De kans is groot dat u steeds weer dezelfde typen Excel-spreadsheets maakt. Het maken van een aangepast sjabloon kan dat proces een stuk soepeler maken.
Wanneer ze worden geconfronteerd met het maken van vergelijkbare spreadsheets, openen veel mensen een bestaand blad, verwijderen de gegevens die ze daar niet willen hebben en slaan het vervolgens op als een ander bestand. Erger nog, sommigen maken het bestand elke keer helemaal opnieuw. Een aangepast sjabloon kan dit een stuk sneller laten gaan. Sjabloonbestanden zijn min of meer hetzelfde als standaard Excel-bestanden, maar de opmaak en standaardinhoud zijn al ingesteld. U gebruikt de sjabloon gewoon om een nieuw Excel-bestand te maken en vult de gegevens in. U kunt vanuit het niets een aangepaste sjabloon maken, of u kunt een bestaande spreadsheet als sjabloon opslaan en deze vervolgens een beetje opschonen. Het enige verschil is of u begint met een nieuw, leeg vel of een blad dat u al heeft gemaakt.
Maak een sjabloon
Voor ons voorbeeld gaan we een sjabloon maken op basis van een bestaande spreadsheet. Hier is een standaardblad dat we bij How-To Geek gebruiken voor onkostendeclaraties.
Het bestand is gewoon een gewoon Excel-bestand dat is opgeslagen met de extensie .xlsx. De onze is al mooi opgemaakt, dus we hoeven alleen de feitelijke gegevens te verwijderen die we niet nodig hebben. Als je een bestaand blad aanpast (of een nieuwe maakt), ga je gang en ruim het op. Stel het basisblad in, voeg uw koppen toe, voeg formules toe, maak cellen op, maak randen, wat dan ook. Kortom, zorg ervoor dat wanneer u een nieuw bestand maakt op basis van de sjabloon, u gewoon kunt beginnen met het typen van gegevens.
Als alles er naar wens uitziet, moet u het bestand als sjabloon opslaan. Open het menu “Bestand” en klik vervolgens op de optie “Opslaan als”.
Selecteer in de vervolgkeuzelijst voor het bestandstype (net onder het tekstvak met de bestandsnaam) de optie “Excel-sjabloon (.xltx)”.
Standaard slaat Excel sjablonen graag op in Documenten Aangepaste Office-sjablonen, maar u kunt ze opslaan waar u maar wilt.
Als u een nog meer georganiseerde aanpak wilt, kunt u de standaardlocatie wijzigen waar Excel sjablonen opslaat. Klik in het menu “Bestand” op de opdracht “Opties”. In het venster “Excel-opties” klikt u op de categorie “Opslaan” in de linkerkolom.
Aan de rechterkant ziet u een vak “Standaardlocatie voor persoonlijke sjablonen” waarin u een pad naar een aangepaste opslaglocatie voor sjablonen kunt typen. Er is om de een of andere reden de knop “Bladeren”, dus typ het volledige pad naar de map die u wilt gebruiken of kopieer en plak de locatie vanuit de adresbalk van de Verkenner.
Gebruik een sjabloon om een nieuw document te maken
Nu u uw sjabloon heeft opgeslagen, kunt u deze gebruiken om nieuwe documenten te maken. En u kunt dit op twee manieren doen.
Als u uw sjablonen opslaat in de officiële map met aangepaste sjablonen die Office gebruikt (of dat nu de standaardlocatie Documenten Aangepaste Office-sjablonen is of u een nieuwe opslaglocatie hebt geconfigureerd in Instellingen), worden die sjablonen beschikbaar op het startscherm van Office. Dat scherm toont standaard aanbevolen sjablonen, maar u kunt sjablonen zien die u hebt opgeslagen door op de link “Persoonlijk” te klikken.
Klik gewoon op de sjabloon die u wilt gebruiken en Excel maakt een nieuw document voor u op basis van die sjabloon.
U kunt ook een nieuw bestand maken op basis van een sjabloon door gewoon op de sjabloon te dubbelklikken in Verkenner. De standaardactie voor sjabloonbestanden is om een nieuw bestand te maken in plaats van het sjabloonbestand te openen, dus dubbelklikken op een sjabloon opent onmiddellijk een nieuw Excel-bestand voor u.
Als u het eigenlijke sjabloonbestand wilt openen om het te wijzigen, kunt u met de rechtermuisknop op het bestand klikken en vervolgens “Openen” kiezen in het contextmenu.
Uiteindelijk lijken sjabloonbestanden functioneel veel op gewone Excel-bestanden. Het grote verschil zit hem in de manier waarop Excel met die bestanden omgaat, zodat u er gemakkelijk nieuwe documenten op kunt maken.
