De meesten van ons hebben altijd een stapel e-mails die we hebben uitgesteld om te beantwoorden. Er zijn er tenslotte maar zo veel die u per dag kunt lezen en verzenden. Gelukkig biedt Gmail een reeks tools die een handje kunnen helpen bij het opstellen van e-mails.
Vul uw e-mails automatisch in
De Smart Compose-tool van Gmail is als automatisch aanvullen voor e-mails. Het leert hoe u uw e-mails schrijft en probeert uw zinnen af te maken. Dit vergroot de snelheid waarmee u een bericht opstelt en stelt u in staat meer reacties in minder tijd te verzenden. De suggesties verschijnen terwijl u typt, met slechts een toetsaanslag, u kunt de suggestie accepteren of negeren.
Smart Compose werkt het beste voor voor de hand liggende invoer. Als de naam van uw ontvanger bijvoorbeeld Susan is, kan hij aan het begin automatisch ‘Hallo Susan’ toevoegen.
Om Smart Compose in te schakelen vanaf de Gmail-website, logt u in en klikt u vervolgens rechtsboven op het tandwielpictogram. Klik vervolgens op ‘Alle instellingen weergeven’.
Scrol omlaag naar het gedeelte ‘Smart Compose’ op het tabblad ‘Algemeen’ en klik vervolgens op het keuzerondje naast ‘Schrijfsuggesties aan’.
Smart Compose kan ook inspelen op uw persoonlijke schrijfstijl, maar dat betekent dat er meer gegevens worden verzameld door Google. Om u aan te melden, selecteert u het keuzerondje naast ‘Personalisatie aan’ in het gedeelte ‘Smart Compose-personalisatie’.
Klik onderaan op “Wijzigingen opslaan” om uw selecties toe te passen.
Start de Gmail-app op uw iPhone, iPad of Android-apparaat. Tik linksboven op het hamburgermenu om het zijbalkmenu te openen.
Scrol omlaag naar de onderkant van de lijst en tik op ‘Instellingen’.
Tik op uw e-mailadres. Tik op het volgende scherm op het selectievakje naast de optie “Smart Compose”.
Telkens wanneer u een e-mail typt, worden de suggesties van Gmail in lichtgrijs weergegeven. Om een suggestie te selecteren, veegt u er naar rechts over of drukt u op Tab.
Sla typen helemaal over met slimme antwoorden
Een groot aantal e-mailreacties vereist slechts een paar woorden. Vaak hoeft u alleen maar een tijd te bevestigen met een ‘klinkt goed’ of een snel ‘heel erg bedankt’ te sturen. Met Smart Reply van Gmail kun je het typen van snelle zinnen als deze helemaal overslaan.
Op basis van de tekst in de e-mail die je hebt ontvangen, kan Gmail drie standaardantwoorden aanbevelen. Als iemand je bijvoorbeeld een uitnodiging voor een etentje stuurt, stelt Gmail iets voor als: ‘Ik kom eraan’, ‘Sorry, ik red het niet’ of ‘Ik kijk er naar uit’. U kunt een van deze kiezen en onmiddellijk reageren zonder een enkel woord te typen.
Ga op je computer naar de Gmail-website en log in. Om Smart Replies in te schakelen, klik je op het tandwielpictogrammenu> Alle instellingen bekijken> Algemeen. Klik in het gedeelte ‘Slim beantwoorden’ op het keuzerondje naast ‘Slim antwoord aan’.
Open in de Gmail-app op je iPhone, iPad of Android-apparaat het zijmenu door op het hamburgermenu te tikken. Ga naar Instellingen> [your email address]en tik vervolgens op het selectievakje naast ‘Slim antwoord’.
Kort nadat je Slim beantwoorden inschakelt, geeft Gmail drie automatisch gegenereerde antwoorden weer onder de tekst in elke inkomende e-mail.
Hergebruik uw meest verzonden tekst met sjablonen
Veel mensen sturen om de paar dagen terugkerende e-mails, zoals wekelijkse projectstatusupdates of betalingsherinneringen. Met Gmail kunt u deze in sjablonen veranderen, zodat u ze niet elke keer opnieuw hoeft te typen.
U kunt echter alleen sjablonen maken en toevoegen op de Gmail-website. Eerst moet u deze functie inschakelen in het menu Instellingen. Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek en klik vervolgens op Alle instellingen bekijken> Geavanceerd. Selecteer in het gedeelte ‘Sjablonen’ het keuzerondje naast ‘Inschakelen’.
Om een nieuwe sjabloon op te slaan, keert u terug naar uw Postvak IN en klikt u op het plusteken (+) aan de linkerkant om een nieuwe e-mail op te stellen. Typ de tekst en het onderwerp dat u normaal gesproken gebruikt voor uw terugkerende e-mail. Laat het veld “Ontvangers” leeg als u deze e-mails niet elke keer naar dezelfde mensen stuurt.
Als je concept klaar is, klik je op de drie stippen rechtsonder. Klik op Sjablonen> Concept opslaan als sjabloon en selecteer ‘Opslaan als nieuwe sjabloon’. Typ een naam voor uw sjabloon en klik op ‘Opslaan’.
De volgende keer dat u uw terugkerende e-mail moet verzenden, klikt u op het plusteken (+) om een nieuwe e-mail op te stellen. Klik op de drie stippen onderaan, plaats de muisaanwijzer op ‘Sjablonen’ en selecteer vervolgens uw sjabloon.
Maak een e-mailhandtekening
U kunt ook elke dag een paar minuten extra besparen als u uw naam niet aan het einde van al uw e-mails hoeft te typen. Gelukkig kun je in Gmail een handtekening maken die automatisch aan het einde van al je e-mails wordt toegevoegd.
Log in op de Gmail-website en klik op het tandwielpictogram. Ga vervolgens naar Alle instellingen> Algemeen. Klik in het gedeelte ‘Handtekening’ op ‘Nieuwe maken’.
Geef uw handtekening een naam en selecteer ‘Maken’. U kunt ook verschillende handtekeningen opslaan voor nieuwe e-mails en antwoorden. Typ in het tekstvak en pas uw handtekening aan met opmaakhulpmiddelen.
Onder het tekstvak ziet u de vervolgkeuzemenu’s ‘Voor nieuwe e-mails gebruiken’ en ‘Bij beantwoorden / doorsturen’. Kies de handtekening die u voor elk van deze wilt gebruiken en klik vervolgens op ‘Wijzigingen opslaan’.
Nu zullen uw e-mails automatisch uw handtekening bevatten.
