Sommige e-mails zijn belangrijker dan andere. In plaats van elke keer dat er een e-mail binnenkomt, waarschuwingen te ontvangen, configureert u Microsoft Outlook om u alleen te waarschuwen wanneer er belangrijke dingen in uw inbox terechtkomen, in plaats van een oude e-mail die kan wachten totdat u uw inbox controleert.
Als e-mailwaarschuwingen van Outlook u afleiden, kunt u deze het gemakkelijkst uitschakelen. Maar wat als u echt moet weten wanneer er een e-mail binnenkomt van uw baas, een klant of iemand anders die belangrijk voor u is?
VERWANT: Alleen meldingen ontvangen voor e-mails die u belangrijk vindt op uw iPhone
Met Microsoft Outlook kunt u aangepaste waarschuwingsregels instellen voor specifieke e-mailadressen of hele domeinen. We hebben eerder algemene regels behandeld, dus kijk snel als je ze nog nooit eerder hebt gebruikt.
Wanneer u een aangepaste waarschuwing instelt met behulp van een regel, overschrijft deze de standaardwaarschuwingsrechten die u hebt ingesteld. Als je alle waarschuwingen in Outlook hebt uitgeschakeld, krijg je nog steeds een waarschuwing als je hiervoor een regel hebt ingesteld.
VERWANT: Hoe u in Gmail alleen meldingen ontvangt voor de e-mails waar u om geeft
Maak een regel voor een specifieke persoon
Om een aangepaste waarschuwingsregel voor een specifieke persoon in te stellen, opent u Outlook en zoekt u een e-mail van iemand voor wie u een waarschuwing wilt. Klik met de rechtermuisknop op de e-mail en selecteer Regels> Regel maken.
U kunt ook de e-mail selecteren en op het tabblad Home van het lint klikken op Regels> Regel maken.
Schakel het selectievakje naast de naam van de afzender in en kies vervolgens ‘Weergeven in het waarschuwingsvenster voor nieuwe items’ en / of ‘Speel een geselecteerd geluid af’.
Als je kiest voor “Play A Selected Sound”, dan moet je een geluidsbestand kiezen om af te spelen. De meeste mensen hebben geen selectie van .wav-bestanden bij de hand, dus ga naar C: Windows Media (of / System / Library / Sounds / als je Outlook op een Mac gebruikt) en kies het gewenste geluid. U kunt de afspeelknop in het venster “Regel maken” gebruiken om het geluid te horen voordat u uw keuze bevestigt.
Klik op “OK” in het venster Regel maken en uw regel is ingesteld. Vanaf nu wordt u gewaarschuwd wanneer u een bericht van dat e-mailadres ontvangt.
Maak een regel voor een heel domein
Als u gewaarschuwd wilt worden wanneer u een e-mail ontvangt van een bepaald domein, zoals een specifieke klant of uw eigen e-maildomein, moet u een geheel nieuwe regel opstellen.
Klik op het tabblad Home op Regels> Regels en waarschuwingen beheren.
Klik in het venster ‘Regels en waarschuwingen’ op ‘Nieuwe regel’.
Selecteer “Regel toepassen op berichten die ik ontvang” en klik vervolgens op de knop “Volgende”.
Scroll naar beneden, selecteer “Met specifieke woorden in het adres van de afzender” en klik vervolgens op de onderstreepte “Specifieke woorden” in het onderste paneel.
Voeg het domein toe waarvoor u een waarschuwing wilt, klik op “Toevoegen” (u kunt desgewenst meerdere domeinen toevoegen) en klik vervolgens op “OK”.
Het domein heeft ‘Specifieke woorden’ vervangen. Klik volgende.”
Kies nu of u een geluid wilt afspelen, een waarschuwing wilt weergeven of beide. Als je een geluid kiest, moet je op “A Sound” klikken en het gewenste geluid kiezen. Zodra dat is gebeurd, klikt u op ‘Voltooien’.
De regel zal zichtbaar zijn in de lijst “Regels en waarschuwingen”. Klik op “Toepassen” om het in te schakelen.
Vanaf nu, telkens wanneer een e-mail binnenkomt van dat domein, krijgt u de door u gekozen waarschuwing.
