E-mails kunnen heel snel uit de hand lopen. Als je je Gmail-inbox netjes wilt houden, zorg er dan voor dat je e-mails naar het gewenste inbox-tabblad gaan door er regels voor te maken (zogenaamde ‘filters’). Hier is hoe het moet.
Verplaats e-mails handmatig naar andere tabbladen
Google doet het behoorlijk goed met het sorteren van e-mails tussen de automatisch gesorteerde inbox-tabbladen (primair, sociaal, promoties). Maar misschien wilt u dat een van uw favoriete nieuwsbrieven die steeds weggestopt wordt in het tabblad Promoties, naar het tabblad Primair wordt gestuurd, zodat u deze nooit mist.
Dit is net zo eenvoudig als het slepen en neerzetten van de e-mail van het ene tabblad naar het andere. Log eerst in op uw Gmail-account op uw bureaublad. Nadat u bent aangemeld, klikt u op het tabblad Postvak IN met de e-mail die u wilt verplaatsen.
Sleep vervolgens de e-mail die u wilt verplaatsen naar een ander tabblad. Als een nieuwsbrief bijvoorbeeld doorgaans naar het tabblad Promoties gaat, wilt u deze misschien verplaatsen. Om de e-mail naar het tabblad Primair te verplaatsen, sleept u de e-mail naar het tabblad Primair.
Nadat het is verplaatst, verschijnt er een toastbericht om u te laten weten dat het gesprek naar het bestemmingstabblad is verplaatst. Het zal u ook vragen of u toekomstige berichten van de afzender naar hetzelfde tabblad wilt verplaatsen. Klik op “Ja”.
Nu worden alle toekomstige e-mails van die afzender automatisch gesorteerd op het gewenste tabblad. Als u echter hetzelfde wilt doen voor bestaande e-mails, moet u een filter maken.
Maak e-mailfilters
U kunt filters maken om automatisch e-mails naar verschillende inbox-tabbladen te verplaatsen. Klik hiervoor op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van het venster.
Klik in het menu ‘Snelle instellingen’ op ‘Alle instellingen weergeven’.
Je komt nu in het menu “Instellingen” van Gmail. Klik hier op het tabblad “Filters en geblokkeerde adressen”.
Op het tabblad “Filters en geblokkeerde adressen” zijn er twee secties. Klik in het filtersectie op ‘Een nieuw filter maken’.
Zodra dat is geselecteerd, verschijnt een nieuw menu. Vul hier de criteria in voor de e-mails die u wilt verplaatsen:
- Van: Specificeer de afzender van de e-mail.
- Naar: Specificeer de ontvanger van de e-mail.
- Onderwerpen: Woorden in het onderwerp van de e-mail.
- Heeft de woorden: Berichten die bepaalde trefwoorden bevatten.
- Heeft geen: Berichten die bepaalde trefwoorden niet bevatten.
- Grootte: E-mails die groter of kleiner zijn dan een bepaalde grootte (in bytes, KB of MB).
- Heeft bijlage: E-mails die bijlagen bevatten.
- Geen chats opnemen: Sluit chats uit van het filter.
Nadat u de filtercriteria heeft ingevoerd, klikt u op ‘Filter maken’.
Vervolgens moet u aangeven waar u de e-mail naartoe wilt verplaatsen wanneer aan uw criteria is voldaan. Vink onder aan het venster het vakje naast ‘Categoriseren als’ aan door erop te klikken en selecteer vervolgens de pijl omlaag om een vervolgkeuzemenu weer te geven.
Kies de categorie waarin u de e-mails wilt laten bezorgen. In dit voorbeeld kiezen we voor het tabblad ‘Primair’ Postvak IN.
Opmerking: Dit filter is alleen van toepassing op inkomende e-mails. Als u het wilt toepassen op bestaande e-mails, vinkt u het vakje naast ‘Ook filter toepassen op # overeenkomende gesprekken’ aan door erop te klikken.
Klik ten slotte op ‘Filter maken’.
U ontvangt dan een melding dat uw filter met succes is gemaakt.
Hoewel dit zeker een enorme stap is in de richting van het organiseren van uw inbox, is dit nog maar het begin. Overweeg vervolgens om nieuwe mappen te maken (bekend als “labels” in Gmail) en regels in te stellen om e-mails ook in die labels te plaatsen.
VERWANT: Vergeet Inbox Zero: gebruik OHIO om in plaats daarvan uw e-mails te triage
