Als u beperkte schijfruimte of een trage internetverbinding heeft, wilt u misschien beperken wat Outlook downloadt. We hebben u laten zien hoe u de items kunt beheren die Outlook downloadt op basis van de leeftijd van de items, maar dat is niet erg flexibel. Het werkt ook alleen op e-mails in uw mailbox (en, voor Outlook 2016 en later, gemachtigde mailboxen), dus als u toegang heeft tot openbare of gedeelde mappen, of als u veel agenda-afspraken en taken heeft, heeft u deze nodig andere optie. Stap vooruit map synchronisatie, waarmee u de dingen die Outlook downloadt, per map kunt filteren.
VERWANT: Hoe u uw Outlook-account aan iemand kunt delegeren
Notitie: Mapsynchronisatie werkt met alle ondersteunde versies van de Outlook-client wanneer u bent verbonden met een Microsoft Exchange Server, inclusief Hotmail of Outlook.com. Als u verbinding maakt met een andere service, zoals Gmail of een persoonlijke mailserver, kunt u deze opties configureren, maar Outlook negeert ze mogelijk.
U kunt de synchronisatie-opties voor een map openen door op Map> Mapeigenschappen te klikken.
U kunt ook met de rechtermuisknop op de map in het navigatievenster klikken en vervolgens op de opdracht “Eigenschappen”.
Schakel in het eigenschappenvenster van de map naar het tabblad “Synchronisatie”.
Het goede nieuws is dat u op dit tabblad maar één ding hoeft te doen: uw filter maken. Klik op de “Filter” -knop om het filtervenster te openen en aan de slag te gaan.
In het filtervenster kunt u de voorwaarde (of voorwaarden) kiezen waaraan een bericht moet voldoen voordat Outlook het naar deze map kan downloaden. Elke e-mail die niet aan deze voorwaarden voldoet, staat nog steeds op de server en u kunt deze e-mails openen via de Outlook-webapp of Outlook online.
Elke map kan verschillende synchronisatiefilters hebben, dus als u een filter in uw Postvak IN maakt, heeft dat geen invloed op andere mappen. Je moet voor elke map een apart filter maken, dus het heeft alleen zin om dit te gebruiken voor mappen met veel items.
Op dit moment zit mijn inbox vol met e-mails waarin ik in de CC ben geplaatst op dingen die niet zo belangrijk zijn, dus gaan we een filter maken dat alleen e-mail synchroniseert die naar mij is verzonden en waarbij ik de enige persoon ben op de ” Naar ”lijn.
Om dit te doen, voegt u een naam toe aan het vak “Verzonden naar”, schakelt u het selectievakje “Waar ik ben” in en selecteert u vervolgens “de enige persoon op de aan-regel” in het vervolgkeuzemenu aan de rechterkant.
Klik op de knop “OK” en er verschijnt een waarschuwingsbericht.
Dit bericht betekent dat alle e-mails die overeenkomen met uw filter, naar de map worden gedownload en alle e-mails die niet overeenkomen met uw filter, worden verwijderd uit de lokale map. De e-mails die niet overeenkomen, worden niet verwijderd. Ze zijn nog steeds beschikbaar in de Outlook-webapp, en als u uw filter wijzigt of verwijdert, kan Outlook ze opnieuw downloaden.
Klik op “OK” in het bericht en vervolgens op “OK” in het eigenschappenvenster. Start Outlook opnieuw en het filter moet onmiddellijk worden toegepast, hoewel het bij mappen met duizenden e-mails enige tijd kan duren om opnieuw te synchroniseren. Zodra uw mailfilter is gesynchroniseerd, kunt u uw mailbox comprimeren om de ruimtewinst te maximaliseren.
Om het filter te verwijderen, gaat u terug naar het filtervenster en klikt u op de knop “Alles wissen”. Sluit de geopende vensters en start Outlook opnieuw om de wijzigingen toe te passen.
Deze synchronisatietool is geweldig voor gedeelde mailboxen waar u alleen e-mail wilt zien die naar u of uw team is verzonden. U kunt het ook gebruiken om geen e-mails of agenda-evenementen meer weer te geven die ouder zijn dan een bepaalde leeftijd, grote bijlagen weg te filteren, te stoppen met het synchroniseren van e-mails van bepaalde adressen en nog veel meer. De filtercriteria zijn talrijk en gevarieerd, dus als u bepaalde e-mails wilt filteren, zou u een combinatie van filtercriteria moeten kunnen vinden waarmee u dit kunt doen.
