Microsoft Teams is ontworpen als een “enkel venster” waarmee u al uw werk op één plek kunt zien. Dit is echter alleen mogelijk als u apps van Microsoft of derden aan uw teams toevoegt.
Als je alleen het oppervlak van Teams hebt bekeken, zou het je vergeven zijn als je denkt dat het een niet echt geweldige zakelijke versie van Slack is. Het eerste dat je in Teams ziet, is tenslotte het “Post” -kanaal, waar de threading niet intuïtief is, je beperkt bent tot zes emoji’s voor berichtreacties, en het geheel is een beetje grijs en kleurloos.
VERWANT: Wat is Microsoft Teams en is het geschikt voor mijn bedrijf?
Om de kracht van Teams te benutten, moet u apps toevoegen. Dit kunnen Microsoft-apps zijn, zoals Excel, Planner, SharePoint, Forms of OneNote, of apps van derden, zoals Trello, Wikipedia, Asana, Evernote en GitHub.
Apps kunnen op drie plaatsen verschijnen: in de zijbalk, als tabblad of onder het chatvenster.
Elke app-locatie bevat een ander type app:
- De zijbalk: Apps die hier zijn ondergebracht, bieden een gepersonaliseerde weergave van gegevens. Als u hier bijvoorbeeld de OneNote-app toevoegt, toont deze u (en alleen u) uw OneNote-bestanden.
- Als tabbladen: Apps die u toevoegt als tabbladen, zijn beschikbaar voor het hele team. Dus als je de Trello-app toevoegt, heeft iedereen er toegang toe, zolang ze een Trello-account hebben.
- Onder het chatvenster: Apps zijn hier ook beschikbaar voor het hele team en zorgen voor extra functionaliteit. Als u bijvoorbeeld de Wikipedia-app toevoegt, kan iedereen rechtstreeks vanuit het chatvenster op de site zoeken en artikelen delen met het hele team.
Over het algemeen verschijnen apps maar op één plek. Als u bijvoorbeeld de Wikipedia-app installeert, verschijnt deze alleen onder het chatvenster. Planner en OneNote kunnen echter in de zijbalk worden geïnstalleerd, maar ze kunnen ook als tabbladen worden toegevoegd om uw werk te delen.
Een app aan de zijbalk toevoegen
Apps die u aan de zijbalk toevoegt, tonen u specifieke informatie voor u. Er zijn standaard-apps in de zijbalk die dit al doen, zoals ‘Activiteit’, ‘Chat’, ‘Teams’, ‘Agenda’, ‘Oproepen’ en ‘Bestanden’.
U kunt meer zijbalk-apps toevoegen door op het beletselteken (…) In de zijbalk te klikken en een app te selecteren in het venster dat verschijnt.
We hebben op “Planner” geklikt om het aan de zijbalk toe te voegen.
Wanneer we erop klikken, geeft Teams al onze taken weer in al onze plannen. Als een van onze collega’s ook de “Planner” -knop toevoegt, zien ze ook al hun taken in al hun plannen.
Een knop verdwijnt wanneer u ergens anders klikt. Om het zichtbaar te houden, klikt u er met de rechtermuisknop op en selecteert u ‘Vastzetten’.
Onze “Planner” -knop is nu altijd zichtbaar in de zijbalk. U kunt ook op elk gewenst moment met de rechtermuisknop op een knop klikken en “Losmaken” selecteren om deze weer te verbergen.
Vastzetten en losmaken werkt voor alle knoppen in de zijbalk. Gebruik de knop “Oproepen” niet? Klik met de rechtermuisknop en maak het los. U kunt op het beletselteken (…) In de zijbalk klikken om het op elk gewenst moment terug te halen.
Een app toevoegen als een tabblad
Apps die u toevoegt als tabbladen, zijn beschikbaar voor iedereen in uw team. Apps met tabbladen vormen het hart van het ontwerp van Teams ‘enkel glas’.
Er zijn al standaard apps met tabbladen in elk kanaal, waaronder ‘Posts’, ‘Files’ en ‘Wiki’.
Om extra apps als tabbladen toe te voegen, klikt u op het plusteken (+) bovenaan het kanaal waaraan u deze wilt toevoegen.
Dit opent het venster “Een tabblad toevoegen”. U kunt een Microsoft-app uit de bovenste twee rijen selecteren of omlaag scrollen om honderden apps van derden te zien. Er is ook een zoekvak als u weet welke app u wilt toevoegen.
Verschillende apps werken op verschillende manieren. Dit is wat er gebeurt als u de volgende opties selecteert in Microsoft-apps:
- “Document Bibliotheek”: U kunt een SharePoint-bibliotheek selecteren om in het tabblad in te sluiten.
- ‘Excel, “”Pdf, “”Power Point, “”Visio, ” of “Woord”: De app wordt toegevoegd als een tabblad waarmee u de overeenkomstige bestandstypen in Teams kunt maken en bewerken.
- “Planner”: Hiermee kunt u een nieuw plan voor uw team maken.
- “Een notitie”: Geeft het gedeelde OneNote-notitieblok van uw team weer.
- “Stroom”: Kies een streamkanaal om in een tabblad in te sluiten.
- “Website”: Sluit een pagina met een geldige URL in een tabblad in.
- “Wiki”: Voeg een nieuwe Wiki-pagina toe aan het kanaal.
Met de apps van derden krijgt u toegang tot een bepaalde dienst waarvoor u een login heeft. Dus als u veel tijd besteedt aan taakbeheer-apps, zoals Jira, Trello of Asana, kunt u die service als een tabblad toevoegen. Nadat je bent ingelogd, zie je je borden en taken.
Om een app van derden toe te voegen, selecteert u deze in het venster “Een tabblad toevoegen”. Als je de app nog niet eerder in het team hebt geïnstalleerd (zoals in een ander kanaal of de zijbalk), klik dan op “Toevoegen” om deze te installeren.
Vervolgens wordt u gevraagd om in te loggen op de service. U hoeft dit alleen de eerste keer dat u het gebruikt te doen. Wanneer uw collega’s het tabblad voor het eerst openen, moeten ze zich ook aanmelden.
Als Microsoft Teams geen app heeft voor de service die u wilt, kunt u deze nog steeds openen met de app “Website”.
Typ een naam voor het tabblad, een geldige URL en klik op ‘Opslaan’.
Nu is de website altijd slechts een tabblad verwijderd.
Een app toevoegen onder het chatvenster
Apps onder het chatvenster bieden extra functionaliteit en zijn beschikbaar voor een heel team.
Er zijn al standaard-apps onder het chatvenster, waaronder Formaat, Bijlage, Emoji, Giphy, Sticker, Nu vergaderen en Stream.
Hiermee kun je dingen doen met je chat, maar je kunt meer doen. Klik op het beletselteken (…) Onder het chatvenster en klik vervolgens op ‘Meer apps’.
Hiermee wordt het venster ‘Apps’ geopend met het filter al ingesteld op ‘Berichten’.
Dit betekent dat alle apps aan de rechterkant onder het chatvenster kunnen worden toegevoegd. Er is veel om uit te kiezen, waaronder GitHub, Jira, Confluence, Wikipedia, YouTube, Azure DevOps en zelfs Stack Overflow.
Net als bij het toevoegen van een app aan een tabblad, moet u voor sommige apps inloggen bij een service om deze te kunnen gebruiken. Om een app te installeren, klikt u erop. Als je de app nog niet eerder in het team hebt geïnstalleerd, zoals in een ander kanaal of de zijbalk, moet je op “Toevoegen” klikken om dit te doen.
De app is nu beschikbaar onder het chatvenster.
Verschillende apps doen verschillende dingen. Met de Wikipedia-app kun je bijvoorbeeld naar een artikel zoeken en dit rechtstreeks in de chat plaatsen.
Klik gewoon op het artikel dat u aan uw chat wilt toevoegen.
Voor diensten die het hele team gebruikt, is dit erg efficiënt. Je kunt Stack Overflow doorzoeken en een antwoord in je kanaal posten, het juiste pull-verzoek van GitHub oproepen, een verhaal van Jira laten zien, enzovoort – allemaal op één plek.
Een app verwijderen
Het verwijderen van een app is eenvoudig, hoewel de methode hiervoor afhankelijk is van waar deze is geïnstalleerd.
Klik met de rechtermuisknop op een zijbalk-app en selecteer vervolgens ‘Verwijderen’.
Voor een chatvenster-app doet u hetzelfde als hierboven: klik er met de rechtermuisknop op en selecteer ‘Verwijderen’.
Voor apps in tabbladen moet je wat dieper graven. Klik op het beletselteken (…) Naast de teamnaam, selecteer “Team beheren” en klik vervolgens op het tabblad “Apps”.
Klik nu op het prullenbakpictogram naast de app die u wilt verwijderen.
Hiermee wordt het voor het hele team verwijderd, ongeacht waar het wordt gebruikt. U kunt een app later altijd opnieuw installeren als u besluit dat u deze opnieuw nodig heeft.
Er zijn veel apps die u in teams kunt installeren, en voor veel ervan is geen account of licentie nodig om ze te gebruiken. Blader er doorheen en kijk wat er nuttig uitziet. Als u veel tijd in Microsoft Teams doorbrengt, zullen apps uw werkdagen veel gemakkelijker en efficiënter maken.