E-mailsjablonen in Microsoft Outlook zijn eenvoudig te maken, maar niet zo gemakkelijk om naar toe te navigeren wanneer u er daadwerkelijk een wilt gebruiken. Gelukkig kunt u een sjabloon maken en deze op het lint vastzetten voor eenvoudigere toegang.
Sjablonen zijn erg handig voor repetitieve e-mails die standaardtekst gebruiken. In Outlook is het eenvoudig om een sjabloon te maken en op te slaan. Om er een te openen, zijn echter heel veel menu-klikken nodig. Het is gemakkelijker om de e-mail gewoon op te slaan in uw map “Concepten” en de inhoud vervolgens te kopiëren en in een nieuwe e-mail te plakken.
Dat werkt, maar u kunt het leven veel gemakkelijker maken als u de sjabloonselectie aan het lint toevoegt. Dit vermindert het aantal muisklikken en stelt u in staat om sjablonen te gebruiken zoals ze bedoeld zijn. Een bibliotheek met handige, vooraf geschreven e-mails die u uit een menu kunt selecteren, bespaart u veel tijd.
Om aan de slag te gaan, laten we u zien hoe u een e-mailsjabloon maakt en vervolgens hoe u een sjablonenkiezer aan het lint toevoegt.
Maak een e-mailsjabloon
Voordat u een sjabloon kunt vastzetten, moet u er een maken. Open Microsoft Outlook en maak een nieuwe e-mail. Pas het naar wens aan.
Sjablonen slaan het onderwerp, de hoofdtekst en eventuele opmaak op, inclusief kleuren, achtergrondafbeeldingen, uw handtekening, enzovoort. Zodra uw sjabloon-e-mail eruitziet zoals u dat wilt, klikt u op ‘Bestand’.
Selecteer ‘Opslaan als’.
Wijzig in het venster “Opslaan als” het veld “Opslaan als type:” in “Outlook-sjabloon (* .oft)” en klik vervolgens op “Opslaan”.
Uw sjabloon is nu klaar voor gebruik.
E-mailsjablonen openen op de Outlook-manier
Om een e-mailsjabloon te openen zoals Outlook van u verwacht, moet u naar het tabblad “Home” navigeren en vervolgens op Nieuwe items> Meer items> Formulier kiezen klikken.
In het venster ‘Formulier kiezen’ moet u het vervolgkeuzemenu ‘Zoeken in:’ wijzigen in ‘Gebruikerssjablonen in bestandssysteem’. Ten slotte kunt u vervolgens dubbelklikken op uw sjabloon om deze te openen.
Er wordt een nieuwe e-mail geopend met de inhoud van de sjabloon. Dit werkt, maar het is geen snel proces. Het is ook gemakkelijk om het menupad te vergeten.
Het wordt veel gemakkelijker om uw sjablonen te openen als u de optie “Formulier kiezen” aan het lint toevoegt.
E-mailsjablonen openen op de gemakkelijke manier
We gaan een nieuwe knop toevoegen aan het tabblad “Home” op het Outlook-lint, zodat we het paneel “Formulier kiezen” rechtstreeks van daaruit kunnen openen.
VERWANT: Nieuwe knoppen toevoegen aan het Microsoft Office-lint
Klik met de rechtermuisknop op een van de tabbladen in het lint en selecteer ‘Het lint aanpassen’ om aan de slag te gaan.
Wijzig in het deelvenster ‘Het lint aanpassen’ het vervolgkeuzemenu ‘Populaire opdrachten’ in ‘Alle opdrachten’.
Scrol omlaag en selecteer ‘Formulier kiezen’.
Om deze knop aan het lint toe te voegen, moet u deze eerst toevoegen aan een van de groepen in de rechterkolom.
We gaan onze knop toevoegen aan het tabblad ‘Home’ in zijn eigen groep naast ‘Nieuw’. Om Outlook te laten weten dat dit is wat u wilt doen, klikt u op ‘Nieuw’ en vervolgens op ‘Nieuwe groep’.
Klik op de nieuwe groep die is toegevoegd en klik vervolgens op ‘Naam wijzigen’. Wijzig de naam in “Sjablonen” (of wat u maar wilt) en klik vervolgens op “OK”.
De naam van de nieuwe groep verandert in hoe u deze ook noemt. De laatste stap is om de knop aan de groep toe te voegen. Selecteer “Kies formulier” in de kolom aan de linkerkant, klik op “Toevoegen” om het toe te voegen aan de groep en klik vervolgens op “OK”.
Uw nieuwe groep, die de knop “Formulier kiezen” bevat, zal nu zichtbaar zijn op het tabblad “Home”.
Nu kun je gewoon op “Kies formulier” klikken om het paneel te openen en jezelf de moeite besparen om door een heleboel menu’s te klikken.