Wanneer u in de loop van de tijd een set gegevens in een spreadsheet probeert te bekijken, is het vaak handig om de gegevens te kunnen sorteren op basis van de datums in dat bereik, wat u met Microsoft Excel kunt doen met de ingebouwde sorteerfunctie. Hier is hoe.
Datums sorteren in oplopende of aflopende volgorde
De eenvoudigste manier om gegevens in Microsoft Excel op datum te sorteren, is door ze in chronologische (of omgekeerde chronologische) volgorde te sorteren. Hierdoor worden de gegevens gesorteerd met de vroegste of laatste begindatum, afhankelijk van uw voorkeur.
Open hiervoor uw Excel-werkmap en selecteer uw gegevens. U kunt dit doen met uw muis of trackpad, of door op een cel in het bereik te klikken en op Ctrl + A op uw toetsenbord te drukken.
Met uw gegevens geselecteerd, klikt u op de knop “Sorteren en filteren” in het tabblad “Home” van de lintbalk. Hier kunt u waarden in Excel op verschillende manieren sorteren, ook op datum.
VERWANT: Waarden sorteren in Microsoft Excel
In het vervolgkeuzemenu ‘Sorteren en filteren’ heb je opties om gegevens in oplopende of aflopende volgorde te sorteren. Als Excel datums in uw geselecteerde gegevens detecteert, moeten de opties worden weergegeven als ‘Sorteer oud naar nieuw’ of ‘Sorteer nieuw naar oud’.
Als u de gegevens zo wilt sorteren dat de vroegste datum eerst komt, klikt u op de optie “Oudste naar nieuwste sorteren”. Klik anders op “Sorteer nieuw naar oud” om de gegevens zo te sorteren dat de laatste datum eerst komt.
Als u problemen ondervindt, selecteert u alleen de kolom met de datums en klikt u vervolgens op Start> Sorteren en filteren> Oud naar nieuw sorteren of Nieuw naar oud sorteren.
Microsoft Excel geeft een “Sorteerwaarschuwing” box weer, waarin u wordt gevraagd of u de gegevens eromheen wilt sorteren (de rest van uw gegevens) om ervoor te zorgen dat de algemene gegevens intact blijven, anders wordt alleen de datumkolom gesorteerd.
Zorg ervoor dat “Expand The Selection” is gemarkeerd en klik vervolgens op de “Sort” knop.
Dit zorgt ervoor dat uw volledige dataset in oplopende of aflopende volgorde wordt gesorteerd, met de datums als referentiepunt.
Datums sorteren op maand of jaar
Het kan soms handig zijn om gegevens te ordenen op specifieke maanden of jaren. U kunt bijvoorbeeld kijken hoeveel verjaardagen in deze groepen vallen.
U kunt dit doen door de MONTH of YEAR functies. Dit identificeert het maand- of jaarnummer vanaf een datum en geeft dit in een aparte kolom weer. Deze kolom kan vervolgens in oplopende of aflopende volgorde worden gesorteerd.
Om dit te doen, maakt u rechts van uw bestaande gegevens een nieuwe kolom met de naam “Maand” of “Datum” aan. Typ in de eerste cel onder het kolomlabel =MONTH(A2) of =YEAR(A2) , waarbij ‘A2’ de eerste cel in uw gegevensbereik is die een datum bevat.
Om ervoor te zorgen dat uw MONTH of DATE formule wordt gebruikt voor uw volledige gegevensset, dubbelklik op het kleine groene vierkante pictogram in de rechterbenedenhoek van de cel. Hierdoor wordt de formule automatisch gedupliceerd voor alle andere rijen waar de gegevens links ervan kunnen worden gevonden.
Met uw MONTH of DATE formule op zijn plaats, selecteer uw “Maand” of “Datum” kolom en klik vervolgens op Home> Sorteren en filteren.
Selecteer in het vervolgkeuzemenu de optie “Sorteer kleinste naar grootste” of “Sorteer grootste naar kleinste”. Als u van klein naar groot sorteert, sorteert Excel uw gegevens met het vroegste jaar of de vroegste maand als eerste.
Evenzo sorteert Microsoft Excel op het laatste jaar of de laatste maand als u de optie van groot naar klein kiest.
Afhankelijk van de opties die u hebt geselecteerd, sorteert Excel uw gegevens onmiddellijk op basis van de maand- of jaarkolom die u hebt gemaakt.
