Mogelijk gebruikt u Microsoft Excel om een mailinglijst netjes te organiseren. Wanneer u zich echter klaarmaakt om adresetiketten af te drukken, moet u Afdruk samenvoegen gebruiken om ze vanuit uw Excel-lijst in Word te maken. Hier is hoe.
Stap één: bereid uw mailinglijst voor
Als je al een mailinglijst in Excel hebt aangemaakt, dan kun je deze test gerust overslaan. Als u de lijst nog niet hebt gemaakt, ondanks het ontbreken van de functie voor adresetiketten in Excel, raden we u toch ten zeerste aan om Excel te gebruiken, omdat dit beter is voor het organiseren en onderhouden van gegevens dan met een Word-tabel.
Het eerste dat u hoeft te doen, is een kolomkop maken die overeenkomt met de gegevens die in elke kolom staan. Plaats die kopteksten in de eerste rij van elke kolom.
Welke kopteksten u opneemt, hangt af van de informatie die u in de adresetiketten wilt gebruiken. Titels zijn altijd leuk, maar het is belangrijk dat je weet aan welke titel iemand gaat voordat je de labels maakt. Als uw lijst voor bedrijven is en niet voor individuele personen, kunt u de koptekst “Voornaam” en “Achternaam” weglaten en in plaats daarvan gewoon “Bedrijfsnaam” gebruiken. Om de stappen goed te illustreren, gaan we in dit voorbeeld met een persoonlijke mailinglijst. Onze lijst bevat de volgende headers:
- Voornaam
- Achternaam
- Adres
- stad
- Staat
- Postcode
Dit is de standaardinformatie die u op adresetiketten aantreft. U kunt zelfs afbeeldingen in de adresetiketten invoegen als u dat wilt, maar die stap komt later in Word.
VERWANT: Labels maken en afdrukken in Word
Als je klaar bent met het maken van de kopteksten, ga je gang en voer je de gegevens in. Als je klaar bent, zou je lijst er ongeveer zo uit moeten zien:
Ga je gang en sla je lijst op en laten we naar Microsoft Word gaan.
Stap twee: stel labels in Word in
Open een leeg Word-document. Ga vervolgens naar het tabblad “Mailings” en selecteer “Afdruk samenvoegen starten”.
Selecteer ‘Labels’ in het dropdown-menu dat wordt weergegeven.
Het venster “Labelopties” wordt weergegeven. Hier kunt u uw labelmerk en productnummer selecteren. Als u klaar bent, klikt u op ‘OK’.
Uw labelomtrekken verschijnen nu in Word.
Notitie: Als de omtrek van uw label niet wordt weergegeven, gaat u naar Ontwerp> Randen en selecteert u ‘Rasterlijnen weergeven’.
Stap drie: verbind uw werkblad met de labels van Word
Voordat u de gegevens van Excel naar uw labels in Word kunt overbrengen, moet u de twee met elkaar verbinden. Selecteer terug in het tabblad “Verzendlijsten” in het Word-document de optie “Ontvangers selecteren”.
Er verschijnt een vervolgkeuzemenu. Selecteer ‘Gebruik een bestaande lijst’.
Windows File Explorer zal verschijnen. Gebruik het om uw mailinglijstbestand te zoeken en te selecteren. Klik terwijl het bestand is geselecteerd op ‘Openen’.
Het “Select Table” -venster zal verschijnen. Als uw werkmap meerdere bladen heeft, worden deze hier weergegeven. Selecteer degene met uw lijst. Zorg ervoor dat u de optie ‘Eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen’ inschakelt als dit nog niet het geval is, en klik vervolgens op ‘OK’.
Uw labels zijn nu verbonden met uw werkblad.
Stap vier: voeg samenvoegvelden toe aan de labels
Nu is het tijd om uw samenvoegvelden toe te voegen aan de labels van Word. Selecteer het eerste label, ga naar het tabblad “Mailings” en klik vervolgens op “Adresblok”.
Klik in het venster “Adresblok invoegen” dat verschijnt op de knop “Vergelijk velden”.
Het “Match Fields” -venster zal verschijnen. Zorg ervoor dat in de groep “Vereist voor adresblokkering” elke instelling overeenkomt met de kolom in uw werkmap. “Voornaam” moet bijvoorbeeld overeenkomen met “Voornaam”, enzovoort. Zodra u heeft bevestigd dat alles correct is ingesteld, klikt u op ‘OK’.
Bekijk in het venster “Adresblok invoegen” het voorbeeld om er zeker van te zijn dat alles er goed uitziet en klik vervolgens op “OK”.
<
Ga terug naar het tabblad “Verzendlijsten” en klik vervolgens op “Etiketten bijwerken”.
Eenmaal geselecteerd, zou <
Nu bent u klaar om de samenvoegbewerking uit te voeren.
Stap vijf: Afdruk samenvoegen
Nu om de magie te zien gebeuren. Klik op het tabblad ‘Verzendlijsten’ op ‘Voltooien en samenvoegen’.
Selecteer ‘Individuele documenten bewerken’ in het vervolgkeuzemenu dat wordt weergegeven.
Het venster “Samenvoegen met nieuw document” zal verschijnen. Selecteer ‘Alle’ en klik vervolgens op ‘OK’.
Uw lijst uit Excel wordt nu samengevoegd met de labels in Word.
Het enige dat u nu nog hoeft te doen, is uw etiketten afdrukken en uw post versturen!