We weten allemaal dat het doel van een handtekening is om de authenticiteit en geldigheid van een document te valideren. Nu we van papier naar de computer gaan, wordt het voor bijna elke taak belangrijk om een ​​vervanging voor een handtekening te vinden. En dat is precies het doel van een digitale handtekening. In dit artikel begeleiden we u bij het toevoegen, verwijderen en bewerken van handtekeningen in Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden op Windows-computers. Het proces is vergelijkbaar voor deze drie programma’s, maar hier zullen we het hebben over Microsoft Word.
Handtekeningen in Word-bestanden toevoegen, verwijderen en wijzigen
Een digitale handtekening is een gecodeerde elektronische stempel die garandeert dat de informatie in het digitale document afkomstig is van de ondertekenaar en tijdens de overgang niet is gewijzigd.
Voordat u een digitale handtekening kunt maken, heeft u een ondertekeningscertificaat nodig. Wanneer u een digitaal ondertekend document verstuurt, stuurt u ook uw certificaat en een publieke sleutel mee. Dit is als een garantie dat het document tijdens de overgang niet is gewijzigd. Het certificaat is doorgaans een jaar geldig, maar hangt af van de uitgevende autoriteit.
Maak een handtekeningregel in een Word-bestand
- Plaats uw cursor op de plek waar u de digitale handtekeningregel op uw document wilt plaatsen.
- Klik tussen de tabbladen bovenaan op het tabblad Invoegen.
- Klik op de pijl in de lijst Handtekeningregels in de groep Tekst. Selecteer Microsoft Office-handtekeningregel. Met deze actie wordt het dialoogvenster Handtekening instellen geopend.
- U vindt velden voor de volgende details: de volledige naam van de ondertekenaar, de functietitel van de ondertekenaar, het e-mailadres van de ondertekenaar en instructies voor de ondertekenaar. Het enige veld dat u hoeft in te vullen zijn Instructies voor de ondertekenaar. Met deze stap wordt een handtekeningregel in het document gemaakt, die door de ondertekenaar moet worden ingevuld.
Onderteken met de digitale handtekening
- Klik met de rechtermuisknop op de handtekeningregel in het document en klik op Ondertekenen.
- U kunt een afbeelding van uw geschreven handtekening selecteren door op de geselecteerde afbeelding te klikken en er doorheen te bladeren.
- Als u een tabletgebruiker bent, kunt u ook ondertekenen met het touchpad nadat u op de inktoptie naast de X hebt geklikt.
Onderaan is het teken voor een digitale handtekening toegevoegd.
Verwijder de digitale handtekening in het Word-bestand
Klik met de rechtermuisknop op de handtekeningregel en klik op Handtekening verwijderen.
Voeg onzichtbare digitale handtekeningen toe aan een Word-bestand
Onzichtbare handtekeningen beschermen de authenticiteit van een document. Een onzichtbare handtekening zorgt er echter voor dat het document alleen-lezen is, tenzij de ondertekenaar de nodige wijzigingen aanbrengt.
- Klik op het tabblad Bestand, klik vervolgens op het gedeelte Info en selecteer vervolgens Document beveiligen (voor MS Word) / Werkblad (voor MS Excel) / Presentatie (voor MS PowerPoint).
- Selecteer de optie om een ​​digitale handtekening toe te voegen in de lijst.
- Vul het dialoogvenster in en sla de instellingen op.
Verwijder onzichtbare digitale handtekeningen in een Word-bestand
- Klik op het tabblad Bestand, klik vervolgens op het gedeelte Info en selecteer vervolgens Handtekeningen bekijken.
- Klik op de pijl naast de handtekeningnaam en selecteer Verwijderen uit de opties.
Zoals je kunt zien, zijn de stappen heel eenvoudig!