Met Outlook kunt u op veel manieren mapweergaven maken en aanpassen, zoals het toevoegen en verwijderen van kolommen of het groeperen en sorteren van berichten. U kunt ook regels toepassen om ervoor te zorgen dat Outlook berichten op verschillende manieren weergeeft op basis van hun eigenschappen (zoals de afzender, onderwerpregel of tijdstempel). Dit heet conditionele opmaak. Laten we eens kijken hoe het werkt.
Bijwerken: Een van onze lezers heeft ons erop gewezen dat voorwaardelijke opmaak alleen beschikbaar is in de Windows-versie van Outlook en niet de macOS-versie. Bedankt, Christy!
Aan de slag
Ga naar Beeld> Instellingen bekijken om aan de slag te gaan met het instellen van voorwaardelijke opmaak.
U kunt ook toegang krijgen tot geavanceerde weergave-instellingen door met de rechtermuisknop op de mapkop te klikken en de opdracht “Instellingen weergeven” te selecteren.
In het venster Geavanceerde weergave-instellingen kunt u de mapweergave aanpassen. Klik op de knop “Voorwaardelijke opmaak”.
Dit brengt je naar het Conditional Formatting-venster dat je gaat gebruiken om verschillende regels in te stellen voor hoe berichten worden opgemaakt.
De items die worden weergegeven in de lijst “Regels voor deze weergave” zijn de standaardregels die worden geleverd bij een niet-aangepaste mapweergave. U kunt bijvoorbeeld zien dat “Ongelezen berichten” worden weergegeven in vet, blauw Segoe UI-lettertype met een grootte van 11 punten.
Hoe de regels werken
De “regels” zijn de voorwaarden waaraan een bericht moet voldoen om de opmaak door Outlook te laten toepassen. In de standaardregels wordt bijvoorbeeld de regel “Ongelezen berichten” geactiveerd wanneer een bericht als ongelezen wordt gemarkeerd. Wanneer die regel is geactiveerd, gebruikt Outlook het vetgedrukte, blauwe, 11-punts Segoe UI-lettertype om het weer te geven.
Outlook past regels toe vanaf de bovenkant van de lijst. Regels hoger op de lijst hebben voorrang op regels lager. Hoe werkt dit in de praktijk? Stel dat u twee regels heeft, een bovenaan de lijst die het lettertype in groen verandert en een lager in de lijst die het lettertype in rood verandert. Als een bericht aan de voorwaarden van beide regels voldoet, wordt het lettertype gewijzigd in groen omdat die regel hoger in de lijst staat – de regel die het lettertype op rood instelt, wordt genegeerd.
Met de standaardregels kunt u alleen het lettertype wijzigen. U kunt de standaardregels niet verwijderen, de volgorde verplaatsen of de voorwaarden voor de regel wijzigen. U kunt de standaardregels echter uitschakelen door ze uit te schakelen in de lijst “Regels voor deze weergave”.
Hoe u een nieuwe regel kunt toevoegen
Klik in het Conditional Formatting-venster op de “Add” -knop. Een nieuwe regel genaamd “Zonder titel” wordt aan de lijst toegevoegd. Geef uw regel een naam en klik vervolgens op de knop “Voorwaarde”.
In het filtervenster kunt u beslissen aan welke voorwaarde of voorwaarden de e-mail moet voldoen om te worden opgemaakt.
We gaan hier gewoon een eenvoudig voorbeeld gebruiken en het laten zoeken naar berichten die zijn verzonden door “Rob Woodgate” en het woord “Outlook” in het veld Onderwerp bevatten.
Om dit te doen, klikt u eerst op de knop “Van”, waarmee het adresboek wordt geopend, en selecteert u een contactpersoon.
Vervolgens voegen we “Outlook” toe aan het veld “Zoeken naar het woord / de woorden”, waarbij we ervoor zorgen dat de optie “Alleen onderwerpveld” is geselecteerd in de vervolgkeuzelijst “In”. Klik op “OK” als u klaar bent.
Terug in de voorwaardelijke opmaak, klik op de “Lettertype” -knop.
We gaan ervoor zorgen dat berichten die overeenkomen met het filter dat we hebben ingesteld, paars en vet worden weergegeven. Stel de uwe in zoals u dat wilt, klik op de knop “OK”, klik nogmaals op “OK” om het venster voorwaardelijke opmaak te sluiten en nog een keer om het venster Geavanceerde weergave-instellingen te sluiten.
De regels worden onmiddellijk toegepast. U kunt hieronder zien dat berichten die aan onze voorwaarden voldoen nu vetgedrukt en paars zijn.
Dit is slechts een eenvoudig voorbeeld: u kunt veel voorwaarden toevoegen, zelfs zeer complexe. Terug in dat filtervenster kunt u overschakelen naar het tabblad “Meer keuzes” om een aantal aanvullende voorwaarden te zien die u kunt kiezen.
Hier kunt u ervoor kiezen om een bericht te matchen over of:
- Het heeft een bepaalde categorie toegewezen gekregen
- Het is gelezen of ongelezen
- Het heeft bijlagen of geen bijlagen
- Het is gemarkeerd als hoge, normale of lage prioriteit
- Het is gemarkeerd door jou, door iemand anders, door niemand of gemarkeerd als voltooid
- De tekst waarnaar u zoekt, moet overeenkomen met het hoofdlettergebruik
- Het is een bepaalde maat, groter of kleiner dan een bepaalde maat, of tussen twee maten in
Schakel over naar het tabblad “Geavanceerd” en u kunt complexe voorwaarden creëren.
Op het tabblad Geavanceerd kunt u elk veld overal in Outlook selecteren en een voorwaarde selecteren die u wilt matchen. Dit kan heel eenvoudig zijn, zoals het koppelen van de afzender aan een exact adres, maar je hebt veel opties om uit te kiezen. Stel dat u wilt dat uw regel overeenkomt met de e-mails die u heeft ontvangen. Klik op de knop “Veld”, wijs naar “Datum- / tijdvelden” en klik vervolgens op de optie “Ontvangen”.
Klik op de vervolgkeuzelijst “Conditie” om uw aandoening te kiezen.
De keuzes zijn veel groter dan je zou verwachten:
- Altijd
- Gisteren
- Vandaag
- Morgen
- In de afgelopen 7 dagen
- In de komende 7 dagen
- Vorige week
- Deze week
- Volgende week
- Vorige maand
- Deze maand
- Volgende maand
- Aan
- Op of erna
- Op of voor
- Tussen
- Bestaat
- Bestaat niet
En de andere velden die u kunt kiezen, bieden vergelijkbare hoeveelheden opties.
Selecteer uw voorwaarde, voeg een waarde toe en klik op de knop “Toevoegen aan lijst”.
U kunt zoveel voorwaarden aan de lijst toevoegen als u wilt. Om u een idee te geven van hoeveel velden er zijn, is hier een blik op het menu “Alle e-mailvelden”.
Het menu “Alle contactvelden” heeft meer dan vier kolommen met opties – zoveel dat we het niet in een verstandige schermafbeelding konden passen. We gaan dus niet elk van de velden en voorwaarden doornemen, maar nu weet je waar ze zijn en hoe je ze moet gebruiken.
U kunt meerdere voorwaarden in een regel instellen om dingen zo specifiek te krijgen als u wilt. Wilt u dat Outlook berichten weergeeft in een rood 16pt-lettertype als ze afkomstig zijn van een bepaald contact, ontvangen in de afgelopen zeven dagen, een specifiek woord in het onderwerp bevatten, en een bijlage bijvoegen? Geen probleem.
Hoe u een regel verwijdert
Als u een regel heeft gemaakt en u deze niet meer wilt, kunt u deze eenvoudig verwijderen. Selecteer in het venster Voorwaardelijke opmaak de regel die u wilt verwijderen en klik op de knop “Verwijderen”. Onthoud alleen dat u alleen regels kunt verwijderen die u zelf heeft gemaakt, niet de ingebouwde standaardregels van Outlook.
U kunt zoveel voorwaarden toevoegen als u wilt, en u kunt zoveel regels hebben als u wilt. En zoals we je eerder hebben laten zien, kun je, als je eenmaal de regels voor voorwaardelijke opmaak hebt ingesteld zoals jij dat wilt, de weergave naar een andere map kopiëren, of naar alle mappen als je wilt.
