Samenwerken aan bestanden is een van de beste functies in Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties. Wanneer u het document echter voltooit, moet u mogelijk de machtigingen van iemand anders beperken voordat u het document kunt voltooien en sluiten.
Wanneer u een document voltooit, betekent dit dat de laatste bewerking is uitgevoerd en dat er niets meer kan worden toegevoegd. Dus als u met anderen samenwerkt, wilt u misschien voorkomen dat ze aanvullende herzieningen van het eindproduct aanbrengen. Gelukkig is het eenvoudig om het delen van een document op elk moment te beperken of helemaal te stoppen.
Start uw browser en open Google Drive. Zoek het bestand dat u wilt finaliseren, klik er met de rechtermuisknop op en selecteer “Delen” om de instellingen voor Delen voor dit document te openen.
Als je niet zeker weet of een bestand wordt gedeeld of niet, zoek dan naar het pictogram dat eruitziet als het silhouet van twee mensen.
Als het delen van links is ingeschakeld en je wilt het aan laten staan terwijl mensen het bestand kunnen bekijken, klik dan op het vervolgkeuzemenu en klik op ‘Iedereen met de link mag bekijken’.
VERWANT: Deelbare downloadkoppelingen maken voor bestanden op Google Drive
Als het delen van links is ingeschakeld en u wilt het uitschakelen, klikt u op het vervolgkeuzemenu en vervolgens op de optie “UIT – alleen specifieke personen hebben toegang”.
Klik vervolgens op de knop “Geavanceerd”.
Klik onder het gedeelte ‘Wie heeft toegang’ op het vervolgkeuzemenu naast de naam van een bijdrager en selecteer ‘Mag bekijken’ om hun machtigingen te wijzigen in alleen-lezen.
Als u de eigenaar van het bestand bent, kunt u de toegang tot het bestand nog verder beperken met twee instellingen onder aan het venster. De eerste optie voorkomt dat andere editors – als die nog bestaan - de toegang wijzigen of nieuwe mensen toevoegen.
De tweede optie schakelt het downloaden, afdrukken en kopiëren van het bestand uit voor mensen die het kunnen bekijken of opmerkingen kunnen plaatsen, waardoor het bestand strikt alleen-lezen is.
Klik op de knop “Wijzigingen opslaan”.
Als u klaar bent, klikt u op “Gereed” om de Share-instellingen te sluiten.
Ten slotte, om iedereen te laten weten dat het bestand de laatste fase van het proces heeft bereikt, moet u het woord “Final” in de naam plaatsen. Dit vertelt iedereen die toegang heeft tot het bestand nadat u alle machtigingen heeft beperkt, dat het document niet langer hoeft te worden bewerkt.
Klik met de rechtermuisknop op het bestand en selecteer de knop “Naam wijzigen”.
Typ ‘[FINAL]”Aan het begin of einde van de bestandsnaam en klik op de knop“ OK ”.
Dat is het. U heeft uw Google-bestand succesvol afgerond en beperkt wie het document kan bewerken of bekijken.
