Veel kleine bedrijven gebruiken hun persoonlijke mobiele telefoon om werkgerelateerde telefoongesprekken te voeren. Sommigen gebruiken misschien zelfs oude vaste nummers voor hun belbehoeften. Hoewel het logisch is om uw mobiele telefoon te gebruiken, en het eng kan zijn om iets te veranderen, kan het nodig zijn om een bedrijf te bezitten in de 21e eeuw een upgrade nodig hebben.
Het alternatief voor persoonlijke gsm’s en vaste lijnen is VoIP, of Voice over IP, wat uw bedrijf een professionelere uitstraling en een concurrentievoordeel geeft. Als u uw persoonlijke telefoon van uw werk wilt scheiden, maar u weet niet zeker of dit de beste beslissing is, zoek dan niet verder. We zullen enkele van de redenen bespreken waarom u de juiste keuze heeft gemaakt.
De traditionele manier: zorg voor een aparte regel
Als u heeft besloten uw persoonlijke telefoon niet langer voor uw bedrijf te gebruiken, was de traditionele manier om een nieuw nummer te krijgen, gewoon een aparte lijn te krijgen. Dat betekent dat u contact moet opnemen met het telefoonbedrijf, hen vraagt om een nieuwe lijn naar uw huis te runnen (meestal inclusief instelkosten), en vervolgens elke maand extra moet betalen voor de nieuwe lijn. U betaalt $ 20-30 per maand aan de lage kant voor een particuliere lijn, en in het bereik van $ 60 + per maand voor een zakelijke lijn. Dit is nog steeds een optie, maar het probleem is dat uw zakelijke telefoonnummer nu is gekoppeld aan uw huis- of kantoorlocatie en alleen kan worden beantwoord als u fysiek aanwezig bent. Zelfs als u een goedkope vaste lijn kunt krijgen, is deze optie niet handig.
Omdat het 2018 is en meer mensen mobiele telefoons hebben zonder zelfs maar een vaste lijn te hebben, is je tweede optie om gewoon een tweede telefoon te kopen en die bij je te dragen. Talloze eigenaren van kleine bedrijven doen dit door twee iPhones bij zich te hebben en constant tussen beide te wisselen. Deze oplossing werkt en stelt u in staat om de zakelijke telefoonlijn overal te beantwoorden, maar het is niet erg goedkoop. De kosten van een dure telefoon plus het geld voor de extra lijn lopen erg snel op – bijvoorbeeld, een iPhone van $ 699 plus ongeveer $ 30 per maand voor een extra lijn is uiteindelijk meer dan $ 1000 over een jaar. Niet de beste manier om te gaan.
De betere manier: Voice over IP of VoIP
Nu we in de tijd zijn van altijd verbonden internettoegang vanaf elk apparaat, hoeft u de traditionele telefoonnetwerken niet meer te gebruiken. We kunnen telefoneren via internet die niet alleen goedkoper en onbeperkt zijn, maar ook duidelijker klinken dan een traditionele telefoon, zodat u beter begrijpt wat uw klanten zeggen.
VoIP kan niet alleen worden gebruikt om fysieke telefoons op uw bureau van stroom te voorzien, maar kan ook worden gebruikt als een app op uw huidige telefoon waarmee u vanaf elke bestaande telefoon kunt bellen en gebeld kunt worden, en dat alles voor een fractie van de kosten.
Heeft u meer dan één telefoonlijn nodig voor uw bedrijf? Het is geen probleem met VoIP, u upgrade gewoon uw abonnement en sluit extra telefoons aan op uw netwerk, of configureert de apps op uw computer of telefoon.
En als u uw bedrijf upgradet van een vast of mobiel nummer, kunt u uw huidige nummer meestal overzetten naar het VoIP-systeem zodat uw contacten u kunnen bereiken.
VoIP heeft enorme voordelen ten opzichte van traditionele telefoons
De kosten zijn de grootste reden waarom mensen ervoor kiezen om over te schakelen naar VoIP, maar het is niet het enige waar u rekening mee moet houden: er zijn ook geweldige functies die u tijd en geld besparen, en die zijn simpelweg niet mogelijk met de traditionele telefoonlijnopties die beschikbaar zijn voor kleine bedrijven.
Grote bedrijven hebben het budget om een complex telefooncentralesysteem op te zetten en te onderhouden met een receptioniste en uitbreidingen voor elk bureau. Maar u hoeft zich daar geen zorgen over te maken door VoIP te gebruiken, dat deze functies en nog veel meer heeft, ingebouwd tegen een laag maandelijks bedrag.
- Gesprek doorverbinden kan op al uw apparaten overgaan, kan op meerdere telefoons tegelijk overgaan en u kunt regels instellen om oproepen alleen tijdens bepaalde uren door te schakelen.
- Auto-receptionisten laat uw bedrijf professioneler klinken.
- Automatische oproepopname kan alle inkomende en uitgaande oproepen opnemen.
- Extensies laat u een enkel hoofdnummer gebruiken om iedereen te bereiken (er zijn nog steeds directe lijnen voor elke persoon).
- Vergaderen kunt u uw klanten een nummer geven om in te bellen, zodat iedereen gemakkelijk op dezelfde conferentielijn kan zijn.
- Krachtige voicemail stuurt u e-mails met de voicemail en kan deze zelfs naar tekst transcriberen.
- Faxen via internet voor het geval u zaken moet doen met de overheid of een andere industrie die de tijd niet heeft ingehaald.
- En letterlijk tientallen andere functies en integraties in de rest van uw bedrijf.
Het is 2018, alles staat binnenkort in de cloud, dus waarom niet je zakelijke telefoon? VoIP is niet alleen het beste dat momenteel op de markt is, het is de toekomst van alle telefoons.
Hoe u een zakelijk telefoonabonnement kiest
Nu u alles weet over de voordelen van VoIP, is het tijd om een zakelijk telefoonabonnement te kiezen, en dat is waar het lastig wordt omdat er veel oplossingen zijn, en geen van hen is per se geschikt voor iedereen. Maar gelukkig hebben we ervaring met het runnen van een bedrijf, dus hier zijn onze aanbevelingen op basis van wat we weten.
Als je voor een heel groot bedrijf werkt, krijg je waarschijnlijk een oplossing van een groot bedrijf als Cisco of Avaya, maar die systemen werken niet voor iedereen, en zijn meestal zeker geen goede keuze voor een klein bedrijf.
Beste algemeen: RingCentral Office
Als u op zoek bent naar de beste oplossing voor de beste prijs, dan is RingCentral Office zeker degene die we zouden kiezen. En in feite is RingCentral het telefoonsysteem dat we al jaren gebruiken op How-To Geek HQ voor onze backend-operaties. Het komt vrij zelden voor dat we een service rechtstreeks aanbevelen, maar we gebruiken deze.
Een van de andere voordelen van RingCentral is dat het feitelijk eigendom is van Cisco en AT&T, wat betekent dat het niet een of andere nachtdienst is die zal verdwijnen. Ze zijn hier om te blijven.
RingCentral heeft alle functies die u van een telefoondienst mag verwachten, inclusief lokale nummers, onbeperkt bellen en sms’en, mobiele apps voor iPhone en Android, voicemail naar e-mail, extensies, automatische assistenten en alle andere functies die u nodig heeft.
En als u wilt upgraden, kunt u zelfs een 800-nummer krijgen voor uw bedrijf, hoogwaardige bureautelefoons en vergaderruimtetelefoons van Cisco en andere leveranciers gebruiken of integreren met Microsoft, Dropbox, Google, Box, Salesforce, Zendesk, desk.com , en veel meer.
En met abonnementen vanaf $ 20 per maand met een gratis proefperiode, is het zelfs goedkoop genoeg voor een bedrijf met slechts één persoon.
De andere keuzes: Vonage for Business, eVoice en Skype for Business
Er zijn natuurlijk tal van andere VoIP-providers om uit te kiezen. Vonage for Business is een behoorlijk solide alternatieve oplossing, hoewel hun prijsmodel wat verwarrend is en je een consultatie nodig hebt. Ze hebben de meeste van dezelfde functies die u nodig zou hebben, en ze zijn een herkenbare merknaam. We hebben Vonage in het verleden gebruikt en hebben nooit problemen gehad met de service.
Er is ook eVoice, dat geen hardware-telefoonopties heeft en eigenlijk duurder is om mee te beginnen. Ze hebben veel van de andere functies, zoals extensies, automatische assistenten, 800-nummers en voicemail naar e-mail, maar over het algemeen zou je beter af zijn met RingCentral of Vonage for Business, omdat die pakketten beter schalen en je fysieke telefoons geven in plaats van gewoon een simpele app op je telefoon.
Ten slotte kunt u proberen Google Voice of Skype voor Bedrijven te gebruiken, maar deze hebben niet alle functies die u van een zakelijk telefoonsysteem zou verwachten, en u gebruikt alleen een app om al uw oproepen te plaatsen. U verliest de professionele aspecten van een automatische assistent, uitbreidingen en schaalbaarheid voor een aantal lijnen naarmate uw bedrijf groeit.
