Gezien het feit dat Microsoft PowerPoint-presentaties over het algemeen vergezeld gaan van tonnen afbeeldingen, gifs, ingesloten video’s, grafieken, grafieken en andere inhoud, is het geen verrassing dat je behoorlijk grote bestanden krijgt. Hier zijn een paar stappen die u kunt nemen om de bestandsgrootte van een presentatie te verkleinen.
Grote bestanden kunnen vervelend zijn. Ze nemen veel kostbare schijfruimte in beslag, vertragen de afspeelprestaties en kunnen ervoor zorgen dat e-mails worden teruggestuurd omdat ze de maximale bestandsgrootte overschrijden. U kunt al deze dingen voorkomen door de bestandsgrootte van uw presentatie te verkleinen.
We hebben het al eerder genoemd, maar het eerste waar u aan denkt als u overweegt om de bestandsgrootte te verkleinen, zijn afbeeldingen – en om een ​​goede reden. Afbeeldingsbestanden kunnen behoorlijk groot zijn. Er zijn stappen die u kunt nemen om de grootte te verkleinen, zoals het comprimeren van de afbeeldingen in de presentatie. Als u vermoedt dat uw PowerPoint-bestand zo groot is door afbeeldingen, lees dan zeker het artikel dat we hebben geschreven over het verkleinen van Office-documenten die afbeeldingen bevatten.
VERWANT: Hoe de grootte van een Microsoft Word-document te verkleinen
We hebben enkele extra tips die u kunt toevoegen als u deze stappen heeft gevolgd, maar toch de bestandsgrootte van uw presentatie moet verkleinen.
Converteer uw presentatie naar het PPTX-formaat
Microsoft heeft het PPTX-formaat uitgebracht in Office 2007. Toch is het niet ongebruikelijk dat PPT-bestanden rondzweven. Dus wat is het verschil tussen een PPT- en PPTX-bestand? De PPTX-versie comprimeert alle inhoud in de presentatie. Als u een PPT-bestand heeft en dit naar een PPTX-bestand converteert, zult u merken dat de bestandsgrootte afneemt.
Het converteren van het bestand is net zo eenvoudig als het indrukken van een knop en het kiezen van het bestandstype. Ga je gang en open je PPT-bestand, ga naar het tabblad “Bestand” en klik vervolgens op “Converteren”.
Windows File Explorer zal verschijnen. U zult zien dat het type Opslaan als is ingesteld als ‘PowerPoint-presentatie’. Dit is het PPTX-bestandstype. Klik op ‘Opslaan’.
Uw PPT-bestand wordt nu geconverteerd naar een PPTX-bestand. Zoals u kunt zien, is de grootte van het bestand verkleind.
HTG-presentatie 2 is ons PPT-bestand en HTG-presentatie 3 is ons PPTX-bestand. Door alleen het bestandstype te converteren, werd de grootte met 335 KB verkleind.
Hoewel dit geen adembenemende daling van de bestandsgrootte is, zijn we erin geslaagd om de bestandsgrootte van een Word-document te verkleinen van 6.001 KB naar 721 KB. Het hangt allemaal af van wat er in het bestand staat. Met een beetje geluk is dit de enige stap die u moet nemen. Als dit niet het geval is, blijf dan lezen.
Voeg uw afbeeldingen in – niet kopiëren en plakken
Het is verleidelijk om een ​​afbeelding in PowerPoint te kopiëren en te plakken in plaats van de invoegfunctie te gebruiken. Dit is geen probleem als u zich geen zorgen maakt over de bestandsgrootte, maar als u dat wel bent, pas dan op voor kopiëren en plakken – het kan uw afbeelding opnieuw formatteren naar BMP of PNG. Waarom is dit een probleem? Beide bestandsindelingen zijn groter dan JPG.
U kunt in de bovenstaande schermafbeelding zien dat het PNG-bestand 153 KB is in vergelijking met het 120 KB JPG-bestand van dezelfde afbeelding. Elke keer dat u een JPG-bestand naar PowerPoint kopieert en plakt, en het wordt geconverteerd naar PNG, voegt u een beetje onnodige bestandsgrootte toe aan de presentatie. Als u de invoegfunctie gebruikt, zorgt u ervoor dat uw afbeeldingen worden ingevoegd zoals bedoeld.
Voer beeldbewerkingen uit in een afbeeldingseditor, niet in PowerPoint
Wanneer u een afbeelding in PowerPoint invoegt, kunt u er het beste voor zorgen dat deze niet hoeft te worden bewerkt. Als het doet bewerkingen vereisen, kunt u dit beter in een afbeeldingseditor doen. Waarom? Wanneer u PowerPoint gebruikt om uw afbeelding te bewerken, worden al deze bewerkingen opgeslagen als onderdeel van de presentatie. Als u bijvoorbeeld een afbeelding in zwart-wit verandert, behoudt PowerPoint ook de afbeelding in kleur. Dat zijn veel extra happen die worden bewaard.
Als u geen afbeeldingseditor heeft (u wel) of als u gewoon PowerPoint moet gebruiken, moet u PowerPoint vertellen dat alle overtollige gegevens die zijn opgeslagen tijdens de bewerkingen moeten worden verwijderd. Het bespaart u niet zoveel ruimte als het werken in een speciale editor, maar het zal wel helpen.
Comprimeer alle afbeeldingen in uw presentatie
U kunt afbeeldingen in PowerPoint een voor een of allemaal tegelijk comprimeren. Als u het laatste wilt doen, kunt u het volgende doen.
Open uw presentatie, ga naar het tabblad “Bestand” en selecteer vervolgens “Opslaan als” in het linkerdeelvenster.
Selecteer vervolgens “Meer opties”, die u vindt onder het gebied waar u uw bestand een naam wilt geven en kies het bestandstype.
Het venster “Opslaan als” zal verschijnen – dit keer met een paar extra opties die voor u beschikbaar zijn. Klik naast de knop ‘Opslaan’ op ‘Extra’.
Selecteer ‘Afbeeldingen comprimeren’ in het vervolgkeuzemenu dat wordt weergegeven.
Het venster “Afbeeldingen comprimeren” zal verschijnen. Hier kunt u het resolutietype van de afbeeldingen (op basis van PPI) in de presentatie kiezen. U zult ook merken dat u de optie “Alleen toepassen op deze afbeelding” niet kunt selecteren in de groep “Compressie-opties”. Dat komt omdat, vanwege de manier waarop we toegang hebben tot deze tool, deze optie niet beschikbaar is.
Notitie: Als u een enkele afbeelding wilt comprimeren, selecteert u deze en gaat u naar Afbeeldingstools-indeling> Afbeeldingen comprimeren.
Als u tevreden bent met uw selectie, klikt u op ‘OK’.
Zorg ervoor dat u uw presentatie daarna opslaat.
Gebruik geen ingesloten lettertypen
We snappen waarom u lettertypen wilt insluiten – u maakt misschien een Star Wars-themapresentatie en als gevolg daarvan heeft het niet waarschijnlijk dat iemand met wie u de presentatie deelt, die speciale lettertypen beschikbaar heeft. Door de lettertypen in uw presentatie in te sluiten, kunt u later problemen voorkomen, maar dit gaat ten koste van grotere bestandsgroottes.
In het algemeen raden we aan om het insluiten van lettertypen uit te schakelen, tenzij u zeker weet dat u een bepaald lettertype moet weergeven.
Ga naar het tabblad “Bestand” en selecteer “Opties” onderaan het linkerdeelvenster.
Schakel op het tabblad ‘Opslaan’ het selectievakje ‘Lettertypen in het bestand insluiten’ uit en klik vervolgens op ‘OK’.
We hebben een kopie van onze presentatie opgeslagen met alle ingesloten lettertypen, zonder ingesloten lettertypen en met alleen de lettertypen die in de presentatie zijn ingesloten. Kijk naar het verschil in bestandsgroottes:
Al overtuigd?
Koppel naar bestanden in plaats van ze in te sluiten
Overweeg het verschil in bestandsgrootte als u een volledige YouTube-video insluit in uw presentatie in plaats van er een link naar te maken. Als u een hele video insluit, wordt uw presentatie aanzienlijk groter. Er zijn zeker enkele waardevolle voordelen bij het insluiten van een bestand versus het linken ernaar (zoals wanneer de ontvanger misschien geen internettoegang heeft om de video af te spelen), maar als de bestandsgrootte een probleem is, doe het dan gewoon niet.
Bewaar geen miniatuur voor de presentatie
Lang geleden, toen Office u miniatuurafbeeldingen van uw presentatie liet opslaan, zodat u een sneak preview van het bestand kon krijgen wanneer u ernaar zoekt in Verkenner. Windows is uitgegroeid tot geavanceerder, dus het heeft niet langer de hulp van Office-toepassingen nodig om dit te doen. Maar de optie is nog steeds beschikbaar.
We hebben een kleine test uitgevoerd om het verschil in bestandsgrootte te zien met en zonder deze optie ingeschakeld. Hier zijn de resultaten:
Met de miniatuuroptie ingeschakeld, was onze bestandsgrootte 2.660 KB. Zonder de optie ingeschakeld, werd de bestandsgrootte verkleind tot 2662 KB, een totale besparing van 7 KB.
Dit is een vrij kleine opslag, maar toen we het testten met een Word-document, was het verschil aanzienlijk: 721 KB zonder de optie ingeschakeld en 3.247 KB met de optie ingeschakeld.
Hoewel dit een grote kloof is tussen applicaties en het niet precies duidelijk is waarom het verschil zo groot is, is het toch een optie die het ontdekken waard is. Om de functie uit te schakelen, opent u uw presentatie, gaat u naar het tabblad ‘Bestand’ en selecteert u ‘Eigenschappen’ aan de rechterkant en vervolgens ‘Geavanceerde eigenschappen’.
U bevindt zich nu op het tabblad “Samenvatting” van het venster “Eigenschappen”. Schakel onder aan het venster het selectievakje naast ‘Voorbeeldafbeelding opslaan’ uit en klik op ‘OK’.
Verwijder persoonlijke en verborgen informatie uit uw presentatie
Microsoft Office slaat uw persoonlijke gegevens (zoals de naam van de auteur) en verborgen eigenschappen op in uw presentatie. Als u deze informatie verwijdert, kunt u wat ruimte besparen.
Open uw presentatie, ga naar het tabblad “Bestand”, selecteer de optie “Controleren op problemen” en selecteer vervolgens “Document inspecteren”.
Het “Document Inspector” -venster zal verschijnen. Zorg ervoor dat het vakje ‘Documenteigenschappen en persoonlijke gegevens’ is aangevinkt en klik vervolgens op ‘Inspecteren’.
Selecteer ‘Alles verwijderen’ in het volgende venster. De informatie wordt nu verwijderd, waardoor u een paar KB ruimte bespaart.
Schakel AutoHerstel uit
We raden dit niet per se aan, en het mag alleen als laatste redmiddel worden gebruikt. AutoHerstel is een essentieel hulpmiddel in Office, en als u ooit een document bent kwijtgeraakt voordat u het opslaat, begrijpt u precies wat we bedoelen.
Elke keer dat Office AutoHerstel gebruikt, voegt het iets toe aan de grootte van het bestand. Om AutoHerstel uit te schakelen, gaat u naar het tabblad “Bestand” en selecteert u “Opties” onderaan het linkerdeelvenster.
Schakel op het tabblad ‘Opslaan’ van het venster ‘Opties’ het selectievakje uit naast ‘AutoHerstel-informatie ooit xx minuten opslaan’.
Als u de presentatie onmiddellijk opslaat en verlaat, merkt u geen verschil. In de loop van de tijd, terwijl u doorgaat met de presentatie, voegt de AutoHerstel-functie KB toe aan uw bestand.
Kopieer alles naar een nieuwe presentatie
Terwijl u uw presentatie maakt, slaat PowerPoint verschillende dingen op de achtergrond op om u te helpen. We hebben gezegd hoe u veel van deze functies kunt uitschakelen, gegevens kunt verwijderen die in PowerPoint is opgeslagen, enzovoort, maar er is altijd een kans dat er iets door de kieren is geglipt en PowerPoint heeft informatie opgeslagen die u niet nodig hebt. Het kopiëren van uw inhoud naar een nieuwe presentatie kan een goede oplossing voor het probleem zijn.
Dit kan echter een beetje gedoe zijn, omdat u met PowerPoint elke dia (en basisdia’s) moet kopiëren en plakken. Als u dat eenmaal doet, heeft de nieuwe presentatie geen van de eerdere opgeslagen bestanden op de achtergrond, AutoHerstel-informatie of eerdere versies van het bestand. Als gevolg hiervan zou u een verandering in de bestandsgrootte moeten zien.
Hoewel we u niet precies kunnen vertellen hoeveel dit uw bestandsgrootte zal verminderen, aangezien elke presentatie anders zal zijn, is het het proberen waard.
Een mogelijkheid: pak de presentatie uit en comprimeer deze
Zoals we eerder vermeldden, is een PPTX-bestand een gecomprimeerd bestand (daarom is de grootte veel kleiner dan een ouderwets PPT-bestand). Dit betekent dat u het kunt openen met een tool zoals 7-Zip of WinRar, alle bestanden uit uw PPTX kunt extraheren, ze aan een gecomprimeerd archief kunt toevoegen en vervolgens het archief kunt hernoemen naar een PPTX-bestandsextensie.
We hadden hier echter enkele problemen.
Tijdens het testen van Rob met zijn Word-document, werd de grootte van het bestand met succes teruggebracht van 721 KB naar 72 KB. Het beschadigde het bestand echter tijdens het proces. Bij het testen met mijn 2614 KB-bestand, werd het niet beschadigd, maar het reduceerde het slechts tot 2.594 KB – een totaal van slechts 20 KB. We weten niet zeker wat er hier speelt, dus als je dit wilt proberen, zorg er dan voor dat je een reservekopie van je bestand hebt voordat je dit doet.
Dat zijn alle tips die we hebben om de grootte van uw PowerPoint-presentatie te verkleinen. We zijn altijd op zoek naar nieuwe en interessante manieren om de grootte van onze bestanden te verkleinen, dus als je tips hebt, laat het ons weten in de commentaarsectie, dan testen we ze graag!
