Als contracten deel uitmaken van uw dagelijkse workflow, weet u hoe frustrerend het is wanneer mensen delen van het document of formulier wijzigen, wat ze niet zouden moeten doen. Gelukkig heeft Microsoft Word een ontwikkelaarstool waarmee u de tekst in uw document kunt beschermen terwijl mensen toch lege plekken kunnen invullen.
Uw document invulbaar maken, niet bewerkbaar
Stel dat u bijvoorbeeld een geheimhoudingsverklaring heeft die u naar een werknemer wilt sturen die bij uw bedrijf komt. U wilt de ontvangende persoon de mogelijkheid geven om de lege plekken in het document in te vullen, maar u wilt er ook voor zorgen dat de informatie in de geheimhoudingsverklaring op geen enkele manier wordt gewijzigd of gewijzigd. Er zijn maar een paar stappen nodig om dit in Word te bereiken. Hier is hoe.
Pak eerst het juridische document waarmee u wilt werken. Microsoft biedt enkele basissjablonen aan, maar er zijn ook veel websites die gratis gedetailleerde, uitgebreide juridische sjablonen online aanbieden, opgesteld door echte advocaten. In dit voorbeeld gebruiken we een geheimhoudingsverklaring die we uit de bovenstaande link hebben gehaald.
Zodra u uw document hebt opgehaald, is het tijd om er wat besturingselementen en bescherming aan toe te voegen. Eerst moet u naar het tabblad “Ontwikkelaar” gaan. Word geeft dit standaard niet op het lint weer, dus laten we doorgaan en dat oplossen.
Klik op ‘Bestand’.
Selecteer helemaal onderaan het menu ‘Opties’.
Selecteer ‘Lint aanpassen’ in het linkerdeelvenster van het menu Opties.
Vink aan de rechterkant het selectievakje ‘Ontwikkelaar’ aan, dat u vindt onder ‘Het lint aanpassen’, en klik vervolgens op ‘OK’.
Nu zult u merken dat het tabblad Ontwikkelaar verschijnt tussen de tabbladen Weergave en Help. Ga je gang en schakel over naar het tabblad “Ontwikkelaar”.
Zoek daar eenmaal de groep “Besturingselementen”, waar u verschillende opties voor inhoudsbesturing ziet voor tekst met opmaak of platte tekst, afbeeldingen, keuzelijsten met invoervakken, vervolgkeuzelijsten, datumkiezers, selectievakjes of besturingselementen voor bouwstenen.
Laten we het in de praktijk brengen. In het ondertekeningsgedeelte van onze NDA-sjabloon voegen we een datumkiezer en een RTF-vak toe, zodat we de datum van onze overeenkomst en de gedrukte naam kunnen invoeren.
Breng eerst uw cursor naar het gebied waar u een datumkiezer wilt invoegen. We gaan de onze hier plaatsen:
Selecteer vervolgens op het tabblad “Ontwikkelaar” de optie “Inhoudsbeheer datumkiezer” (dit is het kalenderpictogram).
Nu zie je een vak verschijnen. Klik op de pijl en kies een datum uit de kalender die verschijnt.
Laten we vervolgens de regels naast ‘Door:’ verwijderen en ze vervangen door een RTF-vak. Zodra de regels zijn verwijderd, plaatst u uw invoegpunt waar het moet komen:
Klik op het tabblad “Ontwikkelaar” op de knop “Rich Text Content Control”.
Uw tekstvak zal nu verschijnen. Herhaal de stappen voor de volgende regel waar een naam moet komen, en je hebt iets dat er zo uitziet:
Zoals je kunt zien, heb je nu invulbare secties voor tekst en een datum.
Het gebruik van deze functie is met name handig voor formulieren die vaak worden verzonden en die verschillende secties hebben die moeten worden ingevuld door de ontvangende partij. Neem bijvoorbeeld de eerste alinea van onze NDA:
Die ene alinea alleen heeft zeven onderdelen die moeten worden ingevuld. Het is logisch om er een invulbare vorm van te maken.
In de toekomst is een NDA geen document waarvan de inhoud vaak zou worden gewijzigd. Evenzo, wanneer u een te ondertekenen contract verstuurt, wilt u er zeker van zijn dat niets van de inhoud is gewijzigd en vervolgens zonder uw medeweten naar u is teruggestuurd. Het beperken van de bewerkingsrechten voor de ontvangende partij is een uitstekende manier om de integriteit van het document en uzelf te beschermen.
Om een document onbewerkbaar te maken, selecteert u eerst alle tekst in het document door op Ctrl + A te drukken. Zodra alle tekst is gemarkeerd, klikt u op “Bewerken beperken” in de groep “Beschermen” op het tabblad “Ontwikkelaar”.
Selecteer in het deelvenster “Bewerken beperken” dat aan de rechterkant verschijnt de optie onder het gedeelte “Beperkingen bewerken”.
Klik vervolgens in hetzelfde gedeelte op de pijl om het vervolgkeuzemenu weer te geven en selecteer ‘Formulieren invullen’.
Selecteer tot slot ‘Ja, start bescherming afdwingen’.
Om uw document een extra beschermingslaag te geven, wordt u gevraagd een wachtwoord te maken. Dit is geheel optioneel. Als u besluit dit te doen, voert u een wachtwoord in en klikt u op “OK”. Klik anders op Annuleren.
Dat is het. Nu heb je een invulbaar document dat is beschermd tegen onbedoeld (of opzettelijk) bewerken. Het voorbeeld dat we hier hebben gebruikt, is slechts een van de vele gebruiksscenario’s waarin deze functie van pas zou komen. Profiteer van deze functie de volgende keer dat u een vragenlijst of rechtsvorm heeft die u wilt versturen!
