Als u weet dat u een paar dagen niet op kantoor bent, kunt u de afwezigheidsassistent instellen om automatisch te antwoorden, zodat mensen weten dat u van uw vakantie geniet terwijl ze op het werk zitten.
VERWANT: Hoe u e-mail in Outlook beter kunt beheren met snelle stappen en regels
Om een afwezigheidsantwoord in Outlook te maken, maken we een e-mailsjabloon met het bericht dat we willen gebruiken en maken we vervolgens een regel die een antwoord met dat bericht verzendt naar alle e-mails die we ontvangen tijdens een specifiek datumbereik.
OPMERKING: Outlook moet geopend zijn om de regel uit te voeren en uw afwezigheidsbericht te kunnen verzenden. Zorg er dus voor dat u uw computer aan laat staan en Outlook aan laat staan terwijl u niet op kantoor bent.
Stap één: maak een berichtsjabloon
Om een berichtsjabloon in Outlook te maken, zorgt u ervoor dat het tabblad “Home” actief is en klikt u op de knop “Nieuwe e-mail” in het gedeelte Nieuw.
Typ het bericht dat u als automatisch antwoord wilt verzenden in het berichtvenster. Voer geen Aan e-mailadres of onderwerp in. Klik vervolgens op het tabblad “Bestand”.
Klik op “Opslaan als” in de lijst met opties aan de linkerkant van het backstage-scherm.
Selecteer in het dialoogvenster Opslaan als “Outlook-sjabloon (* .oft)” in de vervolgkeuzelijst “Opslaan als type”.
U wordt naar de map met gebruikerssjablonen geleid. Voer een naam in voor de sjabloon in het vak “Bestandsnaam”, waarbij u de extensie “.oft” behoudt, en klik op “Opslaan”.
Als u uw e-mailsjabloon voor afwezigheidsberichten naar een andere pc wilt kopiëren of er een back-up van wilt maken, is het volledige pad naar de map met gebruikerssjablonen C:Users<username>AppDataRoamingMicrosoftTemplates . Vervangen <username> met uw Windows-gebruikersnaam.
Sluit het berichtvenster door op de “X” -knop in de rechterbovenhoek te klikken.
Er verschijnt een dialoogvenster waarin u wordt gevraagd of u een concept van het bericht wilt opslaan. U hoeft het niet te doen omdat u het als sjabloon hebt opgeslagen, maar u kunt het als u wilt. Klik op “Ja” als u het concept wilt opslaan, of op “Nee” als u dat niet doet.
Stap twee: maak een regel om automatisch nieuwe e-mailberichten te beantwoorden
Nu we onze e-mailsjabloon voor afwezigheidsberichten hebben, zullen we een regel maken om die sjabloon te gebruiken om alle berichten te beantwoorden die binnen een specifiek datumbereik binnenkomen. Zorg ervoor dat het tabblad “Home” actief is.
Klik in de sectie Verplaatsen op de knop “Regels” en selecteer “Regels en waarschuwingen beheren” in de vervolgkeuzelijst.
U kunt ook op het tabblad “Bestand” klikken om het backstage-scherm te openen. Zorg ervoor dat het “Info” -scherm actief is (klik eventueel op “Info” aan de linkerkant) en klik vervolgens op de knop “Regels en waarschuwingen beheren”.
Zorg ervoor dat in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen het e-mailadres waarop u deze regel wilt toepassen, is geselecteerd in de vervolgkeuzelijst “Wijzigingen toepassen op deze map”. Als u wilt dat deze regel van toepassing is op al uw accounts in Outlook, laten we u later in dit artikel zien hoe u dat doet. Klik op het tabblad “E-mailregels” als het nog niet actief is en klik vervolgens op de knop “Nieuwe regel”.
Klik in het eerste scherm van het dialoogvenster Wizard Regels op “Regel toepassen op berichten die ik ontvang” in het gedeelte “Begin met een lege regel”. De optie is toegevoegd aan het vak “Stap 2: Bewerk de regelbeschrijving (klik op een onderstreepte waarde)”. Er hoeft niets te worden bewerkt voor dit deel van de regel, dus klik op de knop “Volgende” om door te gaan.
In het tweede scherm van het dialoogvenster Wizard Regels kunt u de voorwaarden selecteren die u wilt controleren wanneer u e-mails ontvangt. Om uw afwezigheidsbericht te laten verzenden tijdens een specifiek datumbereik, vinkt u het vakje “ontvangen in een specifieke datumbereik” aan in het vak “Stap 1: Voorwaarden selecteren”. De voorwaarde wordt toegevoegd aan het vak “Stap 2: Bewerk de regelbeschrijving (klik op een onderstreepte waarde)”, zoals eerder, maar deze keer is er een deel van de beschrijving om te bewerken. Om een datumbereik toe te voegen, klikt u op de link “in een specifiek datumbereik” in het vak Stap 2.
Vink in het dialoogvenster Datum ontvangen het vakje “Na” aan, klik op de vervolgkeuzelijst en klik op de datum waarna u het automatische afwezigheidsbericht wilt laten verzenden. Als u bijvoorbeeld wilt dat uw afwezigheidsbericht op 8 februari wordt verzonden, selecteert u 7 februari als de datum Na.
Vink vervolgens het vakje “Voor” aan, selecteer een datum in de vervolgkeuzelijst met datum rechts van het selectievakje Vóór. De datum die u selecteert, moet de dag zijn nadat u wilt dat het afwezigheidsbericht niet meer wordt verzonden. Als u bijvoorbeeld wilt dat 15 februari de laatste dag is waarop uw afwezigheidsbericht wordt verzonden, selecteert u 16 februari als de Voor-datum.
De datums die u heeft geselecteerd, worden toegevoegd aan de voorwaarde in het vak Stap 2. Klik op de knop “Volgende” in het dialoogvenster Wizard Regels om door te gaan.
Op het derde scherm van het dialoogvenster Wizard Regels kiest u wat u tijdens het datumbereik met inkomende e-mails wilt doen. We willen alle e-mails beantwoorden met behulp van de sjabloon die we in de eerste sectie hebben gemaakt, dus vinken we het vakje “beantwoorden met een specifieke sjabloon” aan in het veld “Stap 1: actie (s) selecteren”. Om de sjabloon te selecteren die we hebben gemaakt, klikt u op de link “een specifieke sjabloon” in het vak “Stap 2: de regelbeschrijving bewerken (klik op een onderstreepte waarde)”.
Selecteer in het dialoogvenster Selecteer een antwoordsjabloon “Gebruikerssjablonen in bestandssysteem” in de vervolgkeuzelijst “Zoeken in”.
Selecteer de sjabloon die u heeft gemaakt (in ons geval de sjabloon “Afwezigheidsantwoord”) en klik op de knop “Openen”.
Het volledige pad naar de geselecteerde sjabloon wordt toegevoegd aan de geselecteerde actie. Klik op de knop “Volgende” om door te gaan.
Op het vierde scherm van de wizard Regels kunt u alle uitzonderingen selecteren die u op de regel wilt toepassen, bijvoorbeeld of u bepaalde mensen of groepen wilt uitsluiten (“behalve als ze van mensen of openbare groepen zijn”). We gaan geen uitzonderingen toevoegen aan onze regel, dus klik op de knop “Volgende” om door te gaan.
Typ een naam voor de regel in het vak “Stap 1: specificeer een naam voor deze regel”. Het vakje ‘Deze regel inschakelen’ is standaard aangevinkt, dus de regel wordt automatisch ingeschakeld. Maar maak je geen zorgen. Het wordt pas uitgevoerd na de door u opgegeven After-datum.
We willen de regel niet uitvoeren op berichten die al in ons Postvak IN staan, dus laat het vakje “Deze regel nu uitvoeren op berichten die al in het Postvak IN staan” uitgeschakeld. Als u deze regel op al uw e-mailaccounts in Outlook wilt uitvoeren, vinkt u het vakje “Deze regel aanmaken voor alle accounts” aan. Klik op de knop “Voltooien”.
De regel wordt aan de lijst toegevoegd. Klik op “OK” om het dialoogvenster Regels en waarschuwingen te sluiten.
Wanneer iemand u nu een e-mail stuurt op de door u opgegeven datum, ontvangt deze het bericht automatisch in de e-mailsjabloon die u hebt gemaakt.
Ook al ontvangt de afzender een automatisch antwoord dat u niet op kantoor bent, u ontvangt toch zijn e-mail met een pictogram dat aangeeft dat er een automatisch antwoord is verzonden. U kunt zich echter gerechtvaardigd voelen om het te negeren totdat u terug bent.
Zodra het datumbereik van de regel is verstreken, is de regel niet van toepassing op inkomende e-mails. U kunt de regel echter nog steeds uitschakelen. Open hiervoor het dialoogvenster Regels en waarschuwingen opnieuw zoals eerder beschreven en schakel het selectievakje links van de regel in de lijst uit. Klik op “OK” om het dialoogvenster te sluiten.
Wanneer u deze regel gebruikt om een automatisch afwezigheidsbericht te verzenden, wordt het antwoord eenmaal naar elke afzender gestuurd tijdens een enkele Outlook-sessie. Een sessie is wanneer u Outlook opent totdat u de toepassing afsluit. Dit voorkomt dat dubbele antwoorden worden verzonden naar dezelfde afzender die u meerdere berichten heeft gestuurd. Outlook houdt bij wie tijdens elke sessie een automatisch antwoord heeft ontvangen, maar deze lijst wordt opnieuw ingesteld wanneer u Outlook afsluit. Dus laat Outlook open (niet afsluiten en opnieuw openen) zodat de regel wordt uitgevoerd en het automatische afwezigheidsbericht wordt verzonden naar iedereen die u een e-mail stuurt, zodat de afzenders niet meerdere afwezigheidsberichten ontvangen.