Met Microsoft Teams kunt u beveiligde vergaderingen maken, plannen en hosten met een paar van uw klanten of honderden werknemers. Nodig snel alleen de relevante mensen uit of verzamel het hele kanaal in openbare of privésessies.
Hoe u een vergadering maakt in Microsoft Teams
Als u de volledige versie van Teams hebt via een betaald abonnement, kunt u direct een vergadering maken vanaf het tabblad Agenda van de Teams-desktopclient of de Teams-webapp. Navigeer naar het tabblad Agenda aan de linkerkant en druk op de knop “Nu vergaderen”.
Geef uw bijeenkomst een naam die u maar wilt. Gebruik de schakelaars naast de video- en audiopictogrammen om die apparaten naar wens in of uit te schakelen.
Als u uw apparaatinstellingen wilt wijzigen of een testoproep wilt doen voordat u de vergadering start, selecteer “Custom Setup”. Onder ‘Andere deelnamemogelijkheden’ kunt u de vergadering starten met audio uit of een telefoonnummer gebruiken zodat gasten kunnen inbellen bij uw vergadering. Als je klaar bent om te gaan, klik je op ‘Nu deelnemen’.
Zodra de vergadering begint, kunt u onmiddellijk mensen in uw organisatie uitnodigen door hun naam in het veld “Iemand uitnodigen” rechtsboven in te typen. Hoewel u een betaalde licentie nodig heeft voor Teams om een ​​vergadering te organiseren, kunt u iedereen een uitnodiging sturen, of ze nu een abonnement hebben of zich binnen uw organisatie bevinden.
Om mensen van buiten uw organisatie uit te nodigen, klikt u op het pictogram “Links” naast het veld “Iemand uitnodigen”, dat lijkt op twee in elkaar grijpende links, om een ​​uitnodiging naar uw klembord te kopiëren. Deze link is geen gebruiksvriendelijke URL; in plaats daarvan is het een slecht gecodeerde rich-text-hyperlink. Dit betekent dat u het in een rich-text-omgeving kunt plakken zoals een e-mail, maar niet in een vereenvoudigde tekstindeling, zoals sms-berichten.
De zwevende menubalk onderaan geeft u snel toegang tot verschillende informatiepanelen en bedieningselementen. Van links naar rechts kunt u de huidige duur van de vergadering bekijken, uw camera in- en uitschakelen, uw microfoon in- en uitschakelen, uw scherm of verschillende apps delen, toegang krijgen tot meer bedieningselementen zoals opname- en apparaatinstellingen, uw hand opsteken, de tekstchat voor de vergadering bekijken , deelnemers tonen en het gesprek beëindigen.
Hoewel u vergaderingen kunt plannen in de mobiele Teams-app, is deze functie “Nu vergaderen” momenteel niet beschikbaar in de Android- of Apple-versie van de app. Gelukkig kunt u Teams nog steeds gebruiken om audio- en videogesprekken te voeren met iedereen binnen uw organisatie. Om te bellen in Teams, navigeert u naar de startpagina van de mobiele Teams-app en selecteert u Meer> Oproepen> Bellen, voert u de naam van uw contactpersoon in en selecteer de optie “Video” of “Audio-oproep” .
Hoe u een vergadering plant in Microsoft Teams op desktop
U kunt vergaderingen plannen vanaf verschillende plaatsen in de Teams-desktopclient of de Teams-web-app, maar alleen als u de betaalde versie van Teams hebt. De eenvoudigste manier om te zien of uw collega’s beschikbaar zijn, is door de Agenda-functie aan de linkerkant van uw desktop-app te gebruiken. Als u een vergadering maakt met mensen met hectische schema’s, navigeert u naar het tabblad Agenda aan de linkerkant. Dit tabblad wordt niet weergegeven als u de gratis versie gebruikt. Klik op de knop “Nieuwe bijeenkomst” en het formulier Nieuwe bijeenkomst zal verschijnen.
U kunt ook op een open ruimte in uw agenda klikken en hetzelfde nieuwe vergaderingformulier openen. Hoewel het formulier normaal gesproken de voorgestelde vergadertijd standaard instelt op het volgende komende half uur, zal het gebruik van deze methode automatisch de tijd en datum instellen op basis van waar in de kalender je hebt geklikt.
Als u ten slotte een vergadering wilt opzetten met een of meer mensen die in een chat zijn gegroepeerd, opent u het tabblad “Chat” aan de linkerkant. Klik op de knop “Een vergadering plannen” om een ​​nieuw vergaderingformulier te openen waarin iedereen in deze chat automatisch aan de uitnodiging wordt toegevoegd.
Hoe u ook naar het formulier Nieuwe vergadering bent genavigeerd, u kunt nu de rest van de details invullen. Geef uw vergadering een titel, voeg de vereiste of optionele aanwezigen toe, stel de tijd en datum in, kies of en hoe vaak u de vergadering wilt herhalen, specificeer een Teams-kanaal of fysieke locatie en voeg tenslotte eventuele aanvullende details over de vergadering toe aan de tekstvak onderaan.
Als je het moeilijk vindt om een ​​opening voor deze vergadering te vinden in ieders agenda, selecteer dan het tabblad “Planningsassistent” bovenaan en vergelijk de agenda’s van elke vereiste of optionele deelnemer die je aan deze vergadering hebt toegevoegd. Als u klaar bent om de vergadering te plannen, klikt u op ‘Opslaan’.
Hoe u een vergadering plant in Microsoft Teams voor mobiel
Als je een betaald abonnement hebt op de volledige versie van Microsoft Teams, kun je een vergadering plannen via de mobiele app op Android-apparaten en iPads en iPhones. Om een ​​vergadering te plannen, selecteert u het tabblad “Kalender” onder aan uw scherm en tikt u op het pictogram “Een vergadering plannen”.
Hierdoor wordt het formulier Nieuw evenement geopend. Geef hier uw vergadering een titel, voeg deelnemers toe en stel een tijd en datum in. Optioneel kun je deze vergadering delen met een kanaal, zodat iedereen in het kanaal kan deelnemen. U kunt ook een fysieke locatie voor de vergadering instellen, van deze vergadering een terugkerende vergadering maken en desgewenst een beschrijving toevoegen. Als je klaar bent, tik je op het vinkje ‘Gereed’ rechtsboven in dit formulier.
Als je evenement met succes is aangemaakt, ontvang je een tijdelijke melding wanneer je terugkeert naar je Teams-agenda.
VERWANT: Wat is Microsoft Teams en is het geschikt voor mijn bedrijf?
Teams bieden u de flexibiliteit om in een oogwenk geïmproviseerde vergaderingen te creëren en complexe planningen te maken met tientallen personeelsleden met behulp van terugkerende vergaderingen. Vind de balans die het beste werkt voor jou en je collega’s.
