Met Outlook kunt u op vele manieren mapweergaven maken en aanpassen, zoals het toevoegen en verwijderen van kolommen; groeperen en sorteren van berichten; en zelfs voorwaardelijke opmaak toepassen. U kunt ook aanpassen hoe Outlook informatie in specifieke kolommen weergeeft met de formaat kolommen optie. Laten we er eens naar kijken.
Om te beginnen openen we het venster Geavanceerde weergave-instellingen. Schakel over naar het tabblad “Weergave” op het lint en klik op de knop “Instellingen weergeven”.
U kunt er ook komen door met de rechtermuisknop op een kolomkop te klikken en de opdracht “Instellingen weergeven” in het contextmenu te selecteren.
In het venster Geavanceerde weergave-instellingen kunt u de mapweergave aanpassen. Klik op de knop “Kolommen opmaken”.
Het venster Kolommen opmaken toont alle kolommen die u kunt bewerken in de momenteel geselecteerde weergave.
De kolommen die hier worden weergegeven, zijn allemaal de kolommen in de standaard “compacte” mapweergave. De kolom Vermelding ontbreekt omdat die een specifieke opmaak heeft die u niet kunt wijzigen. Maar dat is ongebruikelijk; u kunt de meeste kolommen hier opmaken.
VERWANT: Waar is de vermeldingskolom voor in Microsoft Outlook?
Het type opmaak dat u kunt doen, wordt bepaald door de kolom. In de kolom Belang kunt u alleen kiezen tussen het gebruik van een bitmap (een afbeeldingsbestand dat een pijl omhoog of omlaag toont voor respectievelijk Hoog en Laag belang) en tekst (de geschreven naam van het belang: Hoog, Normaal, Laag).
In de kolom Onderwerp kunt u daarentegen alle opties bewerken (hoewel de enige optie voor Opmaak “Tekst” is, dus daar hoeft niet veel te veranderen).
Zoals u kunt zien aan de hand van de opties, kunt u de lettertypen niet wijzigen omdat dit zou botsen met voorwaardelijke opmaak, maar u kunt het weergaveformaat, de zichtbare naam van de kolom, de breedte en de uitlijning wijzigen. We gaan het label wijzigen in ‘Reden voor post’ en de uitlijning in ‘Rechts’.
Nadat we een paar keer op “OK” hebben geklikt om deze vensters te verlaten, kunnen we de kolomwijzigingen onmiddellijk in onze map zien.
Een van de meer nuttige wijzigingen is de kolom “Ontvangen”. Standaard laat het zien wanneer de ontvangen datum voor berichten in een nogal logge combinatie van “dag” + “datum” + “tijd”, wat niet erg kijkersvriendelijk is. Met kolomopmaak kunt u dit wijzigen.
Ga naar Weergave-instellingen> Geavanceerde weergave-instellingen> Kolommen opmaken en selecteer het veld “Ontvangen”. De standaardindeling is ‘Best passend’, maar als u op het vervolgkeuzemenu klikt, ziet u veel andere opties.
We gaan naar de bovenste optie om het “dag” -gedeelte van het formaat te verwijderen.
Als “OK” uit de geopende vensters komt, is de kolom veranderd en is het veel gemakkelijker te lezen.
U kunt het formaat kiezen dat het beste bij u past, dus als u het soort persoon bent dat zijn berichten onder controle houdt, wilt u misschien het jaar missen. Als je werkelijk controle over uw mail, u kunt gewoon de tijd laten zien waarop het bericht is aangekomen, maar we zijn nog niet klaar om zonder de dag en de maand te doen.
U kunt elke kolom wijzigen die wordt weergegeven in het deelvenster Kolommen opmaken, en als u de mapweergave toepast op een andere map, worden de wijzigingen in de kolomopmaak die u hebt aangebracht ook overgedragen.