Bespaar tijd in Outlook met deze 6 aangepaste Quick Step-voorbeelden

Met Quick Steps in Microsoft Outlook kunt u op een knop klikken om een ​​of meer geautomatiseerde acties uit te voeren op een e-mail die u selecteert. Hoewel Outlook u enkele handige kant-en-klare snelle stappen geeft, wilt u misschien uw eigen maken.

Door een aangepaste Quick Step in te stellen, kunt u dingen doen zoals een e-mail verplaatsen, een taak maken en een vergadering opzetten met een enkele klik.

Een aangepaste snelle stap maken

Om uw eigen Quick Step te maken, gaat u naar het tabblad Home en selecteert u de onderste pijl in het vak Quick Steps.

Kies ‘Nieuwe maken’. U kunt ook uw cursor verplaatsen naar New Quick Step en “Custom” kiezen in het pop-outmenu.

Er zijn verschillende categorieën om uit te kiezen bij het maken van een aangepaste Quick Step. Elk biedt een handige automatisering die u echt tijd kan besparen.

1. Sla uw bericht op

U kunt een Quick Step instellen met de categorie Archief, waarmee u snel een e-mail kunt verplaatsen, kopiëren of verwijderen.

Selecteer de vervolgkeuzelijst Kies een actie en kies een optie in het gedeelte Archiveren. Geef je Quick Step een naam bovenaan het venster.

Als u een van de verwijderingsopties kiest, hoeft u niets anders te kiezen.

Als u Verplaatsen naar map of Kopiëren naar map kiest, gebruikt u het volgende vak om de gewenste map te selecteren. Dit is handig als u vaak e-mails naar dezelfde map verplaatst of kopieert.

Optioneel kunt u een sneltoets toewijzen met behulp van die vervolgkeuzelijst onderaan en knopinfo-tekst invoegen, zodat u weet wat de snelle stap doet wanneer u uw cursor erover beweegt.

Klik op “Voltooien” om uw nieuwe Quick Step op te slaan.

2. Wijzig de e-mailstatus

Als u de status van een e-mail wilt wijzigen in gelezen of ongelezen of het belang wilt instellen, kunt u een snelle stap voor het wijzigen van de status gebruiken.

Selecteer de vervolgkeuzelijst Kies een actie en kies een optie in het gedeelte Status wijzigen. Geef vervolgens je Quick Step een naam.

Als u Markeren als gelezen of Markeren als ongelezen kiest, hoeft u niets anders te selecteren.

Als u Belang instellen kiest, kiest u de prioriteit in de daaropvolgende vervolgkeuzelijst die verschijnt. Dit is handig om berichten snel als belangrijk te markeren.

Wijs eventueel een snelkoppeling toe en voeg een tooltip toe en klik vervolgens op “Voltooien” om de Quick Step op te slaan.

3. Beheer categorieën, taken en vlaggen

Met behulp van categorieën, taken en vlaggen kunt u een aantal dingen doen met uw e-mail. Wijs een categorie toe, voeg een vlag toe of maak een taak aan. U kunt ook de categorieën of tags wissen of het bericht als voltooid markeren.

Selecteer de vervolgkeuzelijst Kies een actie en kies een optie in de sectie Categorieën, taken en vlaggen. Geef vervolgens de Quick Step een naam.

Als voorbeeld kiezen we de actie Bericht categoriseren. Selecteer vervolgens de categorie in de daaropvolgende vervolgkeuzelijst. Vervolgens kunt u met een klik een categorie aan het bericht toewijzen.

Als een ander voorbeeld gebruiken we de actie Maak een taak met berichttekst. Dit is een geweldige actie om te gebruiken als u uw taken in Outlook beheert. Selecteer vervolgens de Quick Step en je ziet een nieuw taakvenster openen met de e-mail in de hoofdtekst.

Wijs optioneel een snelkoppeling toe en voeg een tooltip toe en klik vervolgens op “Voltooien” om uw Quick Step op te slaan.

4. Reageren, Beantwoorden of Doorsturen

Met behulp van de categorie Reageren kunt u een nieuw bericht opstellen, doorsturen, beantwoorden of allen beantwoorden, antwoorden met een vergadering of de e-mail doorsturen als bijlage.

Selecteer de vervolgkeuzelijst Kies een actie en kies een optie in het gedeelte Reageren.

Een goed voorbeeld hiervan is om het bericht als bijlage door te sturen. Dit is perfect als u de neiging heeft om e-mails te ontvangen die u vaak doorstuurt naar iemand anders. Kies Bericht doorsturen als bijlage in het vak Kies een actie. Om de resterende gegevens op dat moment te voltooien, hoeft u niets anders te selecteren.

Selecteer ‘Toon opties’ om de details voor de e-mail die u doorstuurt vooraf in te vullen.

U kunt dan zo veel of weinig toevoegen als u wilt voor de e-mail, inclusief aan, onderwerp, vlag, belangrijkheid en tekst. Vergeet niet dat deze details elke keer dat u de Quick Step gebruikt, van toepassing zijn.

Geef de Quick Step een naam en selecteer onderaan eventueel aanvullende opties. Klik op “Voltooien”.

5. Maak een afspraak

De categorie Afspraak is ideaal voor de berichten die u ontvangt en die vaak aanleiding geven tot bijeenkomsten. U kunt een nieuwe afspraak maken of een afspraak maken.

Een geweldig voorbeeld is het maken van een nieuwe vergadering.

Om een ​​leeg vergaderverzoek in te stellen dat u ter plekke invult, selecteert u eenvoudig Nieuwe vergadering in de vervolgkeuzelijst Kies een actie en niets anders. Selecteer ‘Toon opties’ om de details van de vergadering vooraf in te vullen.

Net als de Snelle stap reageren hierboven, kunt u optionele details toevoegen, zoals deelnemers, onderwerp, locatie, belangrijkheid en tekst. Nogmaals, deze details zijn van toepassing telkens wanneer u de Quick Step gebruikt.

Geef je Quick Step een naam en selecteer onderaan eventuele extra opties. Klik op “Voltooien”.

6. Behandel gesprekken

De laatste Quick Step-categorie voor aangepaste acties is Gesprekken. Hiermee kun je berichten in het gesprek altijd verplaatsen of gewoon negeren.

Selecteer de vervolgkeuzelijst Kies een actie en kies een optie in het gedeelte Gesprek.

Als u ervoor kiest om de berichten te verplaatsen, selecteert u de locatie in de volgende vervolgkeuzelijst. Als u ervoor kiest om de berichten te negeren, hoeft u niets anders te selecteren.

Geef uw Quick Step een naam, kies desgewenst onderaan een optie en klik op “Voltooien”.

Hoe u uw Quick Step gebruikt

Nadat je een aangepaste Quick Step hebt gemaakt, kun je deze net als de vooraf gemaakte opties gebruiken. Selecteer de e-mail en ga naar het tabblad Start. Kies de actie in het vak Snelle stap in het gedeelte met dezelfde naam op het lint. En dat is alles!

Als de Quick Step beweegt, markeert of reageert, gebeurt dit automatisch wanneer u op de knop klikt. Als u een Quick Step instelt voor het doorsturen van een bericht, het maken van een taak of het maken van een afspraak, ziet u het bijbehorende vak verschijnen, zoals de Quick Step die hieronder wordt weergegeven om een ​​taak te maken.

Hoewel regels in Outlook geweldig zijn voor het automatiseren van taken zonder een vinger uit te steken, wilt u misschien een actie ondernemen om repetitieve taken op bepaalde e-mails uit te voeren. Dit is het ideale moment om Quick Steps te gebruiken.