Er zijn momenten waarop het handig kan zijn om alle evenementen in uw agenda tegelijk te zien. Met Outlook kunt u alle gebeurtenissen tussen twee datums exporteren naar één CSV-bestand. Hier is hoe het allemaal werkt.
Wil je weten voor hoeveel zinloze bijeenkomsten Chad van Marketing je het afgelopen jaar heeft uitgenodigd? Vraagt u zich af wanneer uw leidinggevende voor het laatst een één-op-één met u had? Misschien wil je gewoon wat analyses doen van je bestede tijd, zodat je kunt zien waar de dagen naartoe gaan?
Wat de reden ook is, een spreadsheet die kan worden doorzocht, gesorteerd en gefilterd (of in een analyse-app zoals Power BI kan worden gepompt) is vaak de beste manier om gegevens te analyseren en de informatie te vinden waarnaar u op zoek bent.
Outlook maakt het gemakkelijk om uw agenda te exporteren naar een bestand met door komma’s gescheiden waarden (CSV) dat kan worden geopend in Excel, Google Spreadsheets of een willekeurig gegevensanalysepakket.
Open Outlook en klik op Bestand> Openen en exporteren om uw agenda te exporteren.
Kies de optie “Import / Export”.
Selecteer in de import- en exportwizard die wordt geopend “Exporteren naar een bestand” en klik vervolgens op “Volgende”.
Selecteer “Comma Separated Values” en klik op “Next”.
Selecteer nu de optie “Kalender” in de mappenlijst en klik op de knop “Volgende”.
Kies een locatie en bestandsnaam voor uw CSV-bestand en klik vervolgens op “Volgende”.
Klik ten slotte op de knop “Voltooien”. Dit is het einde van de exportwizard, maar omdat u een kalender exporteert, krijgt u de mogelijkheid om de start- en einddatums voor de gewenste gegevens te kiezen voordat de export begint.
Kies een datumbereik en klik vervolgens op de knop “OK”. Elke afspraak binnen dat datumbereik wordt geëxporteerd.
Een paneel met een voortgangsbalk wordt geopend. Afhankelijk van de lengte van het datumbereik en het aantal afspraken kan het exporteren van enkele seconden tot enkele minuten duren.
Zodra het voortgangspaneel is gesloten, is het exporteren voltooid. Navigeer naar waar u de CSV hebt opgeslagen en open deze in uw gewenste programma. U ziet gegevens over elke afspraak in uw agenda binnen het door u gekozen datumbereik.
De gegevens bevatten meer dan we hier hebben laten zien. De organisator van de vergadering, deelnemers, locatie, categorie, gevoeligheid en andere informatie zijn allemaal inbegrepen. Nu kunt u alle gewenste gegevensanalyses uitvoeren.
