Het beschermen van afzonderlijke cellen in Google Spreadsheets is een uitstekende manier om te voorkomen dat gegevens in uw spreadsheet per ongeluk of opzettelijk worden gewijzigd door iemand die het blad bekijkt. Gelukkig biedt Spreadsheets een handig hulpmiddel om te voorkomen dat mensen cellen in uw document wijzigen.
Cellen beschermen in Google Spreadsheets
Een van de beste functies van Google Spreadsheets (en alle andere Google-apps) is de mogelijkheid voor iedereen met bewerkingsrechten om samen te werken aan documenten in de cloud. Soms wilt u echter niet dat de mensen met wie u een document deelt, specifieke cellen in uw blad bewerken zonder hun mogelijkheid om te bewerken volledig in te trekken. Dit waar het beschermen van specifieke cellen van pas komt.
VERWANT: Deelbare downloadkoppelingen maken voor bestanden op Google Drive
Start uw browser, open een Google-spreadsheet met cellen die u wilt beschermen en selecteer vervolgens de cellen.
Open met de geselecteerde cellen het menu ‘Gegevens’ en klik vervolgens op ‘Bladen en bereiken beveiligen’.
Het deelvenster Beveiligde bladen en bereiken wordt aan de rechterkant weergegeven. Hier kunt u een korte beschrijving invoeren en vervolgens op “Machtigingen instellen” klikken om de beschermingsmachtigingen van de cel aan te passen.
Iedereen die al toestemming heeft om het document te bewerken, mag standaard elke cel op de pagina bewerken. Klik op het vervolgkeuzemenu onder “Beperken wie dit bereik mag bewerken” en klik vervolgens op “Aangepast” om in te stellen wie de geselecteerde cellen mag bewerken.
Onder de lijst met mensen die kunnen bewerken, is iedereen met wie je bewerkingsrechten hebt gedeeld standaard al geselecteerd. Deselecteer iemand waarvan je niet wilt dat ze de geselecteerde cellen kunnen bewerken en klik op ‘Gereed’.
Nu, telkens wanneer iemand zonder toestemming om deze cellen te bewerken, probeert wijzigingen aan te brengen, verschijnt er een prompt met het volgende bericht in Spreadsheets:
VERWANT: De beste add-ons voor Google Spreadsheets
Hoe u een waarschuwingsbericht kunt weergeven bij het bewerken van cellen
Als u liever hebt dat mensen de cellen nog kunnen bewerken, maar in plaats daarvan een waarschuwingsbericht hebben voor iedereen die specifieke cellen probeert te bewerken, kunt u dat ook doen.
Ga vanuit uw Spreadsheets-document terug naar Gegevens> Beveiligde bladen en bereiken in de werkbalk.
Klik vervolgens op de toestemmingsregel die u wilt wijzigen.
Klik op ‘Machtigingen instellen’.
Selecteer ‘Een waarschuwing weergeven bij het bewerken van dit bereik’ en klik vervolgens op ‘Gereed’.
De volgende keer dat iemand een van de beschermde cellen probeert te bewerken, wordt hem in plaats daarvan om dit bericht gevraagd:
Een heel blad in Google Spreadsheets beschermen
Als u een heel blad wilt beschermen zodat niemand behalve u het kan bewerken, is de eenvoudigste manier om het blad met hen te delen, maar hen alleen weergave te geven in plaats van bewerkingsrechten.
Stel dat u het grootste deel van een blad wilt beschermen, maar laat een paar cellen open voor bewerking, zoals u zou doen met een formulier of factuur. In dat geval hebben mensen nog steeds toestemming voor bewerken nodig, maar het zou nogal vervelend zijn om alle cellen op het blad te selecteren, behalve de paar waarop u bewerking wilt toestaan.
Er is een andere manier. U kunt het hele blad beveiligen en vervolgens toegang verlenen tot specifieke cellen.
Open uw document en ga terug naar Gegevens> Beveiligde bladen en bereiken in de werkbalk.
Klik in het deelvenster Beveiligde bladen en bereiken dat aan de rechterkant wordt weergegeven op ‘Blad’, kies een blad uit het vervolgkeuzemenu en klik vervolgens op ‘Rechten instellen’.
En net als in het vorige voorbeeld voor het beschermen van cellen, moet u instellen wie het blad kan bewerken in het venster dat wordt geopend.
Klik op het vervolgkeuzemenu onder “Beperken wie dit bereik mag bewerken” en selecteer “Aangepast” om in te stellen wie het geselecteerde blad mag bewerken.
Onder de lijst met mensen die kunnen bewerken, deselecteert u iedereen voor wie u de bewerkingsrechten van dit blad wilt intrekken en klikt u vervolgens op ‘Gereed’.
Iedereen met toegang tot uw document kan nog steeds openen en de inhoud bekijken van het blad dat u hebt beveiligd, maar ze kunnen geen wijzigingen of bewerkingen aanbrengen in het daadwerkelijke blad.
Uitzonderingen toevoegen aan een beveiligd blad
Bij het beschermen van een heel blad, vergrendelt Google Spreadsheets elke cel. Maar als u slechts enkele cellen bewerkingsrechten wilt verlenen, kunt u aangeven welke zijn bewerkbaar.
Spring terug naar Gegevens> Beveiligde bladen en bereiken vanuit de werkbalk en klik vervolgens vanuit het paneel dat wordt geopend op de beschermde bladregel die u wilt bewerken.
VERWANT: Hoe u een Excel-document in Google Spreadsheets importeert
Schakel vervolgens “Behalve bepaalde cellen” in en voer vervolgens het celbereik in dat u bewerkbaar wilt maken. Klik op ‘Gereed’.
Ten slotte, als iemand probeert om andere cellen te bewerken dan degene die u bewerkbaar hebt gemaakt, zien ze dezelfde prompt als voorheen, met de mededeling dat ze dat niet kunnen doen.
Hoe machtigingsregels te verwijderen
Om een ​​van de toestemmingsregels die u zojuist hebt gemaakt te verwijderen, opent u het paneel Beveiligde bladen en bereiken door naar Gegevens> Beveiligde bladen en bereiken te gaan. Klik hier eenmaal op de regel die u wilt verwijderen.
Klik vervolgens op de prullenbak naast de beschrijving van de regel.
U wordt gevraagd om te bevestigen dat u het beschermde bereik wilt verwijderen of niet. Klik op ‘Verwijderen’.
Nadat het beschermde bereik is verwijderd, kan iedereen die bewerkingstoegang tot uw spreadsheet had, de inhoud bewerken in de cellen / bladen die eerder waren beveiligd.