Als u samen met anderen aan een gedeeld Google Spreadsheets-bestand werkt, kunnen mensen soms onverwachte gegevens invoeren of iets dat een formule kapot maakt. Een manier om ervoor te zorgen dat iedereen de gewenste gegevens invoert, is door deze voor hen op te geven in een vervolgkeuzelijst met validatie.
Hoe u een vervolgkeuzelijst maakt
Een vervolgkeuzelijst is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat de gegevens die mensen in uw formulier, toepassing of spreadsheet invoeren, precies zijn wat u verwacht. Het biedt mensen ook een veel snellere manier om die gegevens in te voeren, omdat ze een keuze maken uit een vooraf geconfigureerde lijst die u verstrekt.
Het eerste dat u hoeft te doen, is uw Google Sheets-bestand openen en de cel (len) selecteren waarvoor u een vervolgkeuzelijst wilt gebruiken.
VERWANT: 5 Google Spreadsheets-functies die u moet kennen
Open vervolgens het menu “Data” en selecteer het commando “Data Validation”.
Kies in de vervolgkeuzelijst Criteria ‘Lijst uit een bereik’ of ‘Lijst met items’.
-
Lijst uit een reeks: Een lijst met waarden die zijn geselecteerd uit andere cellen in hetzelfde of een ander blad. Als u bijvoorbeeld de waarden in de cellen B1-B9 op blad 2 wilt gebruiken, typt u
Sheet2!B1:B9om de gegevens die erin staan te laten verschijnen in de vervolgkeuzelijst, of door een van de cellen rechtstreeks in uw werkblad te selecteren. - Lijst van items: Een lijst met vooraf bepaalde gegevensitems. Dit kan tekst of cijfers zijn en u typt elke waarde zelf, gescheiden door komma’s (en zonder spaties). Met deze optie kunt u geen gegevens rechtstreeks uit andere cellen invoegen.
Hier gebruiken we de optie “Lijst met items” en bieden we verschillende numerieke keuzes.
Nadat u de gegevens heeft ingevoerd die u in een vervolgkeuzelijst wilt weergeven, moet u ervoor zorgen dat de optie “Vervolgkeuzelijst in cel weergeven” is ingeschakeld, anders verschijnen de waarden niet in de geselecteerde cellen.
U kunt ook selecteren wat er gebeurt als iemand probeert een waarde in te voeren die niet op de lijst staat. Met de optie “Show Warning” kunnen ze de ongeldige gegevens invoeren, maar deze markeren in het blad (we zullen straks bekijken hoe). De optie “Invoer weigeren” voorkomt dat ze iets invoeren dat niet op uw lijst staat.
En tot slot kunt u de optie “Toon validatie helptekst” inschakelen om mensen een indicatie te geven van wat ze kunnen kiezen in de cellen. Nadat u de optie hebt geselecteerd, typt u de gewenste instructies.
Ga je gang en klik op “Opslaan” als je klaar bent.
Hoe u uw nieuwe vervolgkeuzelijst gebruikt
Als u klaar bent, kan iedereen die het blad gebruikt op de vervolgkeuzepijl in die cellen klikken en een waarde uit de lijst kiezen.
Als u de optie “Toon validatiehulptekst” hebt geselecteerd, verschijnt die tekst telkens wanneer iemand een van de gevalideerde cellen selecteert.
Als iemand een waarde invoert die niet overeenkomt met iets op de lijst en u de optie “Waarschuwing weergeven” hebt ingeschakeld, worden de ongeldige gegevens in de cel gemarkeerd.
Als u uw muis erover beweegt, ziet u waarom het is gemarkeerd.
Als u in plaats daarvan de optie “Invoer weigeren” hebt geselecteerd, krijgen mensen een waarschuwing zoals deze wanneer ze iets proberen in te voeren dat niet op uw lijst staat.
Als u een van de items uit uw vervolgkeuzelijst moet verwijderen of wijzigen, gaat u terug naar Gegevens> Gegevensvalidatie om items uit de lijsten die u hebt gemaakt te bewerken. Het volledig verwijderen van de lijst is net zo eenvoudig als klikken op de knop “Validatie verwijderen” onderaan.
