Naast het zoeken en vervangen van tekst, kunt u met Word zoeken naar speciale tekens (tabs, inspringingen, alineamarkeringen, enzovoort) en deze vervolgens vervangen door andere speciale tekens. Dit kan handig zijn voor snelle en gemakkelijke wijzigingen die u doorgaans wat meer tijd kosten om handmatig uit te voeren.
Wanneer is het nuttig om speciale tekens te zoeken en te vervangen?
Laten we eens kijken naar enkele voorbeelden om te begrijpen wanneer het zoeken en vervangen van speciale tekens nuttig kan zijn.
- Laten we zeggen dat er een lang juridisch document is dat u moet bewerken. U werd gevraagd om het woord “sectie” te vervangen door het sectiesymbool. Het sectiesymbool is een paar overlappende “S” -tekens en wordt vaak gebruikt in juridische documenten om te verwijzen naar een genummerde sectie in een document. Uw document is meer dan 50 pagina’s en er zijn overal talloze verwijzingen naar verschillende secties. U kunt het woord “sectie” gemakkelijk vervangen door het sectiesymbool met behulp van zoeken en vervangen.
- U bent net klaar met het schrijven van een concept van uw eerste roman, en deze bevat een verscheidenheid aan afgebroken woorden. U moet de afgebroken woorden bij elkaar houden door het gewone koppelteken te vervangen door een niet-afbrekend koppelteken. U begint het symbool handmatig te vervangen, maar stopt zelf na een paar pogingen. Je weet dat er een gemakkelijkere manier moet zijn. Er bestaat! Gebruik gewoon Zoeken en vervangen om het werk voor u te doen.
- Een collega heeft ontslag genomen en u heeft de taak gekregen om een rapport te bewerken waaraan de collega heeft gewerkt voordat hij vertrok. Het rapport is goed geschreven, maar er is overal een inconsistente alinea-afstand. Nadat u op Weergeven / verbergen heeft geklikt, ontdekt u dat er in sommige gevallen twee alineamarkeringen zijn in plaats van één. Een manier om de alinea-afstand te corrigeren, is door op de Delete-toets te drukken elke keer dat u een extra alinea-markering ziet. Maar er is een snellere manier: zoek gewoon naar elk voorkomen van twee alineamarkeringen en vervang deze door één alineamarkering.
Er zijn te veel speciale tekens om ze allemaal te beschrijven, maar laten we eens kijken naar een paar algemene voorbeelden van hoe het zoeken en vervangen van die tekens werkt.
Voorbeeld één: tekst vervangen door een speciaal teken
Stel dat uw document er ongeveer zo uitziet:
Notitie: Als u de speciale tekens in uw document niet ziet, kunt u ze inschakelen door op de knop Weergeven / verbergen op het lint te klikken. Het pictogram lijkt op het alineasymbool.
U moet elk voorkomen van het woord “Sectie” vervangen door een sectiesymbool. Schakel over naar het tabblad ‘Start’ op het lint van Word en klik vervolgens op ‘Vervangen’. U kunt ook op Ctrl + H drukken.
Typ het woord “Sectie” in het vak “Zoeken naar” en klik vervolgens op de knop “Meer >>” om de opties voor Zoeken en vervangen uit te vouwen.
Klik in het vak “Vervangen door” om uw invoegpunt daar te plaatsen en klik vervolgens op de knop “Speciaal”.
Klik op “Sectieteken” in de vervolgkeuzelijst.
Merk op dat het vak “Vervangen door” nu de tekst “^%” bevat – dit is de Word-code voor dat sectiesymbool. Klik op de knop “Alles vervangen”. In dit voorbeeld zijn er 16 vervangingen gemaakt. Klik op de knop “OK” en sluit het venster Zoeken en vervangen.
Alle keren dat het woord “Sectie” voorkomt, zijn nu vervangen door het sectieteken.
Voorbeeld twee: vervang een gewoon koppelteken door een niet-afbrekend koppelteken
Merk voor dit volgende voorbeeld op dat er nogal wat woorden met koppeltekens in onze voorbeeldparagraaf staan, waaronder drie gevallen waarin de afgebroken woorden op verschillende regels worden gescheiden. Laten we alle gewone koppeltekens vervangen door niet-afbrekende koppeltekens, zodat dat niet gebeurt.
Klik op het tabblad “Home” op “Vervangen” of druk op Ctrl + H.
Verwijder in het vak “Zoeken naar” eventuele bestaande tekst of tekens en typ vervolgens een enkel koppelteken. Klik indien nodig op de knop “Meer >>” om de opties Zoeken en vervangen uit te vouwen.
Klik in het vak “Vervangen door” om uw invoegpunt daar te plaatsen. Verwijder eventuele bestaande tekst of tekens en klik vervolgens op de knop “Speciaal”.
Klik op “Ononderbroken koppelteken” in de vervolgkeuzelijst.
Merk op dat de Word-code voor het niet-afbrekende koppelteken – “^ ~” – nu is toegevoegd aan het vak “Vervangen door”. Klik op de knop “Alles vervangen”. In dit voorbeeld zijn er 11 vervangingen gemaakt. Klik op de knop “OK” en sluit het venster Zoeken en vervangen.
Word heeft alle koppeltekens vervangen door niet-afbrekende koppeltekens. Merk op dat de afgebroken woorden in de rechtermarge niet langer gescheiden zijn.
Voorbeeld drie: twee alineamarkeringen vervangen door één alineamarkering
In dit voorbeeld willen we dubbele alineamarkeringen vervangen door een enkele alineamarkering, waardoor de extra ruimte tussen alinea’s wordt verwijderd.
Klik op het tabblad “Home” op de knop “Vervangen”. U kunt ook op Ctrl + H drukken.
Klik in het vak “Zoeken naar” en verwijder alle bestaande tekst of tekens. Klik op de knop “Meer >>” om de extra opties te openen, klik op de knop “Speciaal” en klik vervolgens op de optie “Alinea-markering” in de vervolgkeuzelijst.
Merk op dat de Word-code voor een alineamarkering (“^ v”) is ingevoegd in het vak “Zoeken naar”. Klik nogmaals op de knop “Speciaal” en klik vervolgens opnieuw op “Alinea-markering” in de vervolgkeuzelijst om daar een tweede alineamarkering te plaatsen. (Merk op dat u ook gewoon “^ v ^ v” in het vak kunt typen als u al bekend bent met de codes.)
Er zijn nu twee alineamarkeringen in het vak Zoeken naar. Klik in het vak “Vervangen door”, verwijder alle bestaande tekst of tekens en klik vervolgens op de knop “Speciaal”. Kies ‘Alinea-markering’ in het dropdown-menu.
Klik voor de laatste stap op de knop “Alles vervangen”. In dit voorbeeld heeft Word acht vervangingen gemaakt. Klik op de knop “OK” en sluit het venster Zoeken en vervangen.
Alle gevallen van twee alineamarkeringen zijn vervangen door één alineamarkering.
Zoals u kunt zien, kan het gebruik van Zoeken en vervangen u veel tijd besparen bij het vervangen van speciale tekens in uw documenten. En we hebben hier net het oppervlak bekrast. Er wachten meer speciale karakters op dat menu om te verkennen.
