Wanneer u samenwerkt aan bestanden in Google Drive (Documenten, Spreadsheets en Presentaties), kunt u gemakkelijk uit het oog verliezen wie er aan specifieke delen van een project werkt. Met Google Drive kunt u taken toewijzen aan een andere medewerker in uw team.
Start Google Drive en open een bestand waaraan u momenteel samenwerkt met andere mensen.
Voor deze handleiding gebruiken we een Google Documenten-bestand, maar het proces is vrijwel hetzelfde voor een Spreadsheets- of Presentaties-bestand.
Markeer tekst, een afbeelding, cellen of dia’s en klik vervolgens op het pictogram Opmerking toevoegen aan de rechterkant van de pagina. U kunt ook op Ctrl + Alt + M (Windows / Chrome OS) of Cmd + Option + M (macOS) drukken om een opmerking in te voegen met de sneltoets.
VERWANT: Opmerkingen toevoegen in Google Documenten
Als u een opmerking aan een afbeelding wilt toevoegen, moet deze ‘In lijn’ worden uitgelijnd. “Tekstomloop” en “Tekst afbreken” schakelen de mogelijkheid uit om een opmerking toe te voegen.
Typ vervolgens een opmerking en voeg het e-mailadres van de medewerker toe – met “+” of “@” ervoor – waaraan u de taak wilt toewijzen. Er verschijnt een selectievakje. Klik op het vakje naast “Toewijzen aan” en klik vervolgens op de knop “Toewijzen”.
Taken die zijn toegewezen, worden rechts van de pagina weergegeven in het opmerkingengedeelte en specificeren aan wie ze zijn toegewezen. De medewerker ontvangt een e-mail met een link naar het document.
Om een taak opnieuw toe te wijzen, klikt u op de opmerking en vervolgens op het tekstveld “Beantwoorden” in de opmerking.
Typ een opmerking terwijl u de e-mail van de andere medewerker toevoegt – met een “+” of “@” ervoor – en klik op het vak naast “Opnieuw toewijzen aan” wanneer de optie verschijnt. Klik op de knop “Opnieuw toewijzen”.
Als u of de medewerker geen e-mail ontvangt waarin u wordt geïnformeerd over een toegewezen item, kunt u nog steeds controleren of er nog items op u wachten. Ga naar Google Drive en elk bestand dat een wachtende taak heeft, heeft een aantal (taken) ernaast.
