Er kunnen zich onverwachte noodsituaties voordoen, waardoor u uw Zoom-vergadering moet annuleren. Laat de andere aanwezigen niet in het duister tasten – laat hen weten dat u het niet kunt redden. Hier leest u hoe u een Zoom-vergadering annuleert.
Hoe u een Zoom-vergadering kunt annuleren
Open de Zoom-applicatie en selecteer het tabblad “Vergaderingen”.
Uw aanstaande vergaderingen verschijnen in het linkerdeelvenster. Selecteer degene die u wilt annuleren.
De opties van de geselecteerde vergadering verschijnen aan de rechterkant. Selecteer hier de knop “Verwijderen”.
Er verschijnt een pop-upvenster met de mededeling dat u de vergadering binnen 7 dagen kunt herstellen vanaf de pagina “Onlangs verwijderd”.
Ga je gang en klik op de knop “Ja” om het verwijderen te bevestigen.
De Zoom-vergadering wordt nu geannuleerd.
Etiquette voor annulering van algemene vergaderingen
Laten we het nu hebben over de juiste etiquette voor het annuleren van vergaderingen. Ongeacht op welk niveau van de bedrijfsladder u staat, ieders tijd is even waardevol en belangrijk en moet als zodanig worden behandeld. Een simpele “Sorry, ik red het niet. Laten we afzeggen. ” op het allerlaatste moment wordt als uiterst onattent beschouwd – om nog maar te zwijgen van het feit dat mensen het vertrouwen in uw betrouwbaarheid zullen verliezen.
Reageer op uitnodigingsverzoeken
Alle populaire kalendersystemen bieden ten minste deze drie reactiemethoden: accepteren, weigeren of voorlopig. Reageren op deze uitnodigingen is belangrijk, niet alleen om uw eigen schema bij te houden, maar ook om anderen te laten zien wie wel / niet aanwezig kan zijn en om de vergadering op de juiste manier voor te bereiden.
Hier is wanneer u met elk moet reageren:
- Aanvaarden: Reageer hier alleen mee als u 100 procent zeker weet dat u de vergadering kunt bijwonen. De enige keer dat u ooit moet annuleren, is als zich een echte noodsituatie voordoet. Mensen zullen het begrijpen.
- Afwijzen: Reageer hiermee als u zeker weet dat u de vergadering niet kunt bijwonen. Zorg ervoor dat u een notitie achterlaat waarom u niet aanwezig kunt zijn. Als het essentieel is dat u deze vergadering bijwoont, stuur dan een aantal beschikbare tijdvakken naar de organisator en vraag hem of het mogelijk is om een nieuwe afspraak te maken.
- Voorlopig: Als je mooi zeker dat je het kunt halen, moet je nog steeds reageren met voorlopig. Breng de organisator op de hoogte van het mogelijke conflict en zorg ervoor dat u ze zo snel mogelijk bijwerkt. Voorlopige reacties vereisen altijd een follow-up.
VERWANT: Hoe u een Zoom-vergadering plant
Als zich een noodgeval voordoet, laat het mensen weten
Elke goede manager zal begrijpen dat het leven soms gebeurt. Als dit het geval is, is het altijd het beste om mensen zo snel mogelijk te laten weten, vooral als u een van de belangrijkste deelnemers aan de vergadering bent. Hoewel het nog steeds een ongemak kan zijn om plotseling te verzetten, is dat oké. Nogmaals, het leven komt soms voor.
Het is niet altijd mogelijk, maar u moet proberen om de organisator ten minste 24 uur van tevoren op de hoogte te stellen van uw plotselinge annulering. Zorg ervoor dat u een korte uitleg geeft waarom u plotseling moet annuleren, zodat zij weten dat dit een gerechtvaardigde reden is.
Werk uw agendastatus bij, zelfs voordat u een uitnodiging ontvangt
Als je weet dat je het druk zult hebben op een bepaald tijdstip in je agenda, ga je gang en blokkeer je die vrije tijd. Als je woensdag van 14.00 tot 17.00 uur sluit omdat je weet dat je je oma naar de dokter moet rijden, voorkom je dat je aan een organisator van een vergadering moet uitleggen waarom je zijn uitnodiging voor een vergadering niet kunt accepteren. Ze zien in je agenda dat je op die momenten bezig bent.
VERWANT: Iemand stoppen met het doorsturen van een vergaderverzoek in Outlook
Als u al een uitnodiging voor een vergadering heeft geaccepteerd, maar er is iets tussengekomen, werkt u uw status op dat verzoek bij. Zoals we al eerder zeiden, laat mensen weten waarom als u uw status wijzigt van Accepteren in Voorlopig.
Wees in het algemeen zo respectvol mogelijk.
