Als u Microsoft Planner heeft gebruikt, weet u dat er meer aan de hand is dan op het eerste gezicht lijkt. Hier zijn enkele functies, tips en trucs om u te helpen van een beginner in Microsoft Planner in een Planner-meester te veranderen.
Voeg emoji’s toe aan uw taaktitels
Woorden zijn geweldig, maar soms zijn emoji’s beter. U kunt overal in een taak emoji’s toevoegen, maar voor “in één oogopslag” hulp is de beste plaats in de taaktitel.
Druk op de Windows-toets +. (punt) om de emoji-kiezer te openen (Command + Control + spatiebalk op een Mac) en kies vervolgens je emoji.
Het hebben van de emoji kan erg handig zijn voor terugkerende taken of taken van een bepaald type. U kunt visueel zien wat voor soort taak het is zonder de tekst te hoeven lezen.
Emoji’s kunnen ook worden toegevoegd aan de bucket-titels, wat handig is voor plannen met buckets voor specifieke taken, zoals grafisch ontwerp, communicatie, testen, enz. Of u kunt emoji’s toevoegen om duidelijk te maken wat elke bucket vertegenwoordigt.
Waar je ze ook voor nodig hebt, voeg emoji’s toe aan je titels voor een beter begrip en een meer visuele benadering.
Voeg bijlagen, checklists en notities toe aan de tegels
Het toevoegen van emoji’s helpt om te laten zien wat een taak is, maar het helpt niet om te laten zien hoe de taak vordert of wat er moet gebeuren.
Elke bijlage, checklist of notitietekst die u aan de taak hebt toegevoegd, kan op de tegel worden weergegeven om het gemakkelijker te maken om te zien wat er aan de hand is.
Open de Planner-taak en kies “Toon op kaart” naast het element dat u op de tegel wilt weergeven.
U kunt slechts één van de drie kiezen, maar u kunt uw keuze op elk moment wijzigen. Wat je ook hebt ingeschakeld, is zichtbaar op de tegel.
Kopieer een enkele taak of een volledig plan
Heeft u een enkele taak die u opnieuw moet maken? Doe niet de moeite om dezelfde taak meerdere keren te herschrijven, kopieer hem gewoon.
Open de taak die u wilt kopiëren, klik op het menupictogram met drie stippen in de rechterbovenhoek en selecteer vervolgens de knop “Taak kopiëren”.
Kies de elementen van de taak die u wilt kopiëren en klik op ‘Kopiëren’.
U heeft nu een kopie die u kunt gebruiken om nieuwe taken te maken. Dit is geweldig voor vergelijkbare taken die u aan verschillende mensen moet toewijzen, of het nu een taak is met dezelfde instructies, zoals het organiseren van een een-op-een-ontmoeting met uw baas, of een taak die een andere persoon elke dag doet.
Als je een heleboel soortgelijke taken herhaaldelijk gebruikt – zoals een reeks taken die je voor elk project doet of een bepaald aantal wekelijkse taken – kun je een heel plan kopiëren.
Klik op het menupictogram met de drie stippen bovenaan het plan en selecteer vervolgens de knop “Plan kopiëren”.
Het nieuwe plan gebruikt dezelfde naam als het bronplan, maar krijgt het voorvoegsel ‘Kopie van’. Wijzig het in de gewenste naam, kies of het openbaar beschikbaar zal zijn voor iedereen in uw organisatie en klik op ‘Plan kopiëren’.
Na een paar seconden is uw nieuwe plan zichtbaar in het gedeelte ‘Recente plannen’ van de zijbalk.
Alles wordt gekopieerd, behalve:
- Planbeschrijving
- Plan leden
- Plan favoriete status
- Taakbijlagen
- Taaktoewijzingen
- Voortgang van de taak
- Taakdata
- Taakcommentaar en activiteit
Dit werkt heel goed voor sjabloonplannen waarbij u regelmatig een nieuwe versie nodig heeft.
Sleep tussen buckets om taken te bewerken
Standaard zijn uw taken gegroepeerd in de buckets die u gebruikt: To-Do, In uitvoering, Gereed of welke andere buckets u ook hebt gemaakt. Planner biedt u ook de mogelijkheid om taken te groeperen op basis van eigenschappen, zoals vervaldatum, toegewezen persoon, prioriteit en meer.
We hebben het groeperen in verschillende buckets eerder behandeld, maar hier is een korte samenvatting.
Om uw taakgroepering te wijzigen, klikt u op de knop “Groeperen op bucket” in de rechterbovenhoek van de Microsoft Planner-interface.
Kies een andere eigenschap om uw taken op te groeperen, en ze worden automatisch opnieuw gerangschikt. Als u bijvoorbeeld “Prioriteit” kiest, worden uw taken gegroepeerd in nieuwe Prioriteitsbakken.
U kunt taken tussen deze buckets slepen en neerzetten om de eigenschappen te wijzigen. Ben je begonnen met testen en heb je enkele problemen ontdekt? Geen probleem, groepeer op “Voortgang” en sleep de taken die u hebt getest terug naar de kolom “In uitvoering”. Groepeer vervolgens op “Toegewezen aan” en sleep taken naar de emmers van de toegewezen persoon die de problemen moet oplossen of naar de “Niet-toegewezen” emmer als iemand ze kan ophalen.
Dit proces is veel sneller en veel intuïtiever dan het moeizaam openen van elke taak en het bewerken van elk veld.
Voeg taken toe en wijzig datums in de planningsweergave.
Als u uw taken op vervaldatum wilt zien, klikt u op de optie “Planning” bovenaan het plan.
Dit opent een kalenderweergave van al uw taken. U kunt nieuwe taken toevoegen, taken naar verschillende dagen slepen om ze een nieuwe vervaldatum te geven, of taken uit de agenda verplaatsen om de vervaldatum helemaal te verwijderen.
Het schema toont standaard de huidige maand, maar u kunt op de knop “Week” klikken om in plaats daarvan een weekoverzicht weer te geven.
De schemaweergave is de beste manier in Microsoft Planner om alles wat u moet doen in vogelvlucht te bekijken. Het is veel gemakkelijker om uw werklast te begrijpen als u deze visueel kunt zien.
Of u nu per week of per maand kijkt, u kunt elke taak naar een nieuwe datum slepen en neerzetten om de vervaldatum te wijzigen.
U kunt ook een taak uit de lijst “Ongeplande taken” naar de kalender slepen om deze een vervaldatum te geven.
Omgekeerd kunt u ook een taak uit de kalender naar de lijst “Ongeplande taken” slepen om de vervaldatum te verwijderen.
Voeg nieuwe taken toe door op de knop “Taak toevoegen” te klikken, of door op een willekeurige datum op het plusteken (+) te klikken, waardoor de vervaldatum van de taak automatisch op die datum wordt ingesteld.
De schemaweergave geeft u een ander perspectief op uw taken, en geeft u ook een intuïtief beeld van hoeveel werk eraan komt.
Bekijk alle bijlagen in de Planner File Store
Na verloop van tijd kan een plan veel bijlagen bevatten, of het nu gaat om afbeeldingen, documenten, spreadsheets of iets anders. Als u een bijlage opnieuw wilt vinden, kunt u deze bekijken in de bestandsopslag.
Klik op het menupictogram met drie stippen bovenaan het plan en selecteer de optie “Bestanden”.
Hierdoor wordt een nieuw tabblad in uw browser geopend, dat de SharePoint-site toont waarop alle bestanden van uw taken zijn opgeslagen.
U voegt bestanden toe, bewerkt of verwijdert, maar wees gewaarschuwd: als u hier een bestand verwijdert, wordt het uit uw plan verwijderd. Als je echter veel bijlagen in je taken hebt en je moet er snel een vinden, dan is dit hoe je het moet doen.
Met deze tips en trucs ben je goed op weg om alles te weten wat je nodig hebt om een Microsoft Planner-master te worden.