E-mails zijn voor velen handig, maar door een breed scala aan handicaps kan het formaat voor veel van onze vrienden, familie en collega’s moeilijk te gebruiken zijn. Zorg ervoor dat uw e-mails volledig toegankelijk zijn door de ingebouwde toegankelijkheidscontrole van Microsoft Outlook te gebruiken.
Toegang krijgen tot de toegankelijkheidscontrole in Outlook
Met de toegankelijkheidscontrole van Outlook kunt u uw e-mails scannen op verschillende problemen die problemen kunnen opleveren voor mensen met een handicap. De tool zoekt naar zaken als afbeeldingen die de alternatieve tekst missen waarop mensen die een schermlezer gebruiken, vertrouwen om de afbeelding van afbeeldingen te begrijpen. Het zorgt ervoor dat tabellen eenvoudige structuren hebben die door ondersteunende technologie kunnen worden genavigeerd, controleert uw kopstijlen om navigatie te vereenvoudigen en zorgt er in het algemeen voor dat uw e-mail de best practices voor toegankelijkheid volgt.
Om een e-mail van Microsoft Outlook te controleren op toegankelijkheidsproblemen, klikt u tijdens het opstellen van een e-mail op het tabblad “Controleren” op het lint en selecteert u “Toegankelijkheid controleren”. Deze knop bevindt zich aan het einde van de balk, dus als uw e-mailvenster niet op volledig scherm is, moet u mogelijk op de drie horizontale stippen aan de rechterkant klikken om toegang te krijgen tot deze knop. Als u Outlook op een Mac gebruikt, vindt u de knop “Toegankelijkheid controleren” onder het tabblad “Opties”.
Er verschijnt een nieuw toegankelijkheidsvenster aan de rechterkant van uw e-mailvenster met alle fouten, waarschuwingen, tips of suggesties die het tot nu toe voor deze e-mail heeft gevonden. Klik op de pijl naast een probleem om een vervolgkeuzemenu te openen dat u naar de specifieke gevallen leidt waarin dit probleem zich voordoet.
Verderop in dit deelvenster vindt u aanvullende informatie over dit specifieke probleem, waarom u het misschien wilt oplossen en enkele eenvoudige stapsgewijze instructies voor het oplossen ervan. Als u meer wilt weten over specifieke regels die worden gebruikt door de toegankelijkheidscontrole in Outlook of in andere Microsoft-toepassingen zoals Word, Excel en PowerPoint, bezoek dan de documentatie van Microsoft over dit onderwerp.
Toegankelijke e-mails aanvragen in Outlook
Door de toegankelijkheidsinstellingen van Outlook te gebruiken, kunt u specifiek toegankelijke inhoud opvragen bij de mensen die u e-mails sturen. Om deze instelling te activeren, moet u door de Outlook-webapp navigeren via een webbrowser en inloggen op uw Outlook-account. Open het tandwiel ‘Instellingen’ in de rechterbovenhoek en selecteer vervolgens ‘Alle Outlook-instellingen weergeven’.
Selecteer het tabblad ‘Algemeen’ aan de rechterkant en selecteer ‘Toegankelijkheid’. Zorg ervoor dat het vakje ‘Afzenders vragen om toegankelijke inhoud te verzenden’ is aangevinkt en klik vervolgens op ‘Opslaan’.
Eenvoudig is meestal beter als het gaat om het creëren van toegankelijke digitale inhoud. De toegankelijkheidscontrole van Outlook geeft u meer inzicht in hoe u betere e-mails voor uw publiek kunt maken, en helpt u bij het oplossen van andere kleine problemen die voor anderen grote problemen zouden kunnen opleveren.
