Het hebben van meerdere agenda’s met verschillende afspraken voor elk is een zeker pad naar dubbele boekingen en een ruzie met iemand die je geïrriteerd hebt. Word meer georganiseerd en betrouwbaarder door u te abonneren op uw Outlook-agenda in Google Agenda’s.
Hiervoor heb je Outlook en een Google-agenda nodig (wat vrij duidelijk is), maar je hebt geen plug-ins, invoegtoepassingen, extensies of tools van derden nodig.
VERWANT: Hoe u een Google-agenda in Outlook kunt weergeven
Zowel Microsoft als Google ondersteunen het iCal-formaat, wat een afkorting is van ‘iCalendar’. Het is een open standaard voor het uitwisselen van agenda- en planningsinformatie tussen gebruikers en computers die al bestaat sinds eind jaren negentig. Dit betekent dat je je kunt abonneren op iCals als je de juiste link hebt, wat de methode is die we hier zullen gebruiken.
Deel een Outlook-agenda
Omdat we een Outlook-agenda in Google Agenda gaan weergeven, moeten we de link eerst uit de Outlook-agenda halen. In eerdere versies van Outlook was het mogelijk om je agenda te publiceren vanuit de Outlook-client op je laptop, maar sinds de introductie van Office 365 staat Microsoft je alleen toe om een agenda te delen met mensen buiten je organisatie door middel van de Outlook-webapp.
Log in op uw Office 365-account en navigeer naar Outlook door op het app-opstartprogramma (de negen puntjes in de linkerbovenhoek) te klikken en het Outlook-pictogram te selecteren.
Klik op Instellingen> Bekijk alle Outlook-instellingen.
Open Agenda> Gedeelde agenda’s.
Kies in het gedeelte ‘Een agenda publiceren’ de agenda die je wilt delen (als je maar één agenda hebt ingesteld, heet deze gewoon ‘Agenda’), selecteer je ‘Kan alle details bekijken’ in het tweede dropdown-menu en klik op ‘Publiceren’.
Hierdoor worden twee links gemaakt: een HTML-link en een ICS-link. Met de HTML-link kunnen mensen uw agenda in een browser bekijken en met de ICS-link kunnen mensen uw agenda in hun agendaprogramma importeren.
Klik op de ICS-link en er verschijnt een menu. Selecteer de optie “Link kopiëren” om de link naar uw klembord te kopiëren.
Voeg Outlook-agenda toe aan Google Agenda
Open Google Agenda en klik op het ‘+’ – teken naast ‘Andere agenda’s’.
Klik in het menu dat wordt weergegeven op ‘Van URL’.
Plak de ICS-link die u uit Outlook hebt gekopieerd en klik op ‘Agenda toevoegen’.
Verlaat Instellingen en controleer of de kalender is toegevoegd.
De agenda wordt gesynchroniseerd met uw Outlook-agenda zolang u geabonneerd blijft. Het kan een paar minuten duren voordat wijzigingen in de Outlook-agenda worden weergegeven in Google Agenda (of het kan bijna onmiddellijk zijn, afhankelijk van wanneer Google naar nieuwe informatie zoekt), maar uw Outlook-afspraken zouden vrij snel moeten verschijnen.
Het uiterlijk van de agenda aanpassen
Uw agenda is nu gesynchroniseerd, maar om de zaken wat gebruikersvriendelijker te maken, kunt u de weergavenaam wijzigen van de niet-nuttige “Kalender” in iets anders.
Beweeg eerst de muisaanwijzer over de agenda, klik op de drie stippen die ernaast verschijnen en klik op ‘Instellingen’.
Verander in het tekstvak “Naam” bovenaan de pagina de naam van de agenda in iets meer betekenis. Klik vervolgens op de pijl terug linksboven om de instellingen te verlaten.
De kalender toont nu uw nieuwe naam.
Verwijder een Outlook-agenda van Google
Als u de cursor over de kalender beweegt, verschijnt er een “X”. Als u hierop klikt, wordt u afgemeld van de kalender. U moet deze stappen herhalen en de ICS-URL opnieuw invoeren om u opnieuw te abonneren.
