Of het nu voor zakenreizen of belastingen is, het kan zijn dat u op een gegeven moment een onkostenformulier moet invullen. Als u geen bedrijf of consultant heeft die een sjabloon voor u levert, kunt u er een maken met een sjabloon van Word.
Een onkostenformulier opstellen
Het indienen van een onkostendeclaratie is een noodzakelijk onderdeel van elke zakenreis. Hoewel elk bedrijf zijn eigen regels kan hebben om te volgen in termen van terugbetaling, blijft de algemene structuur van het formulier (en de items erin) redelijk consistent, ongeacht waar u zich bevindt.
Als u een onkostenformulier voor uw bedrijf invult, kijk dan eerst of ze richtlijnen hebben die u moet volgen of een sjabloon dat u moet gebruiken.
Als u uw eigen onkostenformulier moet maken, biedt Word een behoorlijk mooie sjabloon om u op weg te helpen. Hoewel het misschien niet precies aan uw eisen voldoet, is het een goede plek om te beginnen.
Open eerst Word. Klik aan de linkerkant van het splash-vak op ‘Nieuw’.
Zoek naar “onkosten” in de zoekbalk.
Druk op “Enter” om de beschikbare sjabloon weer te geven en klik vervolgens op het resultaat.
Er verschijnt een nieuw venster met de sjabloonnaam en -beschrijving en een voorbeeld van de sjabloon. Klik op ‘Maken’.
Uw nieuwe onkostendeclaratiesjabloon wordt weergegeven. Bekijk het en bewerk de benodigde onderdelen. Zorg ervoor dat de kleuren en de typografie overeenkomen met de visuele richtlijnen van uw bedrijf.
Nadat u de juiste wijzigingen heeft aangebracht, kunt u de sjabloon opslaan totdat u klaar bent om uw uitgaven bij te houden. Het is waarschijnlijk een goed idee om alles onderweg op te nemen in plaats van te wachten tot de reis voorbij is en alles tegelijk te doen, aangezien het gemakkelijk is om iets te vergeten dat je misschien een paar dagen eerder hebt gekocht.
Dit zijn de meest voorkomende onkostenposten die mensen gewoonlijk bijhouden:
- Hotel
- Vervoer (dit omvat vliegtickets, openbaar vervoer en huurprijzen en soms kilometers)
- Brandstof
- Maaltijden
- Telefoon (bij veel bedrijven moet u een simkaart aanschaffen voor lokale communicatie, terwijl andere misschien prima roamingkosten betalen)
- Entertainment (dit valt in de categorie ‘redelijke vergoeding’. Het is waarschijnlijk een goed idee om vooraf goedkeuring te krijgen voordat u uw klanten voor een leuke tijd meeneemt. Als u dat niet doet, zorg er dan voor dat u niet te ver gaat. huidige problemen met uw bedrijf.)
- Diversen
Als regel van een goede praktijk is het altijd het beste om vooraf goedkeuring te krijgen voor onkosten voordat u op reis gaat om conflicten over terugbetaling te voorkomen nadat u het geld al hebt uitgegeven. Houd ook rekening met de bestedingslimiet van het bedrijf op basis van verschillende locaties. De meeste bedrijven zullen hogere bestedingslimieten bieden als u naar een plek reist waar dingen duurder zijn.
Zorg ervoor dat u al uw betalingsbewijzen bijhoudt, al uw uitgaven documenteert, de onkostendeclaratie invult en u bent klaar om te gaan!