Als u niet op kantoor bent, moet u uw zakelijke e-mails stevig achterlaten. Om u een pauze te gunnen, kunt u afwezigheidsberichten in Gmail instellen om mensen te laten weten dat u afwezig bent. Hier is hoe.
Stel een afwezigheidsbericht in Gmail Online in
De eenvoudigste manier om een afwezigheidsbericht in Gmail in te stellen, is door dit te doen vanaf uw Windows-pc of Mac. U moet zijn aangemeld bij uw Google-account om dit te kunnen doen.
VERWANT: De complete gids voor Gmail
Ga naar de Gmail-website en klik op het tandwielpictogram “Instellingen” in de rechterbovenhoek om te beginnen. Selecteer in het menu “Snelle instellingen” dat verschijnt de optie “Alle instellingen weergeven”.
Hiermee gaat u naar het instellingengedeelte van Gmail voor uw account. Scrol omlaag naar de onderkant van het tabblad “Algemeen” totdat u de opties voor “Vakantiereactie” ziet.
In bepaalde landen, zoals het VK, wordt dit gebied in plaats daarvan “Automatisch antwoord bij afwezigheid” genoemd, wat u zult zien in de onderstaande schermafbeeldingen. Dit komt doordat het VK de term “vakantie” doorgaans niet gebruikt om te verwijzen naar pauzes.
De instellingen blijven echter voor alle landinstellingen hetzelfde.
Bij afwezigheidsberichten wordt automatisch gereageerd op e-mails die u ontvangt, zodat ze erop worden gewezen dat u niet kunt reageren. U kunt het datumbereik instellen dat u ‘afwezig’ of ‘op vakantie’ bent en niet voor uw e-mails in de datumvakken ‘Eerste dag’ en ‘Laatste dag’.
U moet het selectievakje ‘Laatste dag’ inschakelen als u een einddatum wilt inschakelen. Anders blijft Gmail afwezigheidsberichten verzenden totdat u het handmatig uitschakelt.
Zodra het datumbereik is ingesteld, moet u het bericht instellen dat u automatisch wilt verzenden. Geef een onderwerptitel op voor de e-mail in het vak “Onderwerp” en typ vervolgens een bericht in het vak “Bericht”.
Dit tekstvak is een goede plek om aan te geven hoe lang u bijvoorbeeld niet op kantoor bent.
Als je afwezigheidsreacties wilt beperken tot alleen je Gmail-contacten, vink dan het selectievakje ‘Stuur alleen een antwoord naar mensen in mijn contacten’ aan. Met dit selectievakje kunt u bijvoorbeeld niet automatisch antwoorden op mensen die u misschien niet kent of geautomatiseerde e-mails.
Als u klaar bent om het afwezigheidsbericht op te slaan en toe te passen, selecteert u het keuzerondje “Vakantieresponder aan” of het keuzerondje “Automatisch antwoord afwezig aan”, afhankelijk van uw locatie.
Als dit keuzerondje is ingeschakeld en u tevreden bent met uw afwezigheidsbericht, klikt u op de knop “Wijzigingen opslaan” onder aan het scherm.
Hiermee wordt het afwezigheidsbericht geactiveerd dat u hebt ingesteld vanaf 12.00 uur op de door u opgegeven datum. Als u een waarde voor ‘Laatste dag’ instelt, wordt het bericht op die datum om 23:59 uur niet meer verzonden.
Stel een afwezigheidsbericht in Gmail in op mobiele apparaten
Je kunt ook een afwezigheidsbericht instellen in de Gmail-app op je Android-, iPhone- of iPad-apparaat. Deze stappen werken op alle mobiele platforms.
Open om te beginnen de “Gmail” -app op uw telefoon of tablet. Eenmaal geopend, tik je op het menupictogram ‘hamburger’ in de linkerbovenhoek van de app.
Scrol omlaag naar de onderkant van de lijst en tik vervolgens op de optie “Instellingen”.
Tik in het menu “Instellingen” op het Google-account waaraan u een Gmail-afwezigheidsbericht wilt toevoegen.
Het instellingenmenu van uw Gmail-account heeft opties die specifiek zijn voor uw account, inclusief afwezigheidsberichten.
Om een afwezigheidsbericht toe te voegen, tikt u op de optie “Automatisch antwoord bij afwezigheid” of “Automatisch antwoord bij afwezigheid”, afhankelijk van uw landinstelling.
Vervolgens moet u de instellingen voor uw afwezigheidsbericht instellen.
Tik op de schuifregelaar “Vakantiereactie” of “Automatisch antwoord afwezig” om de berichtinstellingen te wijzigen.
Net als bij de Gmail-instellingen voor afwezigheidsberichten in uw desktopbrowser, moet u met behulp van de vervolgkeuzelijsten ‘Eerste dag’ en ‘Laatste dag’ instellen hoe lang u wilt dat het bericht actief is van (en tot). opties.
Als u geen einddatum wilt hebben, stelt u de optie “Laatste dag” in op “Geen”.
U moet ook een onderwerp en bericht toevoegen om naar gebruikers te verzenden. Als je alleen berichten naar je contacten wilt sturen, tik je op het selectievakje ‘Alleen naar mijn contacten verzenden’.
Tik op de optie “Gereed” in de rechterbovenhoek om het bericht op te slaan en toe te passen.
Hiermee wordt uw afwezigheidsbericht mogelijk vanaf 12 uur op de datum die is opgegeven in de opties voor “Eerste dag”. Als je een einddatum instelt, stoppen de berichten die dag om 11:59 uur.