De functie Zoeken en vervangen van Microsoft Word is niet alleen bedoeld voor het vervangen van tekst. U kunt ook Zoeken en vervangen gebruiken om specifieke soorten opmaak in uw document te zoeken en die opmaak zelfs door iets anders te vervangen.
Wanneer is het nuttig om opmaak te vinden en te vervangen?
Er zijn veel manieren om Zoeken en vervangen te gebruiken voor opmaak, maar wanneer zou u moeten overwegen om Zoeken en vervangen te gebruiken in plaats van handmatige opmaakwijzigingen toe te passen of andere opties zoals de Opmaakschilder te gebruiken?
Soms is het zinvol om opmaakwijzigingen handmatig toe te passen. Als u bijvoorbeeld de kleur van alle tekst moet wijzigen of alle vetgedrukte tekst in uw document moet verwijderen, kunt u dit doen door alles te selecteren (Ctrl + A) en vervolgens de gewenste wijziging toe te passen. Als u moet bepalen wat er wordt gewijzigd en wat niet nauwkeuriger, is het misschien beter om uw document door te nemen en die wijzigingen met de hand aan te brengen.
Er zijn echter momenten waarop Zoeken en vervangen u kan helpen tijd te besparen door opmaakwijzigingen sneller en gemakkelijker toe te passen dan handmatige opmaak. U kunt Zoeken en vervangen gebruiken om zowel teken- als alineaopmaak te zoeken en te wijzigen.
Hier zijn een paar voorbeelden wanneer het nuttig zou kunnen zijn:
- U hebt in uw hele document één type tekenopmaak gebruikt en u wilt dit wijzigen in een ander type opmaak. Stel dat u cursief hebt gebruikt om de nadruk te leggen, en nu wilt u die opmaak verwijderen.
- U heeft een bepaald woord of een bepaalde zin waarop u tekenopmaak wilt toepassen (of wijzigen). Stel dat u de zin ‘Roodkapje’ in uw hele document herhaalt, en u hebt nu besloten dat u die zin een ander lettertype en rode tekst wilt laten gebruiken.
- U hebt een bepaalde alineaopmaak gebruikt (uitlijning, inspringing, afstand, enzovoort) en u wilt dat wijzigen. Stel dat u instelt dat specifieke alinea’s links worden uitgelijnd en een bepaalde inspringing hebben, en nu wilt u die inspringing verwijderen en die alinea’s centreren.
Nu ja, met een beetje vooruitziende blik had u teken- en alineastijlen kunnen instellen en deze vervolgens rigoureus in uw hele document toepassen. Dat zou het veranderen van sommige van deze dingen beter beheersbaar maken. Maar wanneer vooruitziende blik achteraf wordt bekeken, kan Zoeken en vervangen u helpen de klus te klaren.
Klaar om het in actie te zien?
Zoeken en vervangen gebruiken om tekenopmaak te wijzigen
Als het gaat om het vinden en vervangen van opmaak, kunt u een zoekopdracht maken voor alleen specifieke soorten opmaak, of u kunt dat doen in combinatie met het zoeken naar tekst (u kunt zelfs fantasie krijgen en het combineren met jokertekens om uw zoekopdrachten verder te verfijnen).
Als u alleen met tekenopmaak wilt werken
Als u opmaak wilt zoeken zonder begeleidende tekst, is dat eenvoudig. Laten we het voorbeeld nemen van eerder waar we hebben besloten dat we cursieve tekst willen verwijderen. Start het dialoogvenster Zoeken en vervangen door naar Home> Vervangen te gaan of op Ctrl + H te drukken.
Klik op het tabblad Vervangen om uw invoegpositie in het vak “Zoeken naar” te plaatsen. Klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu “Formaat” en kies de optie “Lettertype”.
Klik in het venster Lettertype zoeken op de optie “Cursief” (of welke opmaak u ook wilt zoeken) en klik vervolgens op “OK”.
Terug in het venster Zoeken en vervangen kunt u zien dat de opmaakselectie nu wordt vermeld onder het vak “Zoeken naar”, zodat u kunt bijhouden wat u zoekt.
Plaats nu uw invoegpunt in het vak “Vervangen door”, ga terug naar Formaat> Lettertype en kies deze keer de optie “Normaal”. Als u klaar bent, ziet u dat de opmaak wordt weergegeven onder het vak “Vervangen door”.
Merk op dat er ‘Niet vet’ en ‘niet cursief’ staat. U kunt deze techniek niet gebruiken om van het ene type opmaak naar een ander over te schakelen – alleen om opmaak toe te voegen of te verwijderen.
Nu bent u in ieder geval klaar om te zoeken. Druk op de knop “Volgende zoeken” om Word te laten zoeken en het volgende exemplaar te laten markeren van wat u zoekt. Hier is ons volgende cursief weergegeven woord gevonden. Klik op de knop “Vervangen” om de wijziging door te voeren. Druk op “Volgende zoeken” om het volgende exemplaar te zoeken en herhaal. Als je geluk hebt, kun je ook op de knop “Alles vervangen” klikken om Word door te laten gaan en alles wat het vindt te vervangen zonder dat je ze allemaal hoeft te controleren, maar we raden aan om je document op te slaan of een kopie van je document te maken voordat je dit doet.
Als u wilt werken met tekenopmaak en tekst
Makkelijk genoeg, maar wat als je tegelijkertijd met opmaak en tekst wilt werken? Laten we een groter voorbeeld nemen.
Stel dat u net klaar bent met het typen en opmaken van een rapport, en dat u voor de bedrijfsnaam “Lorem Incorporated” vet, cursief en een blauwe lettertypekleur hebt gebruikt om de nadruk te leggen. Uw document ziet er ongeveer zo uit:
Uw manager beoordeelt uw rapport en vraagt u de blauwe kleur, vet en cursief te verwijderen. U moet ook “Lorem Incorporated” wijzigen in “Lorem Inc.” U moet de wijzigingen snel aanbrengen en het herziene rapport zo snel mogelijk per e-mail naar uw manager sturen. U kunt dit allemaal eenvoudig doen via Zoeken en vervangen.
Start het dialoogvenster Zoeken en vervangen door naar Home> Vervangen te gaan of op Ctrl + H te drukken.
Typ “Lorem Incorporated” in het vak “Zoeken naar”. Klik op de knop “Meer” om de opties Zoeken en vervangen uit te vouwen als deze nog niet worden weergegeven.
Klik vervolgens op de knop “Formaat” linksonder, en klik vervolgens op de optie “Lettertype”.
Klik in het venster Lettertype zoeken op de lettertypestijl “Vet cursief”. Kies in het vervolgkeuzemenu “Letterkleur” de blauwe kleur (die momenteel op de tekst wordt toegepast). Klik op “OK” als u klaar bent.
Merk op dat de formaatselecties die u zojuist hebt gemaakt, verschijnen onder het vak “Zoeken naar”.
Typ vervolgens ‘Lorem Inc.’ in het vak “Vervangen door”. Klik nogmaals op de knop “Formaat” en klik vervolgens op “Lettertype”.
Kies de “Normale” lettertypestijl en kies in het vervolgkeuzemenu “Letterkleur” de optie “Automatisch” (die standaard zwart is). Klik op “OK” als u klaar bent.
Nu kunt u de knoppen “Volgende zoeken” en “Vervangen” om beurten gebruiken om door elk exemplaar in uw document te bladeren of u kunt op de knop “Alles vervangen” klikken om alle exemplaren tegelijk te wijzigen. Als u “Alles vervangen” gebruikt, raden we u aan eerst uw document op te slaan of een kopie te maken.
Zoeken en vervangen gebruiken om alineaopmaak te wijzigen
U kunt Zoeken en vervangen ook gebruiken om te werken met opmaak op alineaniveau, en het werkt vrijwel hetzelfde als werken met opmaak op tekenniveau. U kunt het zelfs gebruiken om de opmaak van tekens en alinea’s tegelijkertijd te zoeken en te vervangen als u dat wilt.
Maar laten we een eenvoudiger voorbeeld nemen om te zien hoe het werkt. Laten we zeggen dat we enkele alinea’s uit een ander Word-document hebben gekopieerd en geplakt om in ons document te gebruiken. In ons document gebruiken we standaard regelafstanden waarbij er geen ruimte is voor alinea’s en 8pt afstand na alinea’s.
Om de een of andere reden is het document waaruit we alinea’s halen, ingesteld om beide eerder een tussenruimte van 18 pt te gebruiken en na alinea’s. We plakken de tekst met opmaak omdat we de opmaak op tekenniveau willen behouden zoals vetgedrukte tekst.
De resultaten zien er niet geweldig uit, omdat de alinea die we hebben gekopieerd en geplakt veel meer ruimte ervoor en erna heeft dan onze andere alinea’s.
Een manier om dit op te lossen is door op Ctrl + A te drukken om het hele document te selecteren en vervolgens de regelafstand voor alle alinea’s in het document in te stellen op hun standaardwaarden. Maar wat als we enkele alinea’s hadden waarin we de regelafstand hadden aangepast en die wilden behouden?
Je raadt het al: zoek en vervang om te redden. Start het opnieuw op vanuit Home> Vervangen of door op Ctrl + H te drukken.
Plaats uw invoegpositie in het vak “Zoeken naar”, open het vervolgkeuzemenu “Opmaak” en kies de optie “Alinea”.
Selecteer in het venster Alinea zoeken de opmaak waarnaar u wilt zoeken. In ons geval zoeken we naar alinea’s waarbij de afstand voor en na 18pt is. Als u klaar bent, klikt u op ‘OK’.
U ziet nu die opmaak vermeld onder het vak “Zoeken naar”.
Plaats nu uw invoegpositie in het vak ‘Vervangen door’, open het vervolgkeuzemenu ‘Opmaak’ opnieuw en klik op ‘Alinea’.
Stel deze keer de opmaak in die u als vervanging wilt gebruiken. We gaan uit van de standaardinstelling van Word: geen spaties voor en 8 pt erna – hetzelfde als in de rest van ons document. Klik op “OK” als je het hebt ingesteld.
Nu ben je klaar om te zoeken. Druk op de knop “Volgende zoeken” om Word te laten zoeken en de volgende instantie te laten markeren van wat u zoekt. Hier is onze vreemd gespatieerde alinea gevonden. Klik op de knop “Vervangen” om de wijziging door te voeren. Druk op “Volgende zoeken” om het volgende exemplaar te zoeken en herhaal. U kunt ook op de knop “Alles vervangen” klikken om Word door te laten gaan en alles wat het vindt te vervangen zonder dat u ze allemaal hoeft te controleren, maar we raden aan om uw document op te slaan of een kopie van uw document te maken voordat u dit doet.
En nadat we onze vervanging hebben uitgevoerd, hebben we nu een alinea die net als onze andere alinea’s is verdeeld.
U kunt veel geavanceerder worden met uw zoekopdrachten dan de eenvoudige voorbeelden die we hier hebben gegeven. U kunt meerdere verschillende typen teken- en alineaopmaak combineren in één zoekopdracht. U kunt zelfs jokertekens en andere speciale tekens gebruiken om creatiever te worden met de specifieke tekst die u vindt. Maar dat zou genoeg moeten zijn om u op weg te helpen!
