Als je tijd in je agenda wilt blokkeren om jezelf beschikbaar te stellen voor anderen, overweeg dan om afspraakeenheden in Google Agenda te gebruiken. Deel vervolgens een link naar uw afspraakpagina zodat anderen die tijden kunnen reserveren om met u af te spreken.
Afsprakenblokken in Google Agenda zijn ideaal voor docenten of professoren die kantooruren houden, supervisors tijdens het evaluatie- of evaluatieseizoen en iedereen die vaak met anderen samenkomt. Het enige dat u nodig heeft om afspraakschema’s voor uzelf in te stellen, is een Google Agenda-account voor werk of school. Dus als uw bedrijf bijvoorbeeld Gmail gebruikt, zou u de functie moeten zien die voor u beschikbaar is.
Maak een afsprakenblok in Google Agenda
Open de desktopwebsite van Google Agenda en log indien nodig in op het Google-account dat u wilt gebruiken. Kies de weergave “Dag” of “Week” in de vervolgkeuzelijst bovenaan.
Klik op uw agenda zoals u zou doen om een ​​nieuw evenement aan te maken en kies “Afsprakenautomaten” in het pop-upvenster.
Voer een titel in en selecteer de totale tijd voor het blok. Je kunt dan kiezen uit “Single Slot” of “Slots with Duration” in de drop-down box. Voeg voor slots met duur de hoeveelheid tijd voor de slots toe. Klik op ‘Opslaan’.
Nadat je het afsprakenblok hebt opgeslagen, zie je het in je agenda als een afspraak met een blokpictogram in de linkerbovenhoek. Klik op dit evenement om te bewerken, verwijderen of om naar de afsprakenpagina te gaan.
De link waarnaar u wordt verwezen voor de afspraakpagina is degene die u kunt delen met anderen die hun slots met u kunnen omkeren.
Reserveer een afspraakmogelijkheid in Google Agenda
Wanneer u de link naar uw afsprakenpagina deelt, kunnen anderen de URL in de adresbalk van hun webbrowser plaatsen. Ze loggen in op hun Google Agenda-account om de beschikbare slots te zien.
Ze kunnen eenvoudig op het slot klikken dat ze bij jou willen reserveren, eventueel een beschrijving toevoegen en op ‘Opslaan’ klikken. Hierdoor wordt het evenement aan hun eigen Google-agenda toegevoegd.
Als de persoon die de ruimte reserveert, een bestand voor uw vergadering wil toevoegen, kan hij dit aan de afspraak toevoegen nadat deze is opgeslagen, net als bij elke andere Google Agenda-afspraak.
Bekijk je gereserveerde plekken in Google Agenda
Nadat iemand een van uw afspraakeenheden heeft gereserveerd, ziet u deze als een afspraak in uw Google-agenda. Dit wordt naast het oorspronkelijke afsprakenblok weergegeven dat u hebt ingesteld.
Klik op die specifieke gebeurtenis om alle informatie te bekijken die de persoon heeft toegevoegd toen hij de ruimte opsloeg. U kunt het ook bewerken met meer details, net als bij elk ander Google Agenda-evenement.
Wanneer u uw afsprakenpagina bezoekt, worden slots die anderen reserveren en opslaan niet langer weergegeven. Dit is een goede manier om te zien hoeveel slots je nog in je blok hebt en voor welke tijden.
We zetten bijvoorbeeld een blok van 30 minuten slots op van 12.00 uur tot 16.00 uur. Je kunt in de screenshot hieronder zien dat slots om 12.00 uur, 14.00 uur en 15.00 uur zijn gereserveerd.
Als iemand die een van uw afspraakschema’s reserveert, het evenement annuleert, wordt die plaats opnieuw geopend en verschijnt het weer op uw afsprakenpagina zodat een andere persoon kan reserveren.
Voeg een gast toe aan uw afsprakenblokken in Google Agenda
U kunt gasten aan uw afspraakblokken toevoegen om ze in het proces op te nemen. Als je een gast toevoegt, wordt die persoon meegenomen in elk afspraakblok en krijgt hij een melding wanneer iemand een plek reserveert. Dit zou dus geschikt zijn voor uw assistent, secretaresse of zakenpartner.
Om een ​​gast toe te voegen, dubbelklikt u op het afsprakenblok in uw Google Agenda om de detailpagina te openen. Voer aan de rechterkant hun naam (als ze in uw Google-contacten staan) of e-mailadres in het vak ‘Gasten toevoegen’ in.
Klik op “Opslaan” bovenaan de pagina met evenementdetails. U wordt gevraagd of u een uitnodigingsmail naar uw gast wilt sturen. Selecteer “Verzenden” of “Niet verzenden” volgens uw voorkeur.
Onthoud dat gasten degenen zijn die u in uw afsprakenblok wilt opnemen. Voor mensen die slots moeten reserveren, instrueer hen om uw afsprakenpagina te bezoeken, zoals eerder beschreven.
Verwijder een afsprakenblok of ruimte in Google Agenda
Aangezien afspraakblokken en gereserveerde plaatsen in uw Google-agenda worden weergegeven als standaardevenementen, kunt u ze annuleren als standaardevenementen.
Klik op de gebeurtenis om het pop-upvenster weer te geven en klik op het prullenbakpictogram om deze te verwijderen.
Om een ​​individueel gereserveerd slot te annuleren, klikt u op de prullenbak en besluit u of u een annuleringsmail naar die persoon wilt sturen.
Afsprakenblokken en slots in Google Agenda bieden u een geweldige manier om tijd te reserveren voor anderen. In plaats van individuele uitnodigingen voor evenementen te sturen, kunnen studenten, teamleden en personeel eenvoudig een tijd kiezen die voor hen werkt.
