Als u samen met meerdere andere mensen aan een document werkt, is er altijd een kans dat de inhoud die u onaangeroerd wilde laten, wordt bewerkt. Bescherm uzelf tegen menselijke fouten door specifieke delen van een Word-document te beschermen tegen bewerking.
Beveiliging van specifieke inhoud in een Word-document
Dus u maakt zich klaar om uw Word-document te verzenden, maar u wilt ervoor zorgen dat bepaalde delen van het document onaangeroerd blijven. In plaats van dit aan vertrouwen over te laten, kunt u profiteren van een functie waarmee u specifieke delen van uw inhoud alleen-lezen kunt maken, waardoor ze niet meer kunnen worden bewerkt.
Ga eerst door en open het Word-document dat u wilt beschermen en ga naar het tabblad “Herzien”.
Klik vervolgens op de knop “Bewerken beperken”.
Het deelvenster “Bewerken beperken” wordt aan de rechterkant van Word weergegeven. Vink hier het selectievakje ‘Alleen dit type bewerking in het document toestaan’ aan.
Eenmaal aangevinkt, ziet u dat het vervolgkeuzemenu eronder selecteerbaar wordt. Zorg ervoor dat “Geen wijzigingen (alleen lezen)” is geselecteerd in het menu. U zult ook een nieuwe optie “Uitzonderingen” opmerken, maar daar komen we later op terug.
Nu moet u de delen van het document selecteren waarvoor u wil bewerken toegestaan. Welke onderdelen u ook niet selecteert, ze worden alleen-lezen. Ga je gang en selecteer de tekst door met je muis over de tekst te klikken en deze te slepen. Als u specifieke inhoud heeft in twee afzonderlijke secties die u open wilt houden om te bewerken, houdt u de Ctrl-toets ingedrukt terwijl u klikt en sleept om ze aan uw selectie toe te voegen.
Zodra de tekst is geselecteerd, gaat u terug naar het deelvenster “Bewerken beperken” en vinkt u het selectievakje “Iedereen” aan onder het gedeelte “Uitzonderingen”. Hierdoor kan iedereen die het document ontvangt, de door u geselecteerde inhoud bewerken. Als u zich op een bedrijfsnetwerk bevindt en u wilt alleen specifieke mensen toestaan de inhoud te bewerken, selecteert u “Meer gebruikers” en voert u de namen van de gebruikers in (merk op dat hiervoor toegang tot een centrale netwerkgebruikerslijst vereist is).
Klik ten slotte onder het gedeelte ‘Handhaving starten’ op ‘Ja, start bescherming afdwingen’.
Het venster “Start Enforcing Protection” zal verschijnen en u waarschuwen dat het document niet gecodeerd is en daarom vatbaar is voor kwaadwillende gebruikers. U wordt gevraagd om een wachtwoord in te voeren. Ga je gang en selecteer ‘OK’. Als u specifieke mensen heeft geselecteerd voor wie u wilt bewerken, selecteert u in plaats daarvan de optie “Gebruikersauthenticatie”.
Word markeert nu, evenals haakjes, de geselecteerde tekst. Dit is een identificatie voor gebruikers dat dit de bewerkbare secties zijn.
In het rechterdeelvenster ziet u ook een nieuwe optie waarmee u van bewerkbare sectie naar bewerkbare sectie kunt gaan. Het enige dat u hoeft te doen, is klikken op ‘Volgende regio zoeken die ik kan bewerken’.
De optie “Alle regio’s weergeven die ik kan bewerken” geeft de bewerkbare secties aan, zoals de naam al aangeeft. Als u de markeringen uit de tekst wilt verwijderen, verwijdert u het vinkje uit het selectievakje naast ‘Markeer de regio’s die ik kan bewerken’.
Om de beschermingsbeperkingen van het document te verwijderen, klikt u op “Stop bescherming” onderaan het “Beperk bewerken” -paneel.
Nu kunt u het document veilig verzenden voor samenwerking zonder dat u zich zorgen hoeft te maken dat bepaalde delen worden bewerkt die anders onaangetast zouden blijven.