Outlook bevat een Quick Steps-functie waarmee u met één klik meerdere acties op een bericht kunt toepassen. Outlook bevat verschillende standaard Quick Steps, maar u kunt ook uw eigen Quick Steps maken (en de standaardstappen verwijderen als u ze niet nodig heeft). Als u regelmatig dezelfde reeks acties uitvoert, kan het maken van een Quick Step en het toewijzen van een sneltoets u veel tijd besparen. Hier is hoe ze werken.
De standaard QuickSteps
U kunt Quick Steps vinden op het tabblad “Home” van Outlook. Wanneer u voor het eerst start, ziet u daar de standaard Quick Steps. U kunt op elk ervan klikken om de opgenomen acties op een geselecteerd bericht toe te passen.
De standaard snelle stappen zijn:
- Verplaatsen naar?: Opent een venster waarin u een map kunt selecteren waarnaar u het bericht wilt verplaatsen.
- Aan manager: Maakt een doorgestuurde kopie van het momenteel geselecteerde bericht met daarin het adres van uw manager.
- Team E-mail: Creëert een blanco bericht gericht aan de leden van uw team. (Als uw e-mail wordt beheerd door uw werkgever, kan Outlook al weten wie uw manager en teamleden zijn, afhankelijk van hoe uw Exchange-beheerders uw mailbox hebben geconfigureerd. Zo niet, dan moet u deze de eerste keer dat u deze gebruikt snelle stappen.)
- Gedaan: Markeert het bericht als gelezen en voltooid en stuurt het naar een opgegeven map. De eerste keer dat u deze gebruikt, moet u de map opgeven, maar vanaf dat moment onthoudt Outlook uw keuze en stuurt deze elke keer dat u de Quick Step gebruikt naar die map.
- Opnieuw afspelen en verwijderen: Opent een antwoord op het momenteel geselecteerde bericht en verwijdert vervolgens het momenteel geselecteerde bericht nadat u het antwoord hebt verzonden.
Outlook geeft alleen snelle stappen weer die beschikbaar zijn. Als u bijvoorbeeld geen bericht hebt geselecteerd, wordt alleen de snelle stap “Team-e-mail” weergegeven omdat de andere standaardinstellingen werken op een bestaand bericht.
Hoe u een snelle stap maakt
Om een ​​nieuwe Quick Step toe te voegen, klikt u op de optie “Create New” in het vak Quick Steps.
Dit opent een nieuw venster waarin u uw snelle stap een naam kunt geven en de acties kunt kiezen die u wilt uitvoeren.
Wanneer u op het vervolgkeuzemenu “Kies een actie” klikt, krijgt u een lijst met mogelijke acties, die u allemaal extra opties kunnen bieden om te selecteren.
We gaan twee acties toevoegen: een om het bericht naar een map te verplaatsen en een om het als gelezen te markeren.
Selecteer de actie “Verplaatsen naar map” en kies de map waarnaar u berichten wilt verplaatsen.
Klik vervolgens op “Actie toevoegen” om een ​​tweede actie toe te voegen.
Selecteer ‘Markeren als gelezen’ in het vervolgkeuzemenu.
Optioneel kunt u een van de ingebouwde sneltoetsen kiezen en wat tekst toevoegen die moet worden weergegeven wanneer u met uw aanwijzer over de Quick Step beweegt (een korte beschrijving die u herinnert aan de acties die de Quick Step onderneemt, is nuttig).
Klik op “Voltooien” en uw nieuwe Quick Step verschijnt in het Quick Steps-venster in Outlook. Als je de muisaanwijzer op de Quick Step beweegt, zie je de sneltoets die je hebt gekozen en eventuele tooltip-tekst die je hebt ingevoerd.
Nu hoeft u alleen nog maar uw berichten te selecteren en op de nieuwe QuickStep te klikken (of op de sneltoetscombinatie te drukken) om de acties uit te voeren.
Hoe u een QuickStep kunt bewerken of verwijderen
Als u een Quick Step wilt bewerken of verwijderen, klikt u op de kleine pijl rechtsonder in de Quick Steps-groep op het lint.
Dit opent het venster “Snelle stappen beheren”.
Hier heb je de mogelijkheid om te bewerken, dupliceren (waardoor een exacte kopie van de geselecteerde Quick Step wordt gemaakt als je een vergelijkbare wilt maar met een kleine variatie), of om een ​​Quick Step te verwijderen.
U kunt ook de volgorde wijzigen waarin uw Quick Steps op het lint verschijnen of een nieuwe Quick Step maken.
Ten slotte is er de optie ‘Standaardinstellingen herstellen’.
Als u de optie “Standaardinstellingen herstellen” selecteert, worden alle Quick Steps die u hebt gemaakt verwijderd en worden alle standaard Quick Steps die u mogelijk hebt verwijderd, opnieuw gemaakt. Het verwijdert ook alle wijzigingen die u heeft aangebracht in de standaard Quick Steps. Omdat je deze actie niet ongedaan kunt maken, krijg je een waarschuwing te zien. Klik op “Ja” om de reset uit te voeren.
U kunt het venster “Snelle stappen beheren” ook overslaan voor individuele Quick Step-acties door met de rechtermuisknop op een snelle stap in het lint te klikken. Hierdoor wordt een contextmenu geopend waarin u de Quick Step kunt bewerken, dupliceren of verwijderen.
En dat zijn snelle stappen. We hebben niet alle mogelijke acties doorlopen die je aan een Quick Step kunt toevoegen, want er zijn er talloze en het is een vrij intuïtieve interface als je eenmaal weet hoe het werkt. Als u uw Outlook-ervaring efficiënter en minder tijdrovend wilt maken, zijn Quick Steps een geweldige plek om te beginnen.
