Outlook heeft handige tools ingebouwd in de e-mailclient, zoals Clutter, Conversation Clean Up en Focused Inbox, om je inbox netjes te houden. Outlook Online bevat een functie genaamd Sweep, een tool die wordt gebruikt voor het verwijderen of verplaatsen van e-mails met behulp van eenvoudige regels. Dit is hoe het werkt.
Sweep is een tool waarmee u regels kunt instellen voor waar e-mails van specifieke afzenders naartoe moeten worden gestuurd. De Sweep-regels worden eenmaal per 24 uur uitgevoerd en u kunt regels maken in elke gewenste map, niet alleen in de inbox.
De Sweep-tool is beschikbaar op de werkbalk bovenaan Outlook Online. Het verschijnt wanneer u een e-mail selecteert in de map waarin u zich bevindt (behalve berichten van uzelf en Microsoft die u vertellen dat Clutter een aantal berichten heeft verplaatst).
Sweep is een verplaatsingstool, wat betekent dat je opties hebt voor welke e-mails je wilt verplaatsen en een optie om de map te kiezen waarnaar de e-mails worden verplaatst.
Sweep verplaatst standaard alle e-mails van de geselecteerde afzender naar de map Verwijderde items, dus hoewel Sweep een verplaatsingshulpmiddel is, kan het ook worden gebruikt om e-mail te verwijderen.
U kunt “Verplaatsen naar” wijzigen van verwijderde items naar elke gewenste map, inclusief de inbox. Dit betekent dat Sweep niet alleen bedoeld is om uw Postvak IN leeg te maken.
Als u bijvoorbeeld heeft besloten uw e-mails te categoriseren, kunt u Sweep gebruiken om snel alle e-mails van een bepaalde afzender in uw Archiefmap naar een verwerkingsmap te verplaatsen en een categorie op alle e-mails tegelijk toe te passen. Dat zou veel sneller zijn dan het handmatig vinden van de e-mails.
De tweede optie – “Verplaats alle berichten uit de map en eventuele toekomstige berichten” – verplaatst ook alle e-mails van de geselecteerde afzender, maar het zal ook alle toekomstige berichten van die afzender verplaatsen.
Net als bij de eerste optie, heeft de tweede optie meer kracht dan op het eerste gezicht lijkt. Deze optie werkt in elke map, dus u kunt deze gebruiken om uw archiveringssysteem te automatiseren. Stel dat u het soort persoon bent met een bestandssysteem voor hun e-mail. Elke keer dat u een e-mail heeft afgehandeld, moet u deze handmatig naar de juiste map verplaatsen. Maar met Sweep kun je dat automatiseren.
Stel een Sweep-regel in uw Archiefmap in om elke e-mail van een bepaalde afzender naar de juiste map te verplaatsen. Als je vervolgens een e-mail in je inbox hebt afgehandeld, ga je naar het archief en laat je de Sweep-regel het van daaruit naar de juiste map sturen.
De derde optie – “Altijd het laatste bericht bewaren en de rest uit de map verplaatsen” – is een dynamische versie van de tool Conversation Clean Up in de Outlook-client. Die tool wordt handmatig uitgevoerd wanneer u het vraagt, en het is een geweldige tool die we aanbevelen te gebruiken, maar de Sweep-versie wordt automatisch uitgevoerd.
Voor berichten van mensen is deze optie mogelijk niet van toepassing omdat mensen u over verschillende dingen kunnen e-mailen. Maar het is perfect voor herinneringsmails van zaken als een urenregistratiesysteem of regelmatige waarschuwingsberichten.
De laatste optie – “Verplaats altijd berichten ouder dan 10 dagen uit de map” – is geweldig voor iedereen die wordt overspoeld met e-mail die zich in hun Postvak IN verzamelt als slib in een rivierbedding.
Er zijn tal van e-mails die, als u ze niet binnen een week of zo behandelt, helemaal niet in behandeling worden genomen. Waarom zou u ze daarom niet automatisch uit uw Postvak IN verplaatsen?
Als dat u niet goed zit, is deze optie nog steeds handig voor het afhandelen van e-mails die informatie bevatten die in de tijd beperkt is. Ontvang je de komende week e-mails over lokale evenementen? Deze optie is perfect om die op te ruimen. Als je de kans krijgt om ze te lezen, dan is dat prima, je kunt ze zelf afhandelen. Als je dat niet doet, laat Sweep ze dan voor je afhandelen.
Ze hoeven niet te worden verwijderd omdat je ze naar elke gewenste map kunt sturen, dus voucher-deals kunnen worden verwijderd, maar e-mails van de plaatselijke Astronomical Society over dingen die deze week in de lucht gebeuren, kunnen worden gearchiveerd.
Om al uw Sweep-regels te zien en ze desgewenst te verwijderen, klikt u op Instellingen> Alle Outlook-instellingen bekijken.
Open E-mail> Sweep.
Je kunt alle sweep-regels die je hebt gemaakt zien en ze verwijderen.
Over het algemeen is Sweep een verrassend krachtig bewegend hulpmiddel. U kunt het gebruiken om uw inbox overzichtelijk te houden, of als een eenvoudige workflowtool om uw e-mail van map naar map te sturen. We denken dat het een geweldige aanvulling is op het arsenaal van Outlook waarmee je de controle over je e-mail behoudt.
