Als u op kantoor werkt, is de kans groot dat u veel tijd besteedt aan het omgaan met e-mail, waarschijnlijk in Microsoft Outlook. Het is de moeite waard even de tijd te nemen om Outlook de informatie te laten weergeven die u nodig hebt. Voor e-mail is de beste manier om dit te doen met mapweergaven. Hier is hoe ze werken.
Wat is een mapweergave?
Elke plaats waar u uw e-mail bewaart in Outlook, of het nu de inbox is, verzonden items, archief, verwijderde items of een andere plaats, is een map. Elk van die mappen ziet er standaard hetzelfde uit, met kolommen die metagegevens over de e-mail bevatten, zoals de afzender, onderwerp, ontvangen datum en tijd, enzovoort. Outlook groepeert de e-mails op datum (met de laatste bovenaan), geeft ongelezen berichten op in vetgedrukte blauwe tekst en toont berichten die je hebt gelezen in een normaal zwart lettertype.
Dit is de standaard mapweergave.
Maar u kunt die weergave wijzigen als u dat wilt. U kunt voor elke map een andere weergave maken, of u kunt een mapweergave maken die u bevalt en deze op elke map toepassen. Outlook heeft zelfs enkele alternatieve ingebouwde weergaven waarmee u kunt beginnen.
Hoe u overschakelt naar een andere ingebouwde weergave
Laten we om te beginnen naar een van de andere ingebouwde weergaven gaan door te klikken op Weergave> Weergave wijzigen.
De compacte weergave is de standaardweergave die elke map gebruikt, maar u kunt naar een van de andere twee overschakelen:
- Enkel: Hiermee wordt de groepering Op datum verwijderd en worden al uw berichten in een eenvoudige lijst weergegeven.
- Voorbeeld: Dit (enigszins contra-intuïtief) verwijdert het voorbeeldpaneel.
Hoe u de bestaande weergave kunt aanpassen
U kunt de huidige mapweergave aanpassen door te klikken op View> View Settings.
Dit opent het venster Geavanceerde weergave-instellingen, waar u allerlei dingen aan de weergave kunt wijzigen.
We zullen de weergegeven kolommen en de sorteerinstellingen als voorbeeld wijzigen. Klik op “Kolommen” om het venster Kolommen weergeven te openen.
Selecteer ‘Vermeld’ in de rechterkolom, klik op de knop ‘Verwijderen’ en klik vervolgens op ‘OK’.
Terug in het venster Geavanceerde weergave-instellingen, klik op de knop “Sorteren” om het venster Sorteren te openen.
Kies in het vervolgkeuzemenu ‘Items sorteren op’ de optie ‘Van’ en klik vervolgens op ‘OK’.
Klik nu op “OK” in de geavanceerde weergave-instellingen. De mapweergave is nu gewijzigd, zodat de kolom “Vermeld” is verborgen en de map is gesorteerd op de persoon die de e-mail heeft verzonden.
Dit zijn slechts twee snelle voorbeelden van wat u kunt doen. U kunt veel verschillende kolommen toevoegen of verwijderen, berichten op verschillende manieren groeperen en sorteren, en zelfs de lettertypen en stijlen wijzigen die worden gebruikt om berichten weer te geven. Speel met de verschillende opties om te ontdekken wat het beste voor u werkt.
Pas een weergave toe op andere mappen
Nadat u uw weergave heeft aangepast, kunt u dezelfde weergave op elke andere map toepassen zonder elke map aan te passen. Klik nogmaals op Beeld> Instellingen bekijken en deze keer op de opdracht “Huidige weergave toepassen op andere mappen”.
Selecteer de mappen waarop u de weergave wilt toepassen en klik vervolgens op “OK”.
U kunt zoveel mappen (of submappen) selecteren als u wilt.
Sla een aangepaste mapweergave op
U kunt uw aangepaste weergave ook als sjabloon behouden, zodat u deze in de toekomst op andere mappen kunt toepassen. Klik nogmaals op Beeld> Instellingen bekijken en selecteer de opdracht “Huidige weergave opslaan als nieuwe weergave”.
Dit opent het venster Kopieerweergave, waar u uw weergave een naam kunt geven en kunt kiezen wie de weergave kan zien. Klik op “OK” als je alles hebt ingesteld.
Als u nogmaals op Beeld> Instellingen bekijken klikt, geeft Outlook uw nieuwe weergave weer als een beschikbare optie. Klik op “Weergaven beheren” om alle weergaven te zien waartoe u toegang heeft.
In het venster Alle weergaven beheren kunt u weergaven toevoegen, bewerken en verwijderen, en kunt u de instellingen zien die op elke weergave zijn toegepast.
Creëer een weergave vanuit het niets
Als u een geheel nieuwe weergave wilt maken, klikt u op de knop “Nieuw” in het venster Alle weergave beheren. Dit opent het venster Create a New View.
Selecteer het type basisweergave waarmee u wilt beginnen en klik op de knop “OK”. Het venster Geavanceerde weergave-instellingen wordt geopend en u kunt uw weergave naar wens aanpassen. Als u klaar bent, klikt u op “OK” totdat u teruggaat naar het venster Alle weergaven beheren en vervolgens op “Weergave toepassen” om de weergave toe te passen op de huidige map.
Nadat u een nieuwe weergave heeft gemaakt, kunt u een aanvraag indienen voor elke andere map, deze verder aanpassen of deze gebruiken als basis voor een andere nieuwe weergave.
Aanpassingen verwijderen uit een weergave
Als u enkele aanpassingen aan uw bestaande weergave heeft aangebracht, kunt u gemakkelijk terugkeren naar de bestaande weergave. Dit is een goede manier om dingen uit te proberen zonder dat u zich zorgen hoeft te maken dat u ze ongedaan kunt maken als de wijzigingen niet voor u werken. Klik op Weergave> Weergave opnieuw instellen om niet-opgeslagen aanpassingen uit de huidige map te verwijderen.
Met deze View-tools bij de hand kunt u uw mappen precies zo laten werken als u wilt, en die overvolle berichtenlijst gaan temmen.
