Snel feedback of antwoorden op een vraag nodig? Microsoft heeft een snelle poll-functie toegevoegd, mogelijk gemaakt door Microsoft Forms, aan zowel de Outlook-client als Outlook Online. Dit is hoe het werkt.
De ingebouwde poll-functie, zoals de Quick Poll-invoegtoepassing, is alleen beschikbaar voor Office 365 en Microsoft 365. Als je een zelfstandige versie van Outlook gebruikt, zoals Outlook 2016 of 2019, zal de poll-optie niet beschikbaar zijn voor jou.
Een enquête kan door iedereen worden beantwoord, ongeacht wie de e-mail verstrekt. Ze hebben geen Microsoft-, Office 365- of Microsoft 365-account nodig, alleen een webbrowser en een internetverbinding. Als zodanig is het een veel completere oplossing dan de oude stemopties.
Voeg een peiling toe in de Microsoft Outlook Desktop Client
Open de Microsoft Outlook-toepassing en klik in een nieuwe e-mail op Invoegen> Enquête.
Aan de rechterkant van de e-mail wordt een paneel geopend waarin u uw vraag en mogelijke antwoorden kunt invoeren.
U kunt slechts één vraag stellen in een e-mailpeiling, maar u kunt wel meerdere antwoorden toestaan. Als de peiling is voltooid, klikt u op de knop “Peiling invoegen in e-mail”.
De onderwerpregel van de e-mail verandert en er wordt een link naar de peiling in de hoofdtekst van de e-mail geplaatst.
Wanneer u de e-mail naar uw ontvangers verzendt, kunnen ze op de link klikken en de peilingvraag beantwoorden. De e-mail wordt automatisch ook naar jou verzonden, dus vergeet niet om te stemmen.
Voeg een peiling toe in Microsoft Outlook Online
Open de website van Outlook, klik in een nieuwe e-mail op het menupictogram met drie stippen onder aan de e-mail en selecteer ‘Poll’.
Aan de rechterkant van de e-mail wordt een paneel geopend waarin u uw vraag en mogelijke antwoorden kunt invoeren.
U kunt slechts één vraag stellen in een e-mailpeiling, maar u kunt wel meerdere antwoorden toestaan. Als de peiling is voltooid, klikt u op de knop “Peiling invoegen in e-mail”.
De onderwerpregel van de e-mail verandert en er wordt een link naar de peiling in de hoofdtekst van de e-mail geplaatst.
Wanneer u de e-mail naar uw ontvangers verzendt, kunnen ze op de link klikken en de vraag beantwoorden. De e-mail wordt automatisch ook naar jou verzonden, dus vergeet niet om te stemmen.
Hoe ziet de peiling eruit?
Wanneer mensen op de link klikken die u verzendt, zien ze een Microsoft Forms-antwoordpagina met uw vraag.
Als u de enquête naar mensen binnen uw organisatie verzendt, zal Forms proberen hun e-mailadres automatisch in te vullen. Anders moeten ze hun e-mailadres zelf invullen.
Onderaan de poll is een optie “Bekijk resultaten”.
Elke ontvanger kan op deze knop klikken om de resultaten van de peiling te zien.
Ze kunnen echter niet zien wie waarvoor heeft gestemd, alleen de persoon die de peiling heeft verzonden, kan dat doen.
Hoe u de volledige stemresultaten kunt zien
Wanneer u een peiling aan een e-mail toevoegt, maakt Microsoft een alleen-lezen Microsoft Forms-rapport voor u in uw Office 365- of Microsoft 365-account. Om de resultaten te bekijken, inclusief wie waarvoor heeft gestemd, opent u Microsoft Forms en zoekt u de enquête die u hebt gemaakt.
Klik op de enquête om deze te openen en selecteer vervolgens het tabblad “Reacties”.
Dit toont u een uitsplitsing van de resultaten. Klik op “Bekijk resultaten” om te zien hoe elke persoon heeft gestemd, of selecteer “Openen in Excel” om de resultaten naar een spreadsheet te exporteren.
In tegenstelling tot een formulier dat u zelf heeft gemaakt, kunt u geen samenwerkingsrechten aan iemand anders geven. Dus alleen u kunt de volledige uitsplitsing van de stemmen zien (tenzij u ze naar een spreadsheet exporteert en ze met anderen deelt).
