Wanneer u een e-mail naar een Outlook-contactgroep verzendt (formeel bekend als een distributielijst), wilt u misschien de e-mailadressen in de groep verbergen voor de ontvangers. Dit is de gemakkelijkste manier om de privégegevens van mensen te beschermen.
Wat is een contactgroep?
In Office 365 (O365), de Microsoft-abonnementsversie van Office, hebben twee afzonderlijke groepen distributielijsten vervangen:
- O365 Groepen: Deze groepen zijn ontworpen voor on-the-fly samenwerking tussen een groep mensen en omvatten een gedeelde mailbox, agenda, bestandsopslag, planner en OneNote Notebook. Deze zijn geweldig voor kleine projectteams, het organiseren van de repetities van uw plaatselijke theatergroep of elk ander scenario waarin u snelle en eenvoudige samenwerkingstools nodig heeft.
- Contactgroepen: Dit zijn een aantal e-mailadressen die aan een groep zijn toegevoegd. In plaats van ze allemaal afzonderlijk aan een e-mail toe te voegen, kunt u de groepsnaam e-mailen en iedereen in die groep wordt als ontvanger toegevoegd. Als je denkt dat dit klinkt precies net als een distributielijst zou je gelijk hebben, met één opmerkelijke uitzondering: standaard verschijnen distributielijsten (en O365-groepen) in het algemene adresboek van je organisatie zodat iedereen het kan zien. Contactgroepen zijn persoonlijk voor jou.
VERWANT: Wat is het verschil tussen Office 365 en Office 2016?
Als je geen O365 hebt en een zelfstandige versie van Office zonder webapps gebruikt, heb je mogelijk nog steeds distributielijsten voor je beschikbaar. We laten u zien hoe u de namen van de ontvangers in een contactgroep kunt verbergen, maar dezelfde stappen werken voor distributielijsten.
Waarom zou u de namen in een contactgroep verbergen?
Soms is het gewoon beleefdheid. Je vrienden vinden het misschien goed als je contact met ze opneemt via e-mail, maar ze willen waarschijnlijk niet dat hun contactgegevens worden gedeeld met iedereen naar wie je massa-e-mails stuurt.
Veel gegevensbeschermings- en nalevingskwesties zijn goede redenen om iemands e-mailadres te verbergen. Als je te maken hebt met gevoelige informatie, vooral financiële of medische informatie, ben je waarschijnlijk verplicht om de identiteit van mensen privé te houden.
E-mailadressen zijn vaak gemakkelijk te koppelen aan een echte persoon, aangezien ze worden beschouwd als “individueel identificeerbare informatie” door zowel HIPAA in de Verenigde Staten als GDPR in Europa. Dus als u bijvoorbeeld een steungroep e-mailt, mag u de contactgegevens van de ontvanger niet delen.
Hoe verberg je de namen in een contactgroep?
Het goede nieuws is dat het verbergen van de namen met behulp van de BCC-optie eenvoudig is wanneer u uw e-mail aanmaakt.
BCC staat voor blind carbon copy. U hebt vrijwel zeker de CC-optie (carbon copy) gebruikt als u iemand wilt opnemen die niet de primaire ontvanger van een e-mail is. BCC werkt precies zoals CC doet, behalve dat BCC-ontvangers alleen de naam van de afzender en de naam van de persoon in het veld “Aan” zien.
Mensen die een BCC hebben ondergaan, zien ook niet of iemand een CC heeft ontvangen en ontvangen geen antwoorden als iemand op ‘Allen beantwoorden’ klikt.
Het BCC-veld is niet standaard zichtbaar wanneer u een nieuwe e-mail aanmaakt, maar het is eenvoudig te openen. Open een nieuwe e-mail in Outlook en klik op Opties> BCC.
Hierdoor wordt het BCC-veld in de nieuwe mail weergegeven.
U hoeft dit maar één keer te doen. In de toekomst zullen alle e-mails de BCC-optie tonen. Als u het BCC-veld wilt verbergen, klikt u op Opties> BCC vanuit een e-mail, en het zal niet meer verschijnen.
Nu het zichtbaar is, voert u uw naam in het veld “Aan” en uw contactgroep in het veld “BCC” in.
Iedereen in de contactgroep krijgt de e-mail, maar ze kunnen alleen de persoon zien die deze heeft verzonden (u) en de persoon in het veld “Aan” (ook u).
De eerste keer dat u dit doet, kunt u overwegen een notitie in de e-mail te plaatsen waarin u uitlegt aan mensen dat u BCC gebruikt om hun privacy te beschermen. Dit voorkomt dat uw minder technisch onderlegde ontvangers zich afvragen waarom ze een e-mail ontvangen die eruitziet alsof deze van u naar u is gestuurd!
