Niemand vindt het leuk om handmatig tonnen gegevens van gedrukt materiaal in een Microsoft Excel-spreadsheet in te voeren. U kunt tijd besparen, het risico op fouten verkleinen en een vervelende taak elimineren met de functie Gegevens uit afbeelding.
De functie Gegevens uit afbeelding van Excel scant een afbeelding (bijvoorbeeld een tabel met waarden die in een tijdschrift is afgedrukt, een afdruk van financiële transacties of zelfs een schermafbeelding van een tabel van een website) en analyseert deze om de relevante gegevens te vinden. Nadat het u de mogelijkheid heeft gegeven om alle gevonden gegevens te bewerken, importeert het vervolgens alles in uw spreadsheet.
Momenteel is deze functie beschikbaar in Excel voor Mac, iPhone en Android. Het is nog niet bekend wanneer Windows-gebruikers mee kunnen doen.
Stap 1: Verkrijg de gegevens
U kunt een van de drie methoden gebruiken om de gegevens in Microsoft Excel in te voegen: een afbeeldingsbestand, een afbeelding die u naar uw klembord hebt gekopieerd of uw iPhone- of iPad-camera.
In deze stap bespreken we hoe u elk van deze methoden kunt gebruiken om de gegevens te verkrijgen. Daarna begeleiden we u bij het beoordelen en invoegen ervan.
Gegevens uit een afbeeldingsbestand invoegen
Als u een afbeelding hebt opgeslagen met de gegevens die u nodig hebt, is het invoegen ervan een eenvoudig proces.
Open uw spreadsheet in Excel en ga naar het tabblad Invoegen. Klik op ‘Gegevens uit afbeelding’ en selecteer vervolgens ‘Afbeelding uit bestand’.
Blader naar het bestand, selecteer het en klik vervolgens op ‘Openen’.
Gegevens invoegen vanaf uw klembord
Mogelijk ziet u een tabel op een website of in een PDF-bestand op uw computer. U kunt eenvoudig een screenshot van de gegevens maken of deze selecteren en kopiëren om deze op uw klembord te plaatsen. Merk op dat u de schermafbeelding ook als een bestand kunt opslaan en op die manier kunt importeren, maar dit bespaart een stap.
Nadat u de afbeelding op uw klembord hebt vastgelegd, gaat u naar het tabblad Invoegen van Excel, klikt u op ‘Gegevens van afbeelding’ op het lint en selecteert u vervolgens ‘Afbeelding van klembord’.
VERWANT: Snel Mac-screenshots naar het klembord kopiëren
Gegevens invoegen vanaf uw iPhone-camera
Misschien heeft u een gedrukt artikel met de gegevens die u nodig heeft. U kunt de continuïteitscamera van uw iPhone gebruiken om de gegevens vast te leggen en te scannen en deze vervolgens eenvoudig in te voegen.
Klik met de rechtermuisknop op een cel in het Excel-spreadsheet en ga naar “Invoegen vanaf iPhone of iPad” in het menu. Klik in de pop-out op “Documenten scannen” voor uw apparaat.
Uw apparaat zal u vragen het document te scannen. Zodra je het in focus hebt, tik je op de knop Vastleggen en als je tevreden bent met de afbeelding, tik je op ‘Opslaan’.
Stap 2: Bekijk en voeg de gegevens in
Nadat u een van de drie bovenstaande methoden hebt gebruikt om de gegevens vast te leggen, ziet u direct een zijbalk aan de rechterkant van uw Excel-spreadsheet. Hier ziet u de voortgang van het ophalen en analyseren van de gegevens.
Wanneer de analyse is voltooid, toont Excel de afbeelding die u hebt gemaakt bovenaan de zijbalk en toont u de werkelijke gegevens direct eronder. Mogelijk merkt u dat sommige tekens niet correct worden weergegeven, zoals copyright- of geregistreerde symbolen, opsommingstekens en pictogrammen of afbeeldingen.
Excel markeert eventuele twijfelachtige waarden die u kunt bekijken en corrigeren als dat nodig is. U ziet de gegevens die volgens Excel correct zijn in het beoordelingsvak, samen met de locatie in de afbeelding zelf.
U kunt op een bepaald stuk gemarkeerde gegevens klikken om het te corrigeren en het vervolgens accepteren.
U kunt ook op “Review” klikken om door alle gevonden items te bladeren. Breng de gewenste wijzigingen aan en klik voor elke wijziging op “Accepteren” om de beoordeling te voltooien.
Als u klaar bent, wordt de Review-knop grijs weergegeven en bevatten de gegevens geen highlights meer. U kunt vervolgens op “Gegevens invoegen” klikken om de gegevens in uw spreadsheet te plaatsen.
De zijbalk Gegevens uit afbeelding wordt gesloten en u ziet de gegevens in uw blad. Vanaf daar kun je ermee doen wat je wilt!
De volgende keer dat u gegevens van een website of afgedrukt stuk moet vastleggen, onthoud dan deze handige truc voor Microsoft Excel op Mac. En om andere taken te versnellen, leert u hoe u Excel-macro’s kunt gebruiken voor automatisering.
