Als u een enkele e-mail uit een back-upbestand wilt halen, is het importeren van dat hele bestand met e-mails in Outlook een tijdrovende overkill. Hier leest u hoe u een PST-bestand opent in Microsoft Outlook en door de inhoud bladert, zonder te importeren.
Het maken van een back-up van uw e-mails naar een PST-bestand is een goede manier om een langdurig e-mailarchief te maken en ruimte te besparen in uw e-mailaccount. Maar een mogelijk nadeel is dat het niet duidelijk is hoe u toegang kunt krijgen tot een individuele e-mail in een PST-bestand zonder het hele bestand te importeren.
Gelukkig kunt u met Outlook een PST-bestand openen zonder het te importeren, zodat u door de inhoud kunt bladeren alsof het gewoon een map is. U kunt de berichten lezen, kopiëren of naar uw account verplaatsen, verwijderen, beantwoorden, doorsturen, een taak of vergadering maken en al het andere dat u kunt doen met traditionele e-mails.
Open eerst de Microsoft Office-toepassing, klik op “Bestand” en selecteer vervolgens Openen en exporteren> Outlook-gegevensbestand openen.
Blader naar het PST-bestand dat u wilt openen en klik op ‘OK’.
De PST wordt onder aan het navigatievenster weergegeven als ‘Outlook-gegevensbestand’.
Blader door de mappen in de PST zoals elke andere map in Outlook. U kunt het bestand zo lang open laten als u wilt, zelfs als u Outlook sluit en opnieuw opent. Dit maakt back-upbestanden erg handig om de hoeveelheid e-mail in uw inbox te verminderen, omdat de berichten in het PST-bestand alleen in dat bestand bestaan en niet in uw online account.
Wat is het verschil tussen de PST- en OST-bestanden van Outlook?
Als je meerdere PST-bestanden hebt geopend, of als je jezelf eraan wilt herinneren wat het bestand is, kun je de naam wijzigen van het standaard ‘Outlook-gegevensbestand’ in iets meer betekenis
Klik met de rechtermuisknop op “Outlook-gegevensbestand” en kies “Eigenschappen gegevensbestand” in het menu.
Klik op de knop “Geavanceerd”.
Wijzig het veld “Naam” in een meer betekenisvolle naam.
Hierdoor wordt het PST-bestand niet hernoemd, alleen de naam die in Outlook wordt weergegeven.
U kunt uw PST-bestand ook met een wachtwoord beveiligen door op ‘Wachtwoord wijzigen’ te klikken.
Hierdoor wordt het dialoogvenster “Wachtwoord wijzigen” geopend waar u een wachtwoord kunt toevoegen. Op die manier kan niemand het bestand openen zonder uw wachtwoord.
We geven hier de standaard waarschuwing: Als u het wachtwoord verliest, verliest u de toegang tot de inhoud van de PST, dus zorg ervoor dat u uw wachtwoord ergens veilig bewaart, zoals een wachtwoordbeheerder.
Klik op “OK” in het dialoogvenster “Wachtwoord wijzigen” …
… En dan “OK” op de volgende twee panelen.
Het “Outlook-gegevensbestand” krijgt nu de naam waarnaar u het hebt hernoemd.
Als u het PST-bestand niet meer hoeft te zien, is het verwijderen ervan net zo eenvoudig als het toevoegen. Klik met de rechtermuisknop op de bestandsnaam en selecteer vervolgens “Sluiten [Folder Name]. “
Microsoft Outlook onthoudt of u de naam heeft gewijzigd, dus als u de PST sluit en in de toekomst opnieuw opent, wordt deze weergegeven als de naam waarin u deze hebt gewijzigd in plaats van ‘Outlook-gegevensbestand’.
