden op, geen opmaak of afbeeldingen.
- Outlook-sjabloon: Door uw afspraak op te slaan als een Outlook-sjabloon, kunt u de opmaak toepassen op toekomstige agenda’s of agenda-afspraken.
- Outlook-berichtformaat: Wanneer u uw afspraak opslaat in de Outlook-berichtindeling, kunt u deze opnieuw openen in Outlook, zelfs op een andere computer.
- HTML: Als u uw bericht als HTML-document opslaat, betekent dit dat u uw afspraak opslaat voor weergave op een webpagina.
- MHT: Een MHT-bestand is een archiefbestand van een webpagina. Net als een HTML-bestand is het ontworpen om in een webbrowser te worden bekeken. In tegenstelling tot een MHT-bestand, slaat een HTML-bestand alle tekst, code, afbeeldingen en andere media op in één enkel bestand.
- iCalendar-indeling: iCalendar is een andere agendastandaard waarmee u agendagegevens naar verschillende agenda-apps kunt overbrengen.
Selecteer of u een enkele afspraak of uw volledige agenda wilt opslaan. Als u uw volledige agenda opslaat, worden alle gegevens in uw huidige Outlook-agenda opgeslagen.
Als u klaar bent, klikt u op de knop “Opslaan”.
En je hebt nu met succes je afspraak of agenda opgeslagen.