Als de functie Afdruk samenvoegen in Microsoft Word niet werkt of niet formatteert zoals verwacht op uw Windows 11/10-computer, lees dan dit artikel om te leren hoe u dit probleem kunt oplossen.
Afdruk samenvoegen is een van de meest praktische functies van Microsoft Word voor het maken en verzenden van aangepaste bulkdocumenten. Veel gebruikers melden echter dat de gegevens na het uitvoeren van een samenvoegbewerking niet in het juiste formaat verschijnen. In sommige gevallen verdwijnen valutasymbolen, terwijl in andere gevallen getallen decimalen of voorloopnullen verliezen. Soms haalt Mail Merge de gegevens helemaal niet correct op.
Waarom werkt de functie Afdruk samenvoegen niet in Microsoft Word?
Problemen met Afdruk samenvoegen treden meestal op omdat Microsoft Word de onbewerkte gegevens anders leest en de oorspronkelijke opmaak van het bronbestand niet behoudt, vooral bij gebruik van Excel. Dit is een van de meest voorkomende oorzaken van opmaakproblemen in Afdruk samenvoegen. Als het bronbestand open, beschadigd of onjuist gekoppeld is, kan het voorkomen dat Mail Merge de gegevens niet correct ophaalt of records overslaat.
Hoe u kunt oplossen dat de functie Afdruk samenvoegen niet werkt of opmaakt zoals verwacht
Als de functie Afdruk samenvoegen niet goed werkt of de opmaak na het samenvoegen onjuist lijkt, voert u een van de volgende manieren uit om het probleem op te lossen:
- Gebruik opmaakopties in samenvoegvelden
- Wijzig de gegevensverbindingsmethode
- Bereid de gegevensbron voor en schoon deze op
- Werk alle velden bij voordat u de samenvoeging voltooit.
1. Gebruik opmaakopties in samenvoegvelden
Standaard gebruikt Microsoft Word de OLE DB-verbinding om gegevensbronnen (zoals Excel) te koppelen, waarbij de oorspronkelijke opmaak niet behouden blijft. Als gevolg hiervan kunnen datums, valutasymbolen en getalnotaties onjuist worden weergegeven in het samengevoegde document. Opmaakopties zijn speciale codes waarmee u handmatig kunt bepalen hoe de samengevoegde gegevens in het uiteindelijke document verschijnen.
Open uw Mail Merge-document. Druk op de toetsen Alt + F9 om veldcodes weer te geven.
Voeg de juiste opmaakschakelaar toe aan het samenvoegveld.
Als u bijvoorbeeld het Bedrag wilt weergeven met het valutasymbool, scheidingstekens voor duizendtallen en twee decimalen, gebruikt u:
{ MERGEFIELD Amount \# "$#,##0.00" }
Druk nogmaals op de toetsen Alt + F9 om veldcodes te verbergen. Druk vervolgens op de F9-toets of klik met de rechtermuisknop op het veld en selecteer Veld bijwerken om de wijzigingen toe te passen.
Hier volgen enkele algemene opmaakopties voor Afdruk samenvoegen die u moet kennen:
| Categorie | Schakelaar | Wat het doet |
|---|---|---|
| Nummer | \# “#,##0” | Voegt duizend scheidingstekens toe (bijvoorbeeld 1.000) |
| Nummer | \# “#,##0.00” | Voegt scheidingstekens voor duizendtallen en twee decimalen toe (bijvoorbeeld 1.000,00) |
| Nummer | \# “0,00” | Forceert twee decimalen (bijvoorbeeld 100 → 100,00) |
| Munteenheid | \# “$#,##0,00” | Voegt een dollarteken toe met scheidingstekens voor duizendtallen en decimalen |
| Munteenheid | \# “$#,##0” | Voegt valutasymbool toe met scheidingsteken voor duizendtallen. Rondt waarden automatisch af |
| Munteenheid | \# “$#,##0,00;($#,##0,00);’-‘” | Toont negatieven tussen haakjes en een streepje voor nulwaarden |
| Datum | \@ “dd-MMM-jjjj” | Geeft een datum weer, bijvoorbeeld 14 april 2026 |
| Datum | \@ “dd/MM/jjjj” | Geeft datum weer zoals 14/04/2026 |
| Datum | \@ “MMMM d, jjjj” | Geeft de volledige datum weer, bijvoorbeeld 14 april 2026 |
| Tijd | \@ “UU:mm” | Geeft de tijd weer in 24-uursnotatie (bijvoorbeeld 22:45) |
| Percentage | \# “0%” | Converteert getal naar percentage (bijvoorbeeld 10 → 10%) |
| Percentage | \# “0,00%” | Converteert naar een percentage met twee decimalen |
| Tekst | \* Bovenste | Converteert tekst naar hoofdletters |
| Tekst | \* Eerste Kap | Geeft de eerste letter een hoofdletter |
2. Wijzig de gegevensverbindingsmethode
Als de opmaakproblemen aanhouden, gebruikt u DDE in plaats van de standaard OLE DB-verbinding.
DDE (Dynamic Data Exchange) is een verbindingsmethode waarmee Word gegevens uit Excel precies kan lezen zoals deze in het werkblad worden weergegeven. Met deze methode behoudt Word de oorspronkelijke Excel-opmaak.
Open Microsoft Word. Ga naar Bestand > Meer… > Opties. Schakel naar het tabblad Geavanceerd in het venster Word-opties.
Scroll naar het gedeelte Algemeen. Vink het selectievakje Bevestig bestandsformaatconversie bij openen aan. Klik op OK.
Sluit nu uw gegevensbron opnieuw aan.
Ga naar Mailings > Selecteer ontvangers > Gebruik een bestaande lijst.
Blader en selecteer uw Excel-bestand en klik vervolgens op Openen. Selecteer MS Excel-werkbladen via DDE (*.xls) wanneer daarom wordt gevraagd.
Selecteer het werkblad en klik op OK.
3. Bereid de gegevensbron voor en schoon deze op
Problemen met Afdruk samenvoegen zijn vaak afkomstig van de Excel-gegevensbron en niet van Word zelf. Als de gegevens niet correct zijn opgemaakt of inconsistenties bevatten, kan Word deze verkeerd interpreteren, wat kan leiden tot opmaakfouten in het uiteindelijke document.
Open uw Excel-bestand en zorg voor de volgende zaken:
- De eerste rij bevat de juiste kolomkoppen
- Elke kolom heeft een consistent gegevenstype
- Vermijd het combineren van gegevenstypen in dezelfde kolom
- Verwijder extra spaties en verborgen tekens (gebruik indien nodig de TRIM-functie).
- Behoud waar nodig speciale formaten (stel bijvoorbeeld postcodes of ID’s in als tekst om voorloopnullen te behouden)
- Bewaar en sluit het Excel-bestand voordat u Afdruk samenvoegen uitvoert.
4. Werk alle velden bij voordat u het samenvoegen voltooit
Als u wijzigingen aanbrengt in het document of de gegevensbron, worden de velden voor Afdruk samenvoegen mogelijk niet automatisch vernieuwd. Als gevolg hiervan kan de samengevoegde uitvoer verouderde of onjuist opgemaakte gegevens weergeven.
Druk op de toetsen Ctrl + A om het volledige Mail Merge-document te selecteren. Druk vervolgens op toets F9 om alle velden bij te werken. Als er slechts één veld is gewijzigd, klikt u er met de rechtermuisknop op en selecteert u Veld bijwerken.
In sommige gevallen worden door het indrukken van de toets F9 alleen de bestaande velden bijgewerkt, maar worden de bijgewerkte gegevens uit de Excel-bron niet opnieuw geladen. Om er zeker van te zijn dat de nieuwste gegevens worden weergegeven, sluit u zowel het Word-document als het Excel-bestand, opent u vervolgens Word opnieuw en maakt u opnieuw verbinding met de gegevensbron.
Bij Afdruk samenvoegen treedt een fout op wanneer meerdere gebruikers de gegevensbron gebruiken
Als uw gegevensbron voor Afdruk samenvoegen (vooral een Excel-bestand) op een gedeelde locatie is opgeslagen en door meerdere gebruikers tegelijkertijd wordt geopend, kunt u de volgende fout tegenkomen:
Externe tabel heeft niet de verwachte indeling.
Deze fout treedt op omdat Word uitsluitend het Excel-bestand probeert te openen. Als een andere gebruiker dit bestand al gebruikt, krijgt Word mogelijk alleen alleen-lezen toegang, waardoor de Afdruk samenvoegen mislukt.
Om deze fout te verhelpen, zorgt u ervoor dat de Excel-gegevensbron door andere gebruikers wordt gesloten voordat u Afdruk samenvoegen uitvoert. U kunt het bestand ook opslaan als:
- .CSV (door komma’s gescheiden), of
- .XLS (Excel 97-2003-indeling).
Het is minder waarschijnlijk dat deze formaten toegangsconflicten veroorzaken.
Datumnotatie dd/mm/jjjj in Afdruk samenvoegen werkt niet
Als de datumnotatie dd/mm/jjjj niet werkt in Afdruk samenvoegen op uw Windows 11/10-computer, past Word mogelijk zijn eigen standaarddatumnotatie toe in plaats van de notatie van Excel. Om dit op te lossen, klikt u met de rechtermuisknop op het datumveld, selecteert u Veldcodes wisselen en werkt u dit bij naar {MERGEFIELD Datum \@ “dd/MM/jjjj” }. Druk vervolgens op de toets F9 om de wijzigingen toe te passen. Als het probleem zich blijft voordoen, zorg er dan voor dat de Excel-kolom geldige datumwaarden bevat en geen tekst.