Heb je ooit gegevens geanalyseerd in een gedeelde spreadsheet terwijl een andere persoon op hetzelfde moment sorteert of filtert? Met een aangepaste, tijdelijke weergave in Microsoft Excel, stop je de waanzin tijdens het samenwerken.
Hoewel realtime samenwerken in Microsoft Office handig en vaak noodzakelijk is, kan het ook storend werken. Het leidt af wanneer het blad plotseling verandert terwijl u zich op gegevens concentreert. Maar door een tijdelijke weergave te creëren, kunt u uw ogen gericht houden op waar u zich op moet concentreren terwijl anderen hun eigen werk voortzetten. En het beste van alles is dat u die weergave kunt opslaan en opnieuw kunt gebruiken.
Beschikbaarheid van functies en basisprincipes
Microsoft noemt deze Excel-functie Bladweergaven. Hier is een overzicht van de beschikbaarheid en hoe het werkt:
- De functie is beschikbaar in Microsoft Excel 365 voor Windows en Mac, samen met Excel voor het web.
- In de Excel-desktoptoepassing moet u het bestand opslaan in OneDrive, OneDrive voor Bedrijven of SharePoint. De functie wordt anders grijs weergegeven.
- Bewerkingen die u op celniveau aanbrengt, worden opgeslagen, ongeacht de weergave die u gebruikt.
- Bladweergave is alleen beschikbaar voor het actieve werkblad.
Een tijdelijke bladweergave maken
Nu u de basisprincipes van bladweergaven in Microsoft Excel kent, is het tijd om deze functie aan het werk te zetten. Open uw Excel-werkmap en selecteer een blad om de weergave te maken.
Ga naar het tabblad Weergave in de lintbalk. Helemaal links in de rij ziet u een sectie Bladweergave. Klik op ‘Nieuw’.
Je merkt meteen een verschil in het uiterlijk van je blad:
- De kolom- en rijkoppen zijn veranderd in een zwarte achtergrond.
- Tijdelijke weergave wordt weergegeven in de vervolgkeuzelijst Bladweergave in het lint.
- Er is een oogpictogram verschenen naast de naam van de bladtab. Beweeg uw cursor over het pictogram om de huidige naam van de bladweergave te zien.
Als je eenmaal in deze nieuwe tijdelijke weergave bent, kun je aan je blad werken zonder onderbrekingen van anderen die hetzelfde doen. Hiermee kunt u filteren en sorteren zoals u zou doen als u alleen zou werken.
Als iemand anders actief bezig is met het blad met filters en sorteren, wordt u gevraagd of u hun werk of alleen uw eigen werk wilt zien.
Bewaar uw tijdelijke weergave
Een leuke functie van een bladweergave is dat u deze kunt opslaan en dat u er meer dan één per blad kunt opslaan. U kunt dit doen door op “Bewaren” te klikken in het gedeelte Bladweergave van het lint. Hiermee wordt de weergave opgeslagen met een standaardnaam zoals Weergave1, Weergave2, enzovoort.
U kunt de weergave ook opslaan door in de vervolgkeuzelijst Bladweergave op het lint te klikken en deze een eigen naam te geven.
Wisselen of een bladweergave verlaten
Gebruik de vervolgkeuzelijst Bladweergave om op elk moment naar een andere weergave te gaan. Om terug te keren naar de standaardweergave, kiest u die optie in de vervolgkeuzelijst. Om gewoon een weergave te verlaten, klikt u op ‘Afsluiten’.
Andere weergaven in het blad
De weergaven die u gebruikt en opslaat, zijn niet privé. Iedereen met wie u het blad deelt, kan die weergaven zien en gebruiken. En ze kunnen hun eigen weergaven maken. Elk verschijnt in de vervolgkeuzelijst Bladweergave.
Dit is zowel goed als slecht. Het is goed omdat u elk kunt profiteren van weergaven die anderen hebben opgeslagen. Maar het is slecht omdat iedereen van mening kan veranderen, al dan niet doelbewust. Houd dit gewoon in gedachten.
Bladweergaven beheren
Als u een bladweergave wilt hernoemen, dupliceren of verwijderen, klikt u op “Opties” in het gedeelte Bladweergave van het lint.
U kunt weergaven die door alle gebruikers zijn opgeslagen op één plek beheren.
Wanneer u bezig bent met het analyseren van gegevens, het gebruik van filters en sorteeropties, kan een tijdelijke bladweergave in Excel u behoeden voor herwerk terwijl anderen de werkmap tegelijkertijd gebruiken. Als u geïnteresseerd bent in weergaven die in plaats daarvan uw werkmapinstellingen kunnen opslaan, bekijk dan hoe u aangepaste weergaven in Excel gebruikt.
VERWANT: Aangepaste weergaven in Excel gebruiken om uw werkmapinstellingen op te slaan
