Met Outlook kunt u een vervaldatum toevoegen aan e-mail die u verzendt of ontvangt. Zodra de vervaldatum is verstreken, wordt de e-mail weergegeven met een andere opmaak en kunt u de ingebouwde hulpprogramma’s van Outlook gebruiken om verlopen e-mail automatisch te beheren.
Vervaldatums zijn alleen van toepassing op e-mails, niet op agenda-evenementen of taken, omdat deze items hun eigen datums hebben die u kunt gebruiken om ze te beheren
Hoe u een vervaldatum voor een e-mail instelt
Om een vervaldatum toe te voegen aan een e-mail die u verzendt, moet u het venster Eigenschappen voor de e-mail openen. Open de e-mail en klik vervolgens op Bericht> Tags.
Hierdoor wordt het venster Eigenschappen voor de e-mail geopend, dat u ook kunt openen door op Opties> Meer opties of Bestand> Eigenschappen te klikken. Schakel het aankruisvak ‘Vervalt na’ in en kies een datum en tijd.
Klik op Sluiten om terug te keren naar uw e-mail. Er zijn geen zichtbare tekenen dat er een vervaldatum is toegevoegd en u kunt de e-mail zoals normaal verzenden.
Om een vervaldatum toe te voegen aan een e-mail die je hebt ontvangen, open je de e-mail en klik je op Bericht> Tags (of Bestand> Eigenschappen).
Dit opent het venster Eigenschappen voor de e-mail. Er zijn niet zoveel opties voor een ontvangen e-mail als voor een bericht dat u verzendt, maar u kunt nog steeds een vervaldatum en -tijd instellen.
Wat doet een vervaldatum?
U heeft dus een vervaldatum aan een e-mail toegevoegd. Dat is geweldig en zo, maar wat is het voordeel om het te doen?
Vervaldatums worden door Outlook op verschillende manieren gebruikt om u te helpen zich te concentreren op wat belangrijk is. E-mails die zijn verlopen, zijn over het algemeen niet zo belangrijk als e-mails die niet zijn verlopen, dus Outlook formatteert verlopen e-mails automatisch anders.
Als je hebt gekeken naar het instellen van voorwaardelijke opmaak in Outlook, dan heb je misschien de opmaakregel “Verlopen items” opgemerkt.
Deze regel formatteert elke e-mail die de vervaldatum heeft overschreden in een grijs lettertype en de tekst wordt doorgehaald.
Hierdoor weet u dat de e-mail is verlopen, zodat u zich eerst kunt concentreren op belangrijkere e-mails. Als je een e-mail met een vervaldatum hebt verzonden, wordt deze opmaak ook toegepast in de Outlook van de ontvanger, maar ook in andere e-mailclients zoals Thunderbird of webapps zoals Gmail of Yahoo! Mail negeert de datum en doet er niets mee.
U kunt ook een kolom aan een map toevoegen met de vervaldatum van een e-mail. Klik met de rechtermuisknop op een kolomkop in de map waaraan u de kolom wilt toevoegen en klik vervolgens op ‘Veldkiezer’.
Selecteer “Datum Tijdvelden” in de vervolgkeuzelijst en selecteer vervolgens de optie “Verloopt”.
Sleep het item “Expires” naar uw map en zet het neer om het aan de kolommen toe te voegen.
Wanneer u een verlopen e-mail opent, meldt Outlook u met een bericht in de koptekst.
U kunt nog steeds een verlopen e-mail beantwoorden of doorsturen, maar als u deze probeert door te sturen, laat Outlook u eerst een waarschuwing zien.
Klik op “Ja” om de e-mail te verzenden of op “Nee” om te annuleren.
De vervaldatum gebruiken om uw e-mail te beheren
Sommige van de ingebouwde tools van Outlook maken ook gebruik van vervaldatums. Als je AutoArchiving in Outlook hebt ingesteld, heb je misschien een optie opgemerkt om “verlopen items te verwijderen (alleen e-mailmap).”
Als dit is ingeschakeld, verwijdert of verplaatst AutoArchiveren (afhankelijk van de andere instellingen) alle e-mails waarvan de datum is verstreken. Dit is een geweldige manier om vervallen e-mails automatisch te verwijderen en te voorkomen dat ze uw mailbox overbelasten.
Als u niet wilt dat uw verlopen e-mails worden verwijderd of verplaatst, maar u ze ook niet in Outlook wilt zien, kunt u de synchronisatieregels van Outlook instellen om te voorkomen dat ze worden gedownload van de Exchange-e-mailserver.
Wanneer u uw synchronisatiefilter samenstelt, klikt u op het tabblad “Geavanceerd” en vervolgens op de knop “Veld”.
Selecteer Datum- / tijdvelden> Vervalt in het menu. Het veld is ook beschikbaar in de opties “Alle e-mailvelden” en “Alle postvelden”.
Stel ‘Voorwaarde’ in op ‘aan of voor’ en ‘Waarde’ op ‘gisteren’ en klik vervolgens op ‘Aan lijst toevoegen’.
Hiermee worden alle vervallen taken gefilterd, zodat als ze gisteren of eerder zijn verlopen, ze niet worden gesynchroniseerd met Outlook en niet in uw mailbox verschijnen. Ze zijn nog steeds beschikbaar in de Outlook-webapp als u ze daar wilt zien.
U kunt geen regels instellen om automatisch vervaldatums toe te voegen aan inkomende e-mail of een snelle stap maken die een vervaldatum toepast met één druk op de knop, maar u kunt automatisch een vervaldatum toevoegen aan alle uitgaande e-mails. Klik op Bestand> Opties> E-mail, scrol omlaag naar Berichten verzenden en schakel ‘E-mails markeren als verlopen na zoveel dagen’ in.
Voer het aantal dagen in waarna u wilt dat berichten verlopen en klik vervolgens op ‘OK’. Hierdoor wordt automatisch een vervaldatum toegevoegd aan alle e-mails die u verzendt.
Vervaldatums zijn een handige manier om uw prioriteiten en uw mailbox te beheren door berichten met weinig licht te gebruiken die niet langer relevant zijn en u in staat te stellen Outlook-tools te gebruiken om berichten te verwijderen of te verbergen die u niet meer nodig hebt. Het is nog een hulpmiddel in de strijd om te voorkomen dat uw mailbox uit de hand loopt en bovendien een zeer nuttig hulpmiddel.