Het doorzoeken van e-mails naar bijlagen kan tijdrovend en vervelend zijn. Gelukkig heeft Microsoft een “Bestand” -weergave in Outlook Online waarmee u gemakkelijk elk document kunt vinden waarnaar u op zoek bent. Dit is hoe het werkt.
Microsoft Outlook is van oudsher een amalgaam van e-mail, agenda, mensen en taken, maar dat laat een belangrijk onderdeel weg: gegevens. Als u de Outlook-desktopclient gebruikt, beschikt u over krachtige zoekopties om die kloof te dichten. Als het om bijlagen gaat, is er een speciale optie “Heeft bijlagen” in het tabblad “Zoeken”, specifiek voor bestanden die u hebt verzonden of ontvangen.
Outlook Online heeft geen lint, maar u kunt nog steeds naar bijlagen zoeken door op de pijl in het vak “Zoeken” te klikken en het selectievakje “Bijlagen” in te schakelen.
Microsoft is een stap verder gegaan in Outlook Online en heeft een speciale bestandsweergave geïntroduceerd voor Microsoft 365 / Office 365-abonnees en Outlook Live-accounts.
U kunt deze weergave openen door op het pictogram “Bestanden” in de linkerbenedenhoek van Outlook te klikken. Standaard staat het tussen de pictogrammen “Mensen” en “Taken”.
Als u het niet kunt zien, maar u heeft in plaats daarvan een pictogram met drie stippen, klikt u op het pictogram met drie stippen en vervolgens op de optie “Bestanden” in het menu dat wordt weergegeven.
De standaardweergave toont u alle bestanden, met een pictogram dat u het bestandstype, het onderwerp, de afzender, de datum van ontvangst of verzending toont, en de map waarin de e-mail met de bijlage wordt bewaard.
Op een ietwat vreemde manier worden afbeeldingsbestanden niet weergegeven in deze standaardweergave. Om deze weer te geven, kunt u ofwel op “Files x” klikken om alle bestanden te tonen inclusief afbeeldingen of klik op de optie “Foto’s” in de zijbalk om ze weer te geven enkel en alleen afbeeldingen.
Standaard worden de bestanden weergegeven in een lijstweergave, maar u kunt op “Weergeven” klikken en overschakelen naar “Tegelsweergave” om de bestanden in plaats daarvan als miniaturen weer te geven.
Dit is waar de “Foto’s” -optie goed van pas komt, omdat het veel gemakkelijker is om de afbeelding te vinden die u zoekt.
Om een bijlage te openen, dubbelklikt u erop in de lijst Bijlagen, en het zal een paneel openen met een voorbeeld van de bijlage en de e-mail waaraan deze was gehecht.
Vanaf hier kunt u het bestand downloaden en verschillende andere acties uitvoeren, afhankelijk van het bestandstype, en de standaardacties uitvoeren die u normaal gesproken met de e-mail zou kunnen doen, zoals Beantwoorden, Doorsturen, enzovoort.
Als u alleen een bijlage wilt zoeken en deze wilt downloaden of afdrukken, kunt u deze stap overslaan en deze rechtstreeks vanuit de lijst downloaden of afdrukken. Klik op het menupictogram met drie stippen naast de bestandsnaam en kies de juiste actie in het menu.
U kunt ook het item selecteren door op de cirkel links ervan te klikken en dezelfde opties verschijnen op de werkbalk.
Dit is ideaal om meerdere bestanden tegelijk te downloaden, aangezien u met deze methode zoveel bestanden kunt selecteren als u wilt.
Als u klaar bent met uw bestanden en u wilt terugkeren naar uw e-mails, klikt u op het pictogram “Mail” linksonder in Outlook.
De bestandsweergave is een goede aanvulling op Microsoft Outlook Online. Het is gemakkelijk te gebruiken, snel en u kunt uw bijlagen op een gebruiksvriendelijke manier beheren, die absoluut verfijnder is dan alleen door zoekresultaten te selecteren.
