Het goede aan de Microsoft Office-suite is dat alle programma’s in de verzameling redelijk goed samenwerken. Een voorbeeld is de mogelijkheid om Microsoft PowerPoint-dia’s te koppelen of in te sluiten in een Microsoft Word-document. Hier is hoe het moet.
Koppelen versus insluiten
Of u de PowerPoint-dia nu koppelt of insluit in het Word-document, het doel is altijd hetzelfde: een externe referentie bieden die de inhoud van het document complimenteert. Er zijn echter enkele subtiele verschillen tussen koppelen en insluiten waarvan u op de hoogte moet zijn.
Het verschil tussen het koppelen en insluiten van een object is hoe de objectgegevens worden opgeslagen en hoe de inhoud binnen het object wordt bijgewerkt. Omdat de gegevens tussen de twee methoden anders worden opgeslagen, zal het proces van het bijwerken van de inhoud op die tijd ook anders zijn.
VERWANT: Hoe u een Excel-werkblad koppelt of insluit in een Word-document
Als u een object koppelt, stuurt die koppeling de lezer eenvoudig naar de locatie van het bronobject wanneer erop wordt geklikt. Het bestand zelf slaat eigenlijk geen gegevens op van het gekoppelde object naar het bestand. Dit is voordelig als het object waarnaar u linkt groot is en u de bestandsgrootte van uw Word-document moet verkleinen. Het nadeel is dat als de locatie van het gekoppelde object verandert, de link in uw Word-document zal breken.
Als u een object insluit, hoeft u zich geen zorgen te maken of de locatie van het object verandert, aangezien het onderdeel wordt van het document zelf. Dat wil zeggen dat Word de objectgegevens opslaat in het daadwerkelijke Word-bestand. Het goede nieuws is dat u zich geen zorgen hoeft te maken over verbroken koppelingen in uw document. Het nadeel is dat wanneer het object wordt bijgewerkt, deze updates niet worden weerspiegeld in uw ingesloten object omdat er geen link is die het met de bron verbindt. Houd er ook rekening mee dat de bestandsgrootte toeneemt met ingesloten objecten.
Koppel of sluit een PowerPoint-dia in een Word-document in
Het verschil tussen het kunnen koppelen of insluiten van een Microsoft PowerPoint-dia in een Microsoft Word-document is slechts één klik.
Open eerst de PowerPoint-presentatie die de dia bevat die u wilt koppelen of insluiten. Selecteer van daaruit het gewenste bestand door op de voorbeeldminiatuur te klikken.
Kopieer vervolgens de dia naar uw klembord door de sneltoets Ctrl + c (Cmd + c op Mac) te gebruiken, of door met de rechtermuisknop op de dia te klikken en “Kopiëren” te selecteren in het contextmenu.
Open nu het Word-document waarnaar u de dia wilt linken of insluiten. Klik in de groep ‘Klembord’ van het tabblad ‘Startpagina’ op de pijl-omlaag onder ‘Plakken’.
Klik in het dropdown-menu op ‘Plakken speciaal’.
Het venster “Plakken speciaal” zal verschijnen. Als je de PowerPoint-dia naar je klembord hebt gekopieerd, zie je de optie ‘Microsoft PowerPoint-dia-object’ in het vak onder ‘Als’. Klik erop om de optie te selecteren. Klik vervolgens op de ballon naast ‘Plakken’ om de dia in te sluiten. Als je de dia wilt linken, klik je op de ballon naast ‘Link plakken’. Selecteer “OK” om het gekoppelde of ingesloten object in te voegen.
De Microsoft PowerPoint-dia is nu gekoppeld aan of ingesloten in uw Microsoft Word-document.